Eventmedewerker

Afdeling: Strategie- en Beleidsondersteuning
Team: Internationaal beheer
Niveau: B
Graad: Deskundige
Contract: Bepaalde duur tot en met 30/06/2024
Standplaats: Mechelen

Wilt u meewerken aan minder afval, een zuivere bodem en de overstap naar een circulaire economie in Vlaanderen? Dan bent u bij de OVAM aan het juiste adres. De OVAM - Openbare Vlaamse Afvalstoffenmaatschappij - is een Vlaamse overheidsinstelling die het Vlaamse afvalstoffen-, materialen- en bodemsaneringsbeleid voorbereidt en uitvoert. Ook u kunt uw steentje daar aan bijdragen.

Uw functie

Wordt u de medewerker waarop de collega’s die evenementen in het kader van het EU-Voorzitterschap organiseren kunnen bouwen? Bent u een administratief en organisatorisch talent, sociaalvaardig en bedreven in de Engelse taal?
Dan is de functie als eventmedewerker misschien iets voor u!

Uw takenpakket

• U fungeert als aanspreekpunt voor de deelnemers van evenementen.
• U verzorgt de inschrijvingen, de ontvangstbevestiging en de registratie voor evenementen.
• U contacteert de sprekers en bent hun aanspreekpunt.
• U bent het aanspreekpunt voor de OVAM EU voorzitterschap events voor het Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken en het beleidsdomein Omgeving.
• Indien nodig gaat u op zoek naar partners en/of sponsors voor evenementen.
• U verzorgt de reisadministratie (afspraken rond voorbehouden kamers) en zorgt voor de nodige beveiliging van de evenementen.
• U maakt de evenementen bekend via de website van de OVAM.
• U doet de duurzaamheidscheck van het event op basis van het duurzaamheidscharter EU-Voorzitterschap.
• U zorgt ervoor dat het evenement conform de Vlaams EU-Voorzitterschap eventgids verloopt.
• U volgt de opleidingen die aangeboden worden inzake de organisatie van evenementen in het kader van het EU-Voorzitterschap.

Uw profiel

• U kunt zelfstandig werken en schrikt er niet voor terug om verantwoordelijkheid op te nemen.
• U bent stressbestendig.
• U kunt zich makkelijk aan veranderende omstandigheden aanpassen.
• U bent een teamplayer.
• De Engelse taal heeft geen geheimen voor u. 
• U bent een organisatorisch talent.
• U bent oplossingsgericht ingesteld.

Onze toelatingsvoorwaarden

Om toegang te krijgen tot een functie bij de Vlaamse overheid moet u voldoen aan deze toelatingsvoorwaarden:

• uittreksel uit het strafregister voorleggen;
• de burgerlijke en politieke rechten genieten;
• medisch geschikt zijn om de functie uit te oefenen (enkel voor bepaalde doelgroepen en functies met een bepaald risico).

Onze deelnemingsvoorwaarden

• U bent ten minste in het bezit van een diploma dat toegang verleent tot niveau B (klik hier voor meer info), zoals bepaald in het Vlaamse personeelsstatuut. Interne kandidaten van de OVAM die reeds tot niveau B behoren worden eveneens toegelaten tot deze selectie.
• Als u een buitenlands diploma bezit, moet u de erkenning van gelijkwaardigheid aanvragen bij NARIC-Vlaanderen. 
• Als u uw diploma behaalde in een andere taal dan het Nederlands, moet u een taalexamen afleggen bij Selor om uw kennis van het Nederlands te bewijzen.

Als u niet voldoet aan de toelatingsvoorwaarden en de deelnemingsvoorwaarden, wordt u uitgesloten van deelname aan de voorselectie en het functie-specifieke onderdeel van de selectie. U wordt daarvan op de hoogte gebracht.

Als de vacature-invulling via de procedure van herplaatsing niet mogelijk is, gebeurt de invulling ervan via aanwerving vanuit de externe arbeidsmarkt.

Onze functievereisten

• U heeft ervaring in het managen van events of u beschikt over organisatorische vaardigheden.
• U bent zowel mondeling als schriftelijk zeer vlot in het Engels.
• U kan zelfstandig en secuur werken.
• U bent een doener, u stelt u actief op en handelt proactief.
• U heeft kennis van en ervaring met een kantoorsoftwarepakket.

Uw belangrijkste waarden en gedragscompetenties

De 4 waarden die voor de OVAM belangrijk zijn -daadkracht, openheid, wendbaarheid en vertrouwen- passen bij u.

Volgende gedragscompetenties vinden wij belangrijk voor deze functie.

• Verantwoordelijkheid nemen: handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie - niveau 1
• Samenwerken: een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is - niveau 1.
• Analyseren: een probleem duiden in zijn verbanden en op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende relevante informatie - niveau 1.
• Klantgerichtheid: wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren - niveau 1.
• Plannen en organiseren: op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken - niveau 1.
• Zorgvuldigheid: handelen met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten - niveau 2.

Lees meer over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid. 

Onze selectieprocedure: timing onder voorbehoud

De selectieprocedure omvat verschillende stappen. Na elke eliminerende selectiestap worden de niet-geselecteerde kandidaten op de hoogte gebracht van het resultaat. De geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor de volgende stap. De opgegeven termijnen zijn richtinggevend. 

1. CV-screening en voorselectie op basis van de kandidaatstelling – eliminerend – gaat door in week 12. De best gerangschikte kandidaten gaan door naar de volgende ronde. 
2. Voorafgaand aan het jurygesprek vullen de geselecteerde kandidaten een online persoonlijkheidsvragenlijst in. Het jurygesprek omvat een functie-specifieke screening en zelfbeschrijving van sterktes en zwakten, aangevuld met een praktijkcase. Het gesprek gebeurt in aanwezigheid van de teamverantwoordelijke, een OVAM HR-medewerker en een externe selectiespecialist. Het gesprek gaat door in week 13 en/of 14 en/of 15. De jury formuleert aan de administrateur-generaal een advies over de geschiktheid van de kandidaten. Deze stap is eliminerend. 
3. Een extra selectiestap kan worden voorzien. Die kan bestaan uit een diepte-interview, al dan niet met een bijkomende case. Deze selectiestap gebeurt door de externe selectiespecialist en/of een OVAM-medewerker(s). Deze stap is eliminerend.
4. De administrateur-generaal beslist -na advies- wie als beste kandidaat geselecteerd wordt. Voorafgaand aan deze beslissing kan een bijkomend gesprek met de administrateur-generaal plaatsvinden.

Alle kandidaten krijgen een schriftelijk antwoord over hun resultaat. Ze kunnen ook over elke fase mondelinge feedback vragen binnen een termijn van dertig dagen.

Ons aanbod 

• Een leerrijke en boeiende werkervaring met een maatschappelijk zinvolle opdracht.
• Een voltijds contract van bepaalde duur tot en met 30/06/2024.
• Een verloning van (B111, geen ervaring) 2.779,86 euro bruto/maand. Relevante ervaring kan worden gehonoreerd volgens de geldende wetgeving. Ervaring uit de overheidssector wordt volledig gevalideerd. Andere relevante ervaring kan meegenomen worden mits voorlegging van geldige documenten. U kunt uw salaris zelf berekenen via de salarissimulator van de Vlaamse overheid. 
• Een aantrekkelijke vakantieregeling, mogelijkheid tot hybride werken, maaltijdcheques, een gratis hospitalisatieverzekering, gratis openbaar vervoer van en naar het werk, een fietsvergoeding, tewerkstelling in de onmiddellijke nabijheid van het station van Mechelen.
• De OVAM zet zich actief in om gelijke kansen en diversiteit op de werkvloer te bevorderen. De kwaliteiten van onze medewerkers  zijn belangrijker dan hun leeftijd, geslacht, gender, geaardheid, handicap/chronische ziekte of afkomst.
• Volgende kandidaten kunnen deelnemen onder voorbehoud: kandidaten die beschikken over een buitenlands diploma dat nog niet gelijkwaardig is verklaard en kandidaten die nog niet voldoen aan de vereisten van de taalwetgeving inzake kennis van het Nederlands. Wie dus nog geen taaltest Nederlands heeft afgelegd bij Selor kan al wel deelnemen aan de selectieronde(s). Aan deze voorwaarden moet echter wel voldaan worden voordat u effectief in dienst treedt.
• Als u een arbeidshandicap hebt, gelieve dan tijdig te vermelden of u nood hebt aan specifieke aanpassingen voor uw sollicitatiegesprek.

Solliciteren

Solliciteren kan tot uiterlijk zondag 19 maart 2023. Daarvoor vult u de online vragenlijst in. Bij deze vragenlijst voegt u uw CV met overzicht van uw loopbaan/ervaring en een kopie van uw diploma.

De OVAM respecteert de persoonlijke levenssfeer van de sollicitanten. Uw persoonlijke gegevens worden vertrouwelijk behandeld en worden enkel gebruikt in het kader van uw sollicitatie. Uw gegevens worden niet bekendgemaakt aan derden, mogelijke uitzonderingen zijn externe selectiekantoren die soms bepaalde delen (bijv. assessment centers) of de volledige selectieprocedure begeleiden. U heeft op elk moment het recht om uw persoonsgegevens in te kijken en zo nodig te laten verbeteren of verwijderen.

Meer informatie

• Over de inhoud van de functie, arbeidsvoorwaarden en de selectieprocedure: Fatna El Khanf (tel: 015 284 183, email: wervingen@ovam.be).