Technische documentatie digitale identificatieformulieren

Op deze pagina staat meer informatie voor bedrijven met een systeem voor het afleveren en beheren van digitale identificatieformulieren.

Indien u niet zelf een systeem wil ontwikkelen, maar wil samenwerken met een goedgekeurd systeem voor het afleveren van digitale identificatieformulieren, dan vindt u meer informatie op bovenliggende pagina over het identificatieformulier. Onderstaande pagina bevat informatie om zelf een systeem te ontwikkelen.

Uitwisselingsformaat

Om het uitwisselen van ingevulde formulieren te vergemakkelijken, wordt een json-bestand opgesteld. Hieronder vindt u een bestand die een idee geeft van wat er in deze json zal opgenomen worden. Daarnaast zal de OVAM een API beschrijven om gegevens uit te wisselen.

Downloads

UitwisselingsFormaat digitale identificatieformulieren

pdf · 155 kB

Handtekening

De eerste handtekening, van de IHM of afvalproducent die zelf regelingen treft voor eigen afval, moet geavanceerd of gekwalificeerd te zijn.

De handtekening van de verwerker mag een gewone digitale handtekening zijn, bijvoorbeeld sing on glass, op voorwaarde dat deze gezet wordt op plaats van aankomst van het afvaltransport en versterkt wordt met de geolocatie waar de handtekening gezet is geweest.

We vragen om een audit trail toe te voegen aan de handtekeningen, waarmee kan worden nagegaan dat de handtekening via jullie systeem is gezet. Bijvoorbeeld een QR-code bij de handtekening die verwijst naar een webpagina die bevestigt dat persoon x op moment y deze handtekening in jullie systeem heeft gezet.

Geolocatie

De geolocatie van het vertrek (na laden van de afvalstoffen) en de geolocatie van het einde van het transport moeten opgeslagen worden en gevisualiseerd op het formulier. Dit dient de echte locatie te zijn en niet een adres omgezet in coördinaten.

Formulier naar afvalstoffenproducent en verwerker

Bij de start van het transport dient de afvalstoffenproducent een kopie van het tot dan toe ingevulde formulier te ontvangen.

Bij einde van het transport dienen zowel de afvalstoffenproducent als de verwerker een kopie van het finale identificatieformulier te ontvangen. Wanneer bij aankomst met sign on glass is getekend, vraagt de OVAM dat in het bericht naar de verwerker een zin wordt opgenomen dat “de bestemmeling, behoudens een bericht aan diegene die de regelingen voor het afvaltransport heeft getroffen (de inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of-makelaar, of de producent die zelf regelingen heeft getroffen voor zijn afvalstoffen), de ontvangst van de afvalstoffen bevestigt.”

Wijzigingslog

Elke wijziging aan het formulier vanaf de eerste handtekening moet gelogd worden. Deze wijzigingslog moet samen met het formulier doorgestuurd kunnen worden naar de handhaver. Voor elke wijziging moet bijgehouden worden wie deze heeft doorgevoerd en wanneer. Na de handtekening van de verwerker mogen er geen wijzigingen meer gebeuren aan de velden op het formulier, uitgezonderd de hoeveelheid.

De hoeveelheid mag achteraf nog toegevoegd worden, op voorwaarde dat het finale formulier opnieuw naar de producent en de verwerker wordt gestuurd.

Formulier naar toezichthouder sturen

Wanneer een toezichthouder een voertuig aanhoudt op de weg, dient de chauffeur het identificatieformulier en bijhorende wijzigingslog te kunnen visualiseren en moeten beiden in pdf-formaat kunnen doorgestuurd worden naar het e-mailadres van de toezichthouder.

Voorwaarden

Hierboven staan al enkele belangrijke punten beschreven. Alle voorwaarden waaraan een systeem voor het afleveren van digitale identificatieformulieren moet voldoen zijn opgenomen in VLAREMA in onderafdeling 6.1.5.

Aanvraag goedkeuring systeem

Indien u een systeem voor het afleveren en beheren van digitale identificatieformulieren heeft ontwikkeld of dit van plan bent, kan u contact opnemen met de OVAM om af te stemmen of alle noodzakelijke elementen geïmplementeerd zijn. U neemt best de betreffende wetgeving door (VLAREMA Hoofdstuk 6). Onderafdeling 6.1.1 (o.a. workflow identificatieformulier) en 6.1.5 (o.a. essentiële onderdelen en goedkeuringsprocedure) zijn het meest relevant.

Wanneer u uw systeem voor digitale identificatieformulieren wil indienen ter goedkeuring, doet u dit via de DIGIPOST-webtoepassing. Hebt u nog geen login? In het webloket afval toont een video u hoe u een account aanmaakt.

De OVAM zal u binnen de 20 kalenderdagen na ontvangst van het dossier een uitnodiging sturen voor een demonstratie van het systeem in de kantoren van de OVAM. Vertegenwoordigers van de toezichthoudende diensten zullen ook worden uitgenodigd voor deze demonstratie. Als de OVAM of de toezichthouders dit nodig achten kan gevraagd worden om het aanvraagdossier aan te passen en verdere specificaties erin op te nemen.

Uiterlijk 30 kalenderdagen na de demonstratie of, indien van toepassing, na ontvangst van het aangepaste aanvraagdossier, ontvangt u een gemotiveerde beslissing van de OVAM.

Voorbeeld digitaal identificatieformulier

Hieronder vindt u een blanco voorbeeldidentificatieformulier.
Dit is een vrijblijvend formaat dat de verplichte velden bevat. De verplichte velden staan gespecificeerd in VLAREMA onderafdeling 6.1.1.2 §2.