Grondstofverklaringen: wat en hoe?

FAQ grondstofverklaring

Veel gestelde vragen over grondstofverklaringen

Aanvraag

Zijn er dossierkosten verbonden aan de aanvraag voor een grondstofverklaring

Er zijn geen dossierkosten voor de aanvraag van een grondstofverklaring.

De aanvraag moet wel gestoffeerd zijn met monstername- en analyserapport van VLAREL-erkend labo. Dus er zijn wel kosten voor de aanvrager.

 

Door welke attesten of andere bewijzen moet ik mijn grondstof laten vergezellen?

Voor materialen waarvoor een grondstofverklaring (GV) is afgegeven, is een kopie van de grondstofverklaring verplicht.

Ook voor andere stromen waarvoor geen GV nodig is, kan een bepaalde attestering tijdens het transport of opslag, geëist worden. Bijvoorbeeld een keuringscertificaat van compost of de COPRO-keuring voor bouwmaterialen. 

Hoe kan ik extra informatie en bijlagen aan mijn aanvraag toevoegen?

Open de rubriek “Specifieke vragen”. Daar kan u vrijblijvend bijkomende informatie toevoegen aan uw dossier.

Is een REACH registratie voor mijn materiaal voldoende om het etiket afvalstof weg te nemen ?

Nee, REACH neemt geen enkel voorafname op de afvalstoffendefinitie. Hier is duidelijk sprake van éénrichtingsverkeer, en dit wordt zo ook vanop het Europese niveau benadrukt: eerst moet het einde-afval/bijproduct-karakter worden vastgesteld. Van zodra een materiaal in de productsfeer terecht komt, moet aan alle toepasselijke REACH-verplichtingen worden voldaan. Uiteraard bevat een aanvraagdossier voor een grondstofverklaring al een hoop informatie die het registratiedossier onder REACH desgevallend kan voeden.

REACH staat voor Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals. Het bevat alle voorwaarden en procedures die nodig zijn om chemische stoffen op de markt te brengen of te gebruiken.

Voor meer vragen over REACH kan u terecht bij de bevoegde federale overheid, de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Meer info over REACH.

Ik heb een aanvraag voor een grondstofverklaring ingediend. Wat nu?

De OVAM verleent of weigert een grondstofverklaring uiterlijk 30 kalenderdagen na uw aanvraag.

De OVAM kan u bijkomende informatie vragen. De termijn van behandeling wordt dan geschorst totdat u alle bijkomende informatie hebt bezorgd.

U ontvangt een mail wanneer de OVAM bijkomende informatie vraagt en wanneer de OVAM een grondstofverklaring heeft verleend of geweigerd. 

Het besluit

In een grondstofverklaring kunnen bijzondere voorwaarden worden opgelegd. Deze voorwaarden kunnen betrekking hebben op de aanwezigheid van een kwaliteitsborgingssysteem. Wanner kan een kwaliteitsborgingssysteem opgelegd worden ?

Het opleggen van een kwaliteitsborgingssysteem is een sterk instrument om de milieukwaliteit van de grondstof te garanderen. Het zal bijvoorbeeld worden opgelegd indien de afvalstoffen een bewerking ondergaan waardoor de samenstelling wijzigt of indien de afvalstoffen afkomstig zijn van verschillende producenten.

Het zal eerder niet worden opgelegd indien de producent van de afvalstof de grondstofverklaring zelf aanvraagt en geen behandeling op de afvalstof uitvoert waardoor de samenstelling kan wijzigen.

Na de verlening

Wie is de ‘houder’ van een grondstofverklaring (GV)?

Dit is de aanvrager. Dit is normaal gezien de producent van de grondstof, maar dit kan ook een derde zijn die optreedt voor de producent(en).

Een extern adviesbureau kan de aanvraag wel invullen, maar wordt hierdoor geen houder.

Wat zijn zelfanalyses?

Houders van een grondstofverklaring moeten jaarlijks een zelfanalyse laten uitvoeren door een erkend laboratorium, tenzij anders bepaald in de grondstofverklaring.

Het is belangrijk dat de houder doorgeeft aan het erkende laboratorium dat het een zelfanalyse betreft en het bijhorende grondstofverklaringnummer. 

Het erkend labo bezorgt deze rechtstreeks aan de OVAM via de digilab toepassing. (=het Labo Loket - Analyseresultaten)

Een zelfanalyse bevat zowel een monsternameverslag als de resultaten van de analyses.

De erkende laboratoria voor monstername en analyse vindt u in deze online lijst van de OVAM.

U ontvangt een herinneringsmail één maand voor de uiterste datum voor deze zelfanalyse.

Meer info in VLAREMA artikel 2.3.1.3/2.

Hoe wordt de deadline van mijn zelfanalyse bepaalt ?

Stel een grondstofverklaring wordt verleend op 01.01.2024, halfjaarlijkse zelfanalyse, deadline 01.07.2024.

Stel u doet tijdig een zelfanalyse op 01.06.2024, dan zal er bij de deadline 6 maanden worden bijgeteld. Namelijk tijd tot 01.01.2025, het is met name niet de bedoeling dat omdat u tijdig bent, u nadeel ondervind.

De datum van de monstername heeft geen link met de dealine van zelfanalyse, om de hierboven beschreven reden. 

Waar vind ik mijn grondstofverklaring terug?

Meld u aan in het webloket grondstofverklaringen. Open de rubriek “Besluit van de OVAM” in het relevante dossier. Daar kan u uw grondstofverklaring downloaden als PDF.

Hoe kan ik collega’s of externen toegang geven tot mijn grondstofverklaringdossiers?

Voor collega's:

Alleen de contactpersoon van een dossier ontvangt meldingen in zijn mailbox. De contactpersoon vindt u in de rubriek “Aanvrager”.  U kunt de contactgegevens van de contactpersoon op elk moment wijzigen, dit doet u zo:

  1. Open uw dossier in het webloket grondstofverklaringen en ga naar de rubriek "Aanvrager" .
  2. Wijzig de gegevens van de contactpersoon.
  3. Klik op "Bewaren".

U kunt ook andere personen binnen uw bedrijf toegang geven tot uw grondstofverklaringdossiers. Hiervoor gaat u naar het webloket gebruikersbeheer. Bij ‘beheer organisatie’, onder de tab ‘medewerkers’ kunt u een medewerker toevoegen of een bestaande medewerker de rol ‘bedrijf>medewerker’ geven voor het loket ‘grondstofverklaringen’. Meer informatie vindt u in de handleiding gebruikersbeheer

Voor externe personen:

De verantwoordelijke van uw bedrijf geeft een machtiging aan een adviesbureau (externe milieucoördinatoren, milieuconsulenten…).

Hoe? Klik rechtsboven in het webloket grondstofverklaringen. op de knop “Machtigingen”. U ziet dan een overzicht van adviesbureaus die al een machtiging hebben.

Klik daarna rechtsonder op “Nieuwe machtiging toevoegen”. Selecteer het gewenste adviesbureau.

Vanaf nu kan dit adviesbureau acties uitvoeren in naam van uw bedrijf.

Opgepast: het adviesbureau moet bij de OVAM gekend zijn als adviesbureau. Anders verschijnt het bedrijf niet in de lijst van adviesbureaus. Om erkend te worden als adviesbureau stuurt het bureau een mail naar materialenbeleid@ovam.be met als vermelding “Erkenning adviesbureau”.

Hoe verander ik de contactpersoon voor mijn grondstofverklaring?
  • Open uw dossier in het webloket grondstofverklaringen en ga naar de rubriek "Aanvrager" .
  • Wijzig de gegevens van de contactpersoon.
  • Klik op "Bewaren".
Wie is de dossierbehandelaar van mijn grondstofverklaring?
  • Open uw dossier in het webloket grondstofverklaringen en ga naar de rubriek "Status" .
  • U vindt daar de naam en het telefoonnummer van uw dossierbeheerder.

U kan ook een vraag stellen of informatie bezorgen aan de OVAM door de actie "Dossierinfo toevoegen" uit te voeren in uw dossier in het webloket.

Overige

Is het voor materialen afkomstig van de non-ferro of ferro metallurgie voldoende als ze vermeld worden in het betreffende Ministrieel Besluit om ze als grondstof te beschouwen ?

Voor de materialen afkomstig van de non-ferro of ferro metallurgie geldt dat de materialen slechts als grondstof worden beschouwd als alle voorwaarden vervuld zjin overeenkomstig artikel 2.3.5.1 of art. 2.3.6.1 van VLAREMA en het betreffende Ministerieel Besluit. Daarbij komt dat vervolgens aan alle toepasselijke REACH-verplichtingen moet voldaan zijn. Indien dit niet het geval is, kunnen de materialen niet vermarkt worden en blijven ze afvalstoffen.

Restgasstromen die vrijkomen gedurende het proces en hergebruikt worden in verbrandingsinstallaties met als doel energierecuperatie (brandstoffen): vallen deze ook onder het materialenbeleid? En indien ja, wat is hier van toepassing ?

Restgassen zijn volgens de definitie in het decreet materialen en vallen in principe dus onder het materialendecreet en -beleid. Dat wil zeggen dat er, in aansluiting op de verwerkinghiërarchie of de regeling voor niet-afvalstoffen, nadere maatregelen kunnen komen. Er zijn echter geen concrete of nieuwe maatregelen opgenomen in het VLAREMA die van toepassing zijn op dergelijke restgassen.

Indien u vragen heeft over uw grondstofverklaring die  u niet in bovenstaande vragenlijst terugvindt, mag u een mail sturen naar digilab@ovam.be. Vermeld hierin zeker het grondstofverklaringsnummer indien u hierover beschikt. 
Indien uw labo problemen heeft met uw zelfanalyses, kan uw labo ons ook contacteren. Het is voor ons gemakkelijker om de info uit eerste hand te verkrijgen.