FAQ grondstofverklaring

Een grondstof is een bijproduct of materiaal dat het einde van de afvalfase heeft bereikt. 

Er bestaan zowel Europese als Vlaamse criteria om een materiaal te beschouwen als grondstof.

Op Europees niveau bestaat er een kaderrichtlijn over afval en specifieke verordeningen voor metaalschroot, koperschroot en glas. Die Europese regels hebben altijd voorrang op de Vlaamse regels.

Het Vlaams Gewest heeft een beoordelingskader uitgewerkt in het Materialendecreet. Dat kader is daarna geconcretiseerd in het VLAREMA. Zo voorziet VLAREMA specifieke criteria in drie toepassingsgebieden:

• voor het gebruik als meststof of bodemverbeterend middel,
• voor het gebruik als bouwstof,
• voor het gebruik in kustmatige afdichtingslagen met waterglas op stortplaatsen van categorieën 1 en 2.

Daarnaast onderscheidt VLAREMA ook twee materiaalstromen:

• materiaal afkomstig uit de non-ferrometallurgie en bestemd voor de non-ferrometallurgie, en
• materiaal afkomstig uit de ferrometallurgie.

Een ministerieel besluit regelt de voorwaarden voor deze twee stromen uit de metallurgie.

VLAREMA voorziet ten slotte ook de einde-afvalstatus voor materialen bestemd voor gebruik in bodemsaneringswerken of voor risicobeheersmaatregelen. De materialen moeten dan wel voldoen aan het conformiteitsattest van het bodemsaneringsproject of risicobeheersplan.

Voor de materialen waarvoor geen specifieke criteria zijn voorzien, moet men een afweging maken op basis van de afvalstoffendefinitie en het toetsingskader in het Materialendecreet. Men mag vrijwillig een grondstofverklaring aanvragen bij de OVAM, bijvoorbeeld om twijfel of discussie bij inspecties te vermijden.

De gedetailleerde voorwaarden en criteria vindt u in de toepasselijke regelgeving. De handleiding van de OVAM helpt u om de voorwaarden te begrijpen en te interpreteren.

Een grondstofverklaring is een verklaring van de OVAM dat een bepaald materiaal niet of niet meer als een afvalstof moet worden beschouwd. Onder bepaalde voorwaarden kan men immers afvalstoffen ook als grondstoffen gebruiken. In dat geval verliest het materiaal de status van “afvalstof” en komt het in de einde-afvalfase. 

Dit eindeafvalbeleid is gebaseerd op Europese regelgeving. In Vlaanderen vindt u de toepasselijke regelgeving in het Materialendecreet en VLAREMA, kort voor het Vlaams reglement betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen.

Om een bepaald materiaal te beschouwen als grondstof, moet men in sommige gevallen een grondstofverklaring aanvragen bij de OVAM. De OVAM toetst het gebruik van de beoogde grondstof dan af aan de regelgeving, en doet vervolgens een gemotiveerde uitspraak.

Een grondstofverklaring is dus een gemotiveerde beslissing van de OVAM, waarin ze verklaart dat een specifiek materiaal dat wordt geproduceerd door een specifieke producent voor een specifieke toepassing, het afvalstatuut verliest en dus grondstof wordt. Meer info in de Handleiding.

Het antwoord op deze vraag is vrij complex. In grote lijnen kan je zeggen dat:

• u geen grondstofverklaring nodig hebt indien uw materiaal gevat wordt door een Europese einde-afval-verordening.
• als u het materiaal wenst te gebruiken als meststof, bouwstof, afdichtingslaag vermeldt bijlage 2.2 van het VLAREMA of u al dan niet een grondstofverklaring nodig hebt. Indien het materiaal niet voorkomt in bijlage 2.2 moet u steeds een grondstofverklaring aanvragen.
• als het materiaal afkomstig is van de non-ferro of ferro metallurgie, vermeld wordt in het betreffende Ministerieel Besluit én als aan alle voorwaarden in dat MB voldaan is, is geen grondstofverklaring vereist.
• indien het materiaal wordt ingezet bij bodemsaneringswerken of risicobeheersmaatregelen in kader van bodemsanering is geen grondstofverklaring nodig in geval de materialen voldoen aan de eisen gesteld in het conformiteitsattest van het bodemsaneringsproject.
• in geval van twijfel bij houder en in de andere gevallen vraagt men een grondstofverklaring aan. Verder kan een aanvraag voor een grondstofverklaring geëist worden naar aanleiding van controle of inspectie.

U vindt een handleiding bij deze materie op de website van de OVAM.

Voor de materialen afkomstig van de non-ferro of ferro metallurgie geldt dat de materialen slechts als grondstof worden beschouwd als alle voorwaarden vervuld zjin overeenkomstig artikel 2.3.5.1 of art. 2.3.6.1 van VLAREMA en het betreffende Ministerieel Besluit. Daarbij komt dat vervolgens aan alle toepasselijke REACH-verplichtingen moet voldaan zijn. Indien dit niet het geval is, kunnen de materialen niet vermarkt worden en blijven ze afvalstoffen.

Restgassen zijn volgens de definitie in het decreet materialen en vallen in principe dus onder het materialendecreet en -beleid. Dat wil zeggen dat er, in aansluiting op de verwerkinghiërarchie of de regeling voor niet-afvalstoffen, nadere maatregelen kunnen komen. Er zijn echter geen concrete of nieuwe maatregelen opgenomen in het VLAREMA die van toepassing zijn op dergelijke restgassen.

Het opleggen van een kwaliteitsborgingssysteem is een sterk instrument om de milieukwaliteit van de grondstof te garanderen. Het zal bijvoorbeeld worden opgelegd indien de afvalstoffen een bewerking ondergaan waardoor de samenstelling wijzigt of indien de afvalstoffen afkomstig zijn van verschillende producenten.

Het zal eerder niet worden opgelegd indien de producent van de afvalstof de grondstofverklaring zelf aanvraagt en geen behandeling op de afvalstof uitvoert waardoor de samenstelling kan wijzigen.

Dit is moeilijk te controleren. Er zal echter wel uitwisseling en samenwerking met andere landen gebeuren, net om de naleving van gebruiksvoorwaarden zoveel mogelijk te garanderen.

Neen. Zowel bijproducten als eindeafvalstoffen vallen onder de definitie van "grondstof". De criteria voor grondstoffen en de voorwaarden voor het gebruik ervan gelden dus zowel voor bijproducten als voor eindeafval. Met een eenduidig beleid rond de afbakening van de afvalfase willen we een gelijk speelveld creëren. Het is onaanvaardbaar dat een materiaal aan andere criteria en gebruiksvoorwaarden zou moeten voldoen naargelang het juridisch oorspronkelijk als een afvalstof of meteen als een bijproduct wordt beschouwd. Door uniforme criteria en gebruiksvoorwaarden, gaan we de discussie over definities uit de weg.

De samenstellingseisen en gebruiksvoorwaarden om iets als 'grondstof' te beschouwen, zijn geldig voor het Vlaamse Gewest. Als OVAM een grondstofverklaring aflevert dan is die enkel geldig voor het Vlaamse Gewest. Andere lidstaten hebben het recht er anders over te oordelen. Omgekeerd geldt hetzelfde, ook al beschouwt een andere lidstaat een bepaald materiaal als grondstof en niet als afval, dan nog kan een andere evaluatie in Vlaanderen gemaakt worden.

In geval van grensoverschrijdend transport geldt de strengste interpretatie (dus afvaltransport in geval één van de betrokken partijen het als afval beschouwt).

Indien er Europees geldende criteria zijn, bijvoorbeeld in het geval materiaalstromen zoals metaalschroot, koper, glas, papier en binnenkort kuststoffen en biomassa, dan zijn deze uiteraard ook van toepassing in Vlaanderen.

REACH staat voor Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals. Het bevat alle voorwaarden en procedures die nodig zijn om chemische stoffen op de markt te brengen of te gebruiken.

Voor meer vragen over REACH kan u terecht bij de bevoegde federale overheid, de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu.

