Identificatieformulier (IDF)

Sinds 1 januari 2023 is het verplicht om een digitaal identificatieformulier te gebruiken, afgeleverd door een systeem dat door de OVAM is goedgekeurd.

Sinds 1 januari 2024 wordt hier ook op beboet. 

Volgende systemen zijn goedgekeurd:

Een goedkeuring aanvragen voor een systeem voor het afleveren van digitale identificatieformulieren, is geen eenvoudige procedure.

Indien u een systeem voor het afleveren en beheren van digitale identificatieformulieren heeft ontwikkeld of dit van plan bent, kan u contact opnemen met de OVAM om af te stemmen of alle noodzakelijke elementen geïmplementeerd zijn. De voorwaarden waaraan het systeem moet voldoen zijn opgenomen in het VLAREMA in onderafdeling 6.1.5. Daar staat ook de procedure van goedkeuring beschreven. 

Aanvullende informatie op de wetgeving vindt u op https://ovam.vlaanderen.be/technische-documentatie-digitale-identificatieformulieren.  

Alle afvaltransporten waarvoor een identificatieformulier nodig is, moeten vergezeld gaan van een digitaal identificatieformulier.

De enige uitzondering op de verplichting tot digitale identificatieformulieren geldt voor grensoverschrijdende afvaltransporten. Bij deze transporten moet een vervoersdocument of bijlage VII-document aanwezig zijn dat voldoet aan de eisen van de EVOA-verordening. Als dit papieren documenten zijn, is dit toegelaten omdat de Europese EVOA-verordening hoger in de wetgevingshiërarchie staat dan de Vlaamse wetgeving.

Digitale identificatieformulieren die zijn afgeleverd door een door OVAM goedgekeurd systeem, kunnen ook geldig zijn in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest als het systeem ook daar goedgekeurd is. Indien dit voor u belangrijk is, raden wij u aan om mogelijke dienstenleveranciers hierover te bevragen.

Het Waalse Gewest publiceerde een circulaire waarin staat vermeld dat de systemen die door OVAM of door Brussel Leefmilieu zijn goedgekeurd, gebruikt kunnen worden in Wallonië, indien deze systemen voldoen aan de voorwaarden die in de circulaire vermeld worden. 

De vervoerder moeten de start en het einde van het transport registreren en eventueel andere gegevens toevoegen aan het formulier, daarnaast dient de vervoerder het document te kunnen tonen aan een toezichthouder. Om dit te kunnen doen heeft die de nodige hardware en software nodig. Dit kan een GSM-toestel, tablet of boordcomputer zijn waarop een app geïnstalleerd is van het systeem voor de aflevering van digitale identificatieformulieren.

U vraagt best bij de beheerder van het systeem voor de aflevering van digitale identificatieformulieren welke specificaties gesteld worden aan de hardware en software waarover de vervoerder moeten kunnen beschikken.

De vervoerder zelf dient geen klant te worden bij het systeem om gebruik te kunnen maken van de app van het systeem. 

De CMR of vrachtbrief is een verplichting die opgelegd wordt in het kader van Europese en federale wetgeving. De wetgeving rond CMR en identificatieformulieren zijn onafhankelijk van elkaar.

U vraagt best bij de beheerder van het systeem voor de aflevering van digitale identificatieformulieren of zij ook een mogelijkheid hebben om een digitale vrachtbrief (e-CMR) te voorzien. Indien dit niet het geval is kan u werken met een digitaal identificatieformulier en een papieren CMR.

Hoeveel het kost hangt af van welk systeem u gebruik maakt.

Bovenaan deze webpagina vindt u de lijst van goedgekeurde systemen. Afhankelijk van het systeem kan u een jaarkost, een kost per transport, of een combinatie van beide betalen. U onderhandelt best met enkele dienstverleners over de prijs voor uw specifieke situatie. U kan bij hen ook informeren of gebruikers en vervoerders specifieke hardware en/of software nodig hebben, om een goede kosteninschatting te kunnen maken.

Als u ook na 2023 met papieren identificatieformulieren blijft rijden loopt u het risico om bij een controle beboet te worden volgens de bestraffingsbepalingen van het materialendecreet.

Een tweede gevolg is dat ook de andere betrokkenen uit de keten (afvalstoffenproducent en afvalstoffenverwerker) niet in orde zijn met de wetgeving die verplicht om met digitale identificatieformulieren te werken. Zij zullen u waarschijnlijk ook aanspreken op uw gedrag en u vragen om zich in regel te stellen met de geldende wetgeving.

Handhaving heeft aangegeven dat begin 2024 het gebruik van papieren identificatieformulieren niet beboet zal worden indien het bedrijf dat de regelingen treft wel is aangesloten bij een systeem voor digitale identificatieformulieren, maar het door praktische redenen nog niet kan gebruiken. Dit neemt niet weg dat er steeds een volledig en correct ingevuld identificatieformulier dient aanwezig te zijn. 

De enige uitzonderingen op het identificatieformulier zijn de volgende:

1. Het gaat om huishoudelijke afvalstoffen die in één ophaalronde werden ingezameld.
   Het gaat om met huishoudelijke afvalstoffen vergelijkbare bedrijfsafvalstoffen die in één ophaalronde werden ingezameld.
   Het gaat om niet-gevaarlijke bedrijfsafvalstoffen die in één ophaalronde werden ingezameld.
2. U bent een particulier die zijn afvalstoffen naar inzamelpunten van afvalstoffen brengt.
3. U bent een zelfstandige of kleine ondernemer met minder dan tien werknemers en brengt afvalstoffen die u zelf produceerde naar een inzamelpunt. Bovendien bent u geen afvalstoffenverwerker.
4. U produceerde de afvalstoffen zelf door onderhoudsdiensten te verlenen aan derden en brengt die afvalstoffen naar uw bedrijfsterrein of naar een verwerkingsinrichting. 
5. U bent een leverancier van goederen en brengt in het kader van de terugnameplicht, de aanvaardingsplicht of vrijwillige terugname, ter gelegenheid van een levering van goederen, lege verpakkingen of afgedankte goederen naar uw bedrijfsterrein of naar een inzamelpunt voor afgedankte goederen.
6. U bent houder van afvalstoffen en brengt die in het kader van de terugnameplicht, de aanvaardingsplicht of een vrijwillige terugname terug naar uw leverancier van soortgelijke goederen.
7. U bent een kringloopcentrum of hergebruikcentrum voor elektrische of elektronische apparatuur (EEA) dat ingezamelde en afgedankte EEA, die een visuele voorselectie op herbruikbaarheid hebben ondergaan, vervoert naar een hergebruikcentrum voor EEA, met het oog op de voorbereiding tot hergebruik.
8. U bent een afvalstoffenproducenten die uw afvalstoffen via pijpleidingen vervoert.
9. U bent een inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of -makelaar die niet-gevaarlijke afvalstoffen van een recyclagepark naar een inzamelpunt of naar een verwerkingsinrichting brengt.
10. U bent een afvalstoffenproducent die in het kader van een collectieve regeling met andere bedrijven die gevestigd zijn op hetzelfde bedrijventerrein, de eigen bedrijfsafvalstoffen vervoert naar een inzamelpunt van afvalstoffen op het bedrijventerrein waar u zelf gevestigd bent, en dat alleen voor die bedrijven bedoeld is, waarbij tijdens het transport het terrein niet verlaten wordt of de kortste route genomen wordt. Het bedrijventerrein is officieel ruimtelijk bestemd als bedrijventerrein en bevindt zich niet in een zeehavengebied.
11. Het gaat om dierlijke afvalstoffen volgens het besluit dierlijke bijproducten en afgeleide producten.

De uitzonderingen op het gebruik van een identificatieformulier geldt met behoud van de verplichting van een afgiftebewijs (zie hieronder) bij afgifte van bedrijfsafvalstoffen. U moet voor deze transporten van afvalstoffen dus wel een afgiftebewijs ontvangen. 

Voor landsgrensoverschrijdende afvaltransporten voldoen andere documenten als identificatieformulier:

• Als verordening (EG) 1013/2006 van het Europees Parlement en de Raad van 14 juni 2006 betreffende de grensoverschrijdende overbrenging van afvalstoffen van toepassing is, gelden voor het vervoer van de afvalstoffen het vervoersdocument en de afschriften van het kennisgevingsdocument als identificatieformulier.
• Bij de overbrenging voor nuttige toepassing van de afvalstoffen, vermeld in bijlagen III, IIIA en IIIB van de verordening geldt het document, vermeld in bijlage VII van de verordening, als identificatieformulier.

Als dit papieren documenten zijn, is dit toegelaten omdat de Europese EVOA-verordening hoger in de wetgevingshiërarchie staat dan de Vlaamse wetgeving.

Voor gewestgrensoverschrijdende afvaltransporten is er een digitaal identificatieformulier nodig. Van zodra een deel van het transport door Vlaanderen gaat, dient het identificatieformulier digitaal te zijn.

Denk hierbij aan de ruiming van septische putten, vetputten of het reinigen van mazouttanks. 

Een identificatieformulier is NIET nodig wanneer u met een vrachtwagen op verschillende plaatsen de septische put gaat ledigen en/of putten reinigt en deze afvalstoffen van de verschillende locaties samen afvoert naar uw bedrijfsterrein of naar een verwerker. (cfr uitzondering 1 van Artikel 6.1.1.2 §1 van het VLAREMA).
Wanneer de ophaling is gespreid over meerdere dagen (waar bijvoorbeeld de vrachtwagen overnacht op het bedrijfsterrein en de volgende dag de ophaalronde wordