Bij elk transport van afvalstoffen moet een identificatieformulier aanwezig zijn, behalve in het geval van enkele uitzonderingen. Vanaf 2023 worden deze identificatieformulieren digitaal.
De verantwoordelijkheid voor de opmaak en inhoud ervan ligt bij de inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of -makelaar, of de afvalstoffenproducent die zelf regelingen treft voor zijn afvalstoffen. Het transport van de afvalstoffen mag pas vertrekken als er een identificatieformulier aanwezig is.

Wanneer moet u geen identificatieformulier invullen?

De enige uitzonderingen op het identificatieformulier zijn de volgende:

  • Het gaat om huishoudelijke afvalstoffen, met huishoudelijke afvalstoffen vergelijkbare bedrijfsafvalstoffen of niet-gevaarlijke bedrijfsafvalstoffen die in één ophaalronde werden ingezameld.
  • U bent een particulier die zijn afvalstoffen naar inzamelpunten van afvalstoffen brengt.
  • U bent een zelfstandige of kleine ondernemer met minder dan tien werknemers en brengt afvalstoffen die u zelf produceerde naar een inzamelpunt. Bovendien bent u geen afvalstoffenverwerker.
  • U produceerde de afvalstoffen zelf door onderhoudsdiensten te verlenen aan derden en brengt die afvalstoffen naar uw bedrijfsterrein of naar een verwerkingsinrichting.
  • U bent een leverancier van goederen en brengt in het kader van de terugnameplicht, de aanvaardingsplicht of vrijwillige terugname, ter gelegenheid van een levering van goederen, lege verpakkingen of afgedankte goederen naar uw bedrijfsterrein of naar een inzamelpunt voor afgedankte goederen.
  • U bent houder van afvalstoffen en brengt die in het kader van de terugnameplicht, de aanvaardingsplicht of een vrijwillige terugname terug naar uw leverancier van soortgelijke goederen.
  • U bent een kringloopcentrum of hergebruikcentrum voor elektrische of elektronische apparatuur (EEA) dat ingezamelde en afgedankte EEA, die een visuele voorselectie op herbruikbaarheid hebben ondergaan, vervoert naar een hergebruikcentrum voor EEA, met het oog op de voorbereiding tot hergebruik.
  • U bent een afvalstoffenproducenten die uw afvalstoffen via pijpleidingen vervoert.
  • U bent een inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of -makelaar die niet-gevaarlijke afvalstoffen van een recyclagepark naar een inzamelpunt of naar een verwerkingsinrichting brengt.
  • U bent een afvalstoffenproducent die in het kader van een collectieve regeling met andere bedrijven die gevestigd zijn op hetzelfde bedrijventerrein, de eigen bedrijfsafvalstoffen vervoert naar een inzamelpunt van afvalstoffen op het bedrijventerrein waar u zelf gevestigd bent, en dat alleen voor die bedrijven bedoeld is, waarbij tijdens het transport het terrein niet verlaten wordt of de kortste route genomen wordt. Het bedrijventerrein is officieel ruimtelijk bestemd als bedrijventerrein en bevindt zich niet in een zeehavengebied.
  • Het gaat om dierlijke afvalstoffen volgens het besluit dierlijke bijproducten en afgeleide producten.

De uitzonderingen op het gebruik van een identificatieformulier geldt met behoud van de verplichte afgifte van bedrijfsafvalstoffen tegen de ontvangst van een afgiftebewijs.

Als verordening (EG) 1013/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 14 juni 2006 betreffende de grensoverschrijdende overbrenging van afvalstoffen van toepassing is, gelden voor het vervoer van de afvalstoffen het vervoersdocument en de afschriften van het kennisgevingsdocument als identificatieformulier.


Bij de overbrenging voor nuttige toepassing van de afvalstoffen, vermeld in bijlagen III, IIIA en IIIB van de verordening geldt het document, vermeld in bijlage VII van de verordening, als identificatieformulier.

Welke gegevens moet het identificatieformulier bevatten?

Het identificatieformulier bevat ten minste volgende gegevens:

  • uniek volgnummer, in geval van een digitaal identificatieformulier start het unieke volgnummer met een drielettercode die het systeem identificeert waarmee het identificatieformulier werd aangemaakt;
  • datum van vervoer;
  • naam en adres van de afvalstoffenproducent en het adres van verzending van de afvalstoffen;
  • naam, adres en registratienummer van de inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of -makelaar, indien van toepassing;
  • naam, adres en registratienummer van de vervoerders;
  • naam, adres en ondernemingsnummer van de verwerker, met vermelding van de aard van de verwerking (R- of D-code);
  • omschrijving, hoeveelheid in ton en de EURAL codes van de afvalstoffen.
  • Vanaf 01 januari 2023: de geo-locatie van de start van het transport en de geo-locatie van de afgifte van de afvalstoffen door de inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of –makelaar of de afvalstoffenproducent die zelf regelingen treft voor zijn afvalstoffen.

Het identificatieformulier voor gevaarlijke afvalstoffen bevat daarnaast ook volgende informatie:

  • naam, adres en ondernemingsnummer van de verwerker, met vermelding van de aard van de verwerking (R- of D-code) en de gebruikte techniek van de verwerking;
  • omschrijving, hoeveelheid in ton, chemische samenstelling en de EURAL-codes van de afvalstoffen;
  • fysische eigenschappen van de afvalstoffen;
  • type en aantal verpakkingen;
  • speciale instructies voor het transport, indien van toepassing.

De OVAM stelt een model van een papieren identificatieformulier voor niet-gevaarlijke afvalstoffen en een model van een papieren identificatieformulier voor gevaarlijke afvalstoffen ter beschikking. Dit model is niet bindend. Bedrijfseigen formulieren, CMR-formulieren, bestelbonnen e.d. kunnen dus ook gebruikt worden, indien deze minstens de hierboven gevraagde gegevens bevatten. Aan de bestuurder van het voertuig moet dan duidelijk gemeld worden dat dit formulier geldt als identificatieformulier voor afvalstoffen.

Het gebruik van een digitaal identificatieformulier is mogelijk op voorwaarde dat de OVAM het systeem voor de aanmaak en het beheer ervan heeft goedgekeurd. Deze systemen kunnen gebruik maken van het model voor digitale identificatieformulieren.

De gegevens moeten ingevuld zijn vóór het vervoer aanvangt, en ze moeten worden ondertekend en gedateerd door de afvalstoffenproducent die zelf regelingen treft voor zijn afvalstoffen of door de inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of -makelaar. Als de hoeveelheid niet kan bepaald worden voor het vertrek, mag de hoeveelheid ingevuld worden op de plaats van bestemming en moet een kopie van het identificatieformulier, met vermelding van de hoeveelheid, aan de afvalstoffenproducent bezorgd worden. De afvalstoffenproducent die zijn afvalstoffen afgeeft aan een geregistreerd inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of -makelaar ontvangt een kopie van het tot zover ingevulde identificatieformulier en bewaart die kopie gedurende een periode van minimaal vijf jaar.

Op de plaats van bestemming wordt het identificatieformulier door de verwerker gedateerd en voor ontvangst ondertekend. Hij ontvangt ter plaatse een kopie van het volledig ingevulde identificatieformulier en bewaart die kopie gedurende een periode van minimaal vijf jaar.

De afvalstoffenproducent die zelf regelingen treft, de inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of -makelaar bewaart het originele, volledig ingevulde identificatieformulier gedurende een periode van minimaal vijf jaar.

Wat is een afgiftebewijs?

Iedere afgifte van bedrijfsafvalstoffen aan een vergunde verwerker of een geregistreerde inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of -makelaar gebeurt tegen de ontvangst van een afgiftebewijs.
Een identificatieformulier voldoet als afgiftebewijs. Er zijn geen uitzonderingen op het afleveren van een afgiftebewijs.

Het afgiftebewijs vermeldt:

  • datum van afgifte;
  • naam en woonplaats van de producent of de inrichting waarvan de afvalstoffen in ontvangst worden genomen;
  • naam en woonplaats van de natuurlijke persoon of rechtspersoon aan wie de afvalstoffen worden afgegeven;
  • aard, herkomst, samenstelling en hoeveelheid van de afgegeven afvalstoffen;
  • beoogde verwerkingswijze.

De houders van bedrijfsafvalstoffen moeten het afgiftebewijs op elk moment kunnen voorleggen tot minstens vijf jaar na de datum van de afgifte van de afvalstoffen.

Als het gaat om afvalstoffen die in één ophaalronde bij verschillende producenten worden opgehaald, volstaat een afgiftebewijs dat achteraf (binnen de maand) wordt opgestuurd of afgegeven (bijvoorbeeld de factuur waarop de nodige gegevens worden vermeld).
Bij de inzameling van afval van zeeschepen zorgt de inzamelaar ervoor dat het afvalontvangstbewijs (overeenkomstig art. 5.2.10.7 en bijlage 5.2.10.B van VLAREMA) zonder onnodige vertraging aan de kapitein van het schip wordt verstrekt.

Wanneer het identificatieformulier ook als afgiftebewijs gebruikt wordt, moet het voor vertrek worden ondertekend en gedateerd door de afvalstoffenproducent die zelf regelingen treft voor zijn afvalstoffen, of door de inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of – makelaar, en op de plaats van bestemming door de verwerker worden gedateerd en voor ontvangst ondertekend.

Hoe gebruikt u het identificatieformulier?
Vóór het transport
De gegevens zijn ingevuld, ondertekend en gedateerd door de afvalstoffenproducent die zelf regelingen treft voor zijn afvalstoffen of door de inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of -makelaar voor het vervoer aanvangt. Als de hoeveelheid niet duidelijk is voor het vertrek, mag die op de plaats van bestemming ingevuld worden, en wordt een kopie van het identificatieformulier, met vermelding van de hoeveelheid, aan de afvalstoffenproducent bezorgd.
 

De vervoerder mag het vervoer slechts aanvatten op voorwaarde dat het identificatieformulier aanwezig is. Er zijn enkele uitzonderingen, te lezen bovenaan deze webpagina.
De afvalstoffenproducent ontvangt een kopie van het ingevulde identificatieformulier en bewaart die kopie minstens vijf jaar.

Tijdens het transport
Het ingevulde en ondertekende identificatieformulier vergezelt de afvalstoffen. De vervoerder toont het formulier op vraag van inspecterende diensten.

Op de bestemming
Als de hoeveelheid nog niet was ingevuld, wordt deze ingevuld en een kopie van het identificatieformulier, met vermelding van de hoeveelheid, wordt aan de afvalstoffenproducent bezorgd.

Het identificatieformulier wordt door de verwerker gedateerd en voor ontvangst ondertekend. Hij ontvangt ter plaatse een kopie van het volledig ingevulde identificatieformulier en bewaart die kopie minstens vijf jaar.

Na het transport
De afvalstoffenproducent die zelf regelingen treft of de inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of -makelaar bewaart het volledig ingevulde identificatieformulier gedurende een periode van minimaal vijf jaar.

Als de afvalstoffen na behandeling of tussenopslag verder worden vervoerd, is er een nieuw identificatieformulier nodig, behalve indien de tussenopslag een laad- of loskade voor intermodaal transport betreft. U gebruikt steeds de R- en D-code van de eerstvolgende stap in de verwerking.

Vanaf wanneer moet ik een digitaal identificatieformulier gebruiken?

Vanaf 1 januari 2023 is het verplicht om een digitaal identificatieformulier te gebruiken, afgeleverd door een systeem dat door de OVAM werd goedgekeurd.

Omdat er te weinig goedgekeurde systemen bestaan is er geen marktwerking tussen verschillende dienstenleveranciers mogelijk. Om hieraan tegemoet te komen heeft de minister van omgeving beslist dat er in 2023 niet bestraffend zal opgetreden worden indien nog papieren identificatieformulieren gebruikt worden. De officiële aankoniging van deze overgangsregeling vindt u hier. 2023 is dus een overgangsperiode die de betrokken ondernemingen de kans biedt om aan te sluiten bij een door de OVAM goedgekeurd systeem of om een eigen systeem te laten goedkeuren.

De procedure die gevolgd moet worden om de goedkeuring van de OVAM te verkrijgen voor een systeem voor het afleveren en beheren van digitale identificatieformulieren en de voorwaarden waaraan het systeem moet voldoen zijn opgenomen in het VLAREMA in onderafdeling 6.1.5.

Welke systemen bestaan er voor digitale indentificatieformulieren?

Volgende systemen zijn goedgekeurd:

Systeem website Voor wie?
Pionira https://www.pionira.be/en/ Grote publiek
     

 

Op basis van informatie die de OVAM recent van mogelijke dienstenleveranciers ontving, verwachten we dat er tegen het einde van 2022 een aantal verschillende systemen zullen goedgekeurd zijn, zodat een marktwerking mogelijk zal zijn.

Hoe kan ik mijn systeem voor digitale identificatieformulieren laten goedkeuren?

Indien u een systeem voor digitale indentificatieformulieren heeft ontwikkeld of dit van plan bent, kan u contact opnemen​​​​​​​ met de OVAM om af te stemmen of alle noodzakelijke elementen geïmplementeerd zijn.

Wanneer u uw systeem voor digitale identificatieformulieren wil indienen ter goedkeuring, doet u dit via de DIGIPOST-webtoepassing. Hebt u nog geen login? In het webloket afval toont een video u hoe u een account aanmaakt.

De OVAM zal u binnen de 20 kalenderdagen na ontvangst van het dossier een uitnodiging sturen voor een demonstratie van het systeem in de kantoren van de OVAM. Vertegenwoordigers van de toezichthoudende diensten zullen ook worden uitgenodigd voor deze demonstratie. Als de OVAM of de toezichthouders dit nodig achten kan gevraagd worden om het aanvraagdossier aan te passen en verdere specificaties erin op te nemen.

Uiterlijk 30 kalenderdagen na de demonstratie of, indien van toepassing, na ontvangst van het aangepaste aanvraagdossier, ontvangt u een gemotiveerde beslissing van de OVAM.

 

Moeten alle identificatieformulieren van afvaltransporten in vlaanderen digitaal zijn?

In principe moeten alle afvaltransporten waarvoor een identificatieformulier nodig is, vanaf 2023 vergezeld gaan van een digitaal identificatieformulier.

De enige uitzondering op de verplichting tot digitale identificatieformulieren geldt voor grensoverschrijdende afvaltransporten. Bij deze transporten moet een vervoersdocument of bijlage VII-document aanwezig zijn dat voldoet aan de eisen van de EVOA-verordening. Als dit papieren documenten zijn, is dit toegelaten omdat de Europese EVOA-verordening hoger in de wetgevingshiërarchie staat dan de Vlaamse wetgeving.

Zijn digitale identificatieformulieren die afgeleverd zijn door een door de OVAM goedgekeurd systeem ook geldig in andere gewesten?

Deze Vlaamse digitale identificatieformulieren zijn ook geldig in het Brusselse Gewest als het systeem ook daar goedgekeurd is. Indien dit voor u belangrijk is, raden wij u aan om mogelijke dienstenleveranciers hierover te bevragen.
In het Waalse gewest bestaat geen goedkeuringsprocedure en zijn de Vlaamse digitale identificatieformulieren geldig.

Wat betekent dit voor mijn vervoerders?

De vervoerders moeten een aantal gegevens kunnen toevoegen aan het digitale identificatieformulier en hebben hiervoor de nodige hardware en software nodig. Dit kan een GSM-toestel, tablet of boordcomputer zijn waarop een app geïnstalleerd is van het systeem voor de aflevering van digitale identificatieformulieren.

U vraagt best bij de beheerder van het systeem voor de aflevering van digitale identificatieformulieren welke specificaties gesteld worden aan de hardware en software waarover de vervoerders moeten kunnen beschikken.

Moet een CMR (vrachtbrief) voor mijn afvaltransport digitaal zijn?

De CMR of vrachtbrief is een verplichting die opgelegd wordt in het kader van Europese en federale wetgeving. De wetgeving rond CMR en identificatieformulieren zijn onafhankelijk van elkaar.

U vraagt best bij de beheerder van het systeem voor de aflevering van digitale identificatieformulieren of zij ook een mogelijkheid hebben om een digitale vrachtbrief (e-CMR) te voorzien. Indien dit niet het geval is kan u werken met een digitaal identificatieformulier en een papieren CMR.

Wat gaat mij dat kosten?

Op deze webpagina vindt u de lijst van goedgekeurde systemen. U onderhandelt best met enkele dienstverleners over de prijs om aan te sluiten voor uw specifieke situatie. U kan bij hen ook informeren of gebruikers en vervoerders specifieke hardware en /of software nodig hebben, om een goede kosteninschatting te kunnen maken.

U kan ook een eigen systeem laten goedkeuren, maar dit is geen eenvoudige procedure. U vindt de procedure terug in het VLAREMA in onderafdeling 6.1.5.

Wat gebeurt er als ik niet overstap naar een digitaal formulier?

Als u ook na 2023 met papieren identificatieformulieren blijft rijden loopt u het risico om bij een controle beboet te worden volgens de bestraffingsbepalingen van het materialendecreet.

Een tweede gevolg is dat ook de andere betrokkenen uit de keten (afvalstoffenproducent en afvalstoffenverwerker) niet in orde zijn met de wetgeving die verplicht om met digitale identificatieformulieren te werken. Zij zullen u waarschijnlijk ook aanspreken op uw gedrag en u vragen om zich in regel te stellen met de geldende wetgeving.

Zie ook

Contactkaart Identificatieformulier