Ook bij de FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie kan u inlichtingen inwinnen.
Meer info over REACH.

Nee, REACH neemt geen enkel voorafname op de afvalstoffendefinitie. Hier is duidelijk sprake van éénrichtingsverkeer, en dit wordt zo ook vanop het Europese niveau benadrukt: eerst moet het einde-afval/bijproduct-karakter worden vastgesteld. Van zodra een materiaal in de productsfeer terecht komt, moet aan alle toepasselijke REACH-verplichtingen worden voldaan. Uiteraard bevat een aanvraagdossier voor een grondstofverklaring al een hoop informatie die het registratiedossier onder REACH desgevallend kan voeden.

Dit is de aanvrager. Dit is normaal gezien de producent van de grondstof, maar dit kan ook een derde zijn die optreedt voor de producent(en).

Een extern adviesbureau kan de aanvraag wel invullen, maar wordt hierdoor geen houder.

Neen. U kunt wel meerdere gelijkaardige aanvragen bundelen met een aanvraagreferentie. De OVAM zal deze aanvragen dan samen behandelen.

Open hiervoor de rubriek “Producent” in uw eerste aanvraag voor een grondstofverklaring. Vul daar een aanvraagreferentie naar keuze in. Vervolledig de aanvraag en dien hem in.

Kopieer daarna de eerste aanvraag en voeg dezelfde aanvraagreferentie toe aan deze nieuwe aanvraag. Dien deze tweede aanvraag ook in. Herhaal deze stap zo vaak als nodig.

Er zijn geen dossierkosten voor de aanvraag van een grondstofverklaring.

De aanvraag moet wel gestoffeerd zijn met monstername- en analyserapport van VLAREL-erkend labo. Dus er zijn wel kosten voor de aanvrager.

Een groepsaanvraag voor een grondstofverklaring kan voor een groep producenten die eenzelfde specifiek materiaal afkomstig uit eenzelfde specifiek proces produceren, waarbij eenzelfde specifieke toepassing wordt voorzien. Elke producent zal uiteraard individueel verantwoordelijk blijven voor het door hem geproduceerde materiaal en het aantonen dat het voldoet aan alle voorschriften.

Houders van een grondstofverklaring moeten jaarlijks een zelfanalyse laten uitvoeren door een erkend laboratorium, tenzij anders bepaald in de grondstofverklaring.

Het is belangrijk dat de houder doorgeeft aan het erkende laboratorium dat het een zelfanalyse betreft en het bijhorende grondstofverklaringnummer. 

Het erkend labo bezorgt deze rechtstreeks aan de OVAM via de digilab toepassing. (=het Labo Loket - Analyseresultaten)

Een zelfanalyse bevat zowel een monsternameverslag als de resultaten van de analyses.

De erkende laboratoria voor monstername en analyse vindt u in deze online lijst van de OVAM.

U ontvangt een herinneringsmail één maand voor de uiterste datum voor deze zelfanalyse.

Meer info in VLAREMA artikel 2.3.1.3/2.

Stel een grondstoverklaring wordt verleend op 01.01.2024, halfjaarlijkse zelfanalyse, deadline 01.07.2024.

Stel u doet tijdig een zelfanalyse op 01.06.2024, dan zal er bij de deadline 6 maanden worden bijgeteld. Namelijk tijd tot 01.01.2024, het is met name niet de bedoeling dat omdat u tijdig bent, u nadeel ondervind.

De datum van de monstername heeft geen link met de dealine van zelfanalyse, om de hierboven beschreven reden. 

Voor materialen waarvoor een grondstofverklaring (GV) is afgegeven, is een kopie van de grondstofverklaring verplicht.

Ook voor andere stromen waarvoor geen GV nodig is, kan een bepaalde attestering tijdens het transport of opslag, geëist worden. Bijvoorbeeld een keuringscertificaat van compost of de COPRO-keuring voor bouwmaterialen. Een papieren bewijs kan vervangen worden door een elektronische drager.

U vraagt een grondstofverklaring aan in het webloket grondstofverklaringen Er zijn twee manieren om een nieuwe grondstofverklaring aan te vragen:

• U voegt een nieuwe grondstofverklaring toe via de knop “Nieuwe grondstofverklaring toevoegen”.
• U kopieert de gegevens van een bestaande grondstofverklaring in een nieuwe aanvraag.
• Selecteer eerst de bestaande grondstofverklaring in het overzichtsscherm.
• Kopieer de grondstofverklaring door op “Grondstofverklaring kopiëren” te klikken
• Het webloket geeft vervolgens aan welke informatie nodig is voor een volledige aanvraag.

Open de rubriek “Specifieke vragen”. Daar kan u vrijblijvend bijkomende informatie toevoegen aan uw dossier.

Kijk goed na of u alle rubrieken volledig hebt ingevuld. Een rubriek die volledig is ingevuld, herkent u aan de groene kleur van de titelbalk.
Vervolgens verklaart u in de onderste rubriek “Indienen” dat alle gegevens en bijlagen correct en volledig zijn.
Daarna verschijnt de knop “Aanvraag indienen”.

De OVAM verleent of weigert een grondstofverklaring uiterlijk 30 kalenderdagen na uw aanvraag.

De OVAM kan u bijkomende informatie vragen. De termijn van behandeling wordt dan geschorst totdat u alle bijkomende informatie hebt bezorgd.

U ontvangt een mail wanneer de OVAM bijkomende informatie vraagt en wanneer de OVAM een grondstofverklaring heeft verleend of geweigerd. 

Meld u aan in het webloket grondstofverklaringen. Open de rubriek “Besluit van de OVAM” in het relevante dossier. Daar kan u uw grondstofverklaring downloaden als PDF.

Voor collega's:

Alleen de contactpersoon van een dossier ontvangt meldingen in zijn mailbox. De contactpersoon vindt u in de rubriek “Aanvrager”.  U kunt de contactgegevens van de contactpersoon op elk moment wijzigen, dit doet u zo:

1. Open uw dossier in het webloket grondstofverklaringen en ga naar de rubriek "Aanvrager" .
2. Wijzig de gegevens van de contactpersoon.
3. Klik op "Bewaren".

U kunt ook andere personen binnen uw bedrijf toegang geven tot uw grondstofverklaringdossiers. Hiervoor gaat u naar het webloket gebruikersbeheer. Bij ‘beheer organisatie’, onder de tab ‘medewerkers’ kunt u een medewerker toevoegen of een bestaande medewerker de rol ‘bedrijf>medewerker’ geven voor het loket ‘grondstofverklaringen’. Meer informatie vindt u in de handleiding gebruikersbeheer

Voor externe personen:

De verantwoordelijke van uw bedrijf geeft een machtiging aan een adviesbureau (externe milieucoördinatoren, milieuconsulenten…).

Hoe? Klik rechtsboven in het webloket grondstofverklaringen. op de knop “Machtigingen”. U ziet dan een overzicht van adviesbureaus die al een machtiging hebben.

Klik daarna rechtsonder op “Nieuwe machtiging toevoegen”. Selecteer het gewenste adviesbureau.

Vanaf nu kan dit adviesbureau acties uitvoeren in naam van uw bedrijf.

Opgepast: het adviesbureau moet bij de OVAM gekend zijn als adviesbureau. Anders verschijnt het bedrijf niet in de lijst van adviesbureaus. Om erkend te worden als adviesbureau stuurt het bureau een mail naar materialenbeleid@ovam.be met als vermelding “Erkenning adviesbureau”.

• Open uw dossier in het webloket grondstofverklaringen en ga naar de rubriek "Aanvrager" .
• Wijzig de gegevens van de contactpersoon.
• Klik op "Bewaren".

• Open uw dossier in het webloket grondstofverklaringen en ga naar de rubriek "Status" .
• U vindt daar de naam en het telefoonnummer van uw dossierbeheerder.

U kan ook een vraag stellen of informatie bezorgen aan de OVAM door de actie "Dossierinfo toevoegen" uit te voeren in uw dossier in het webloket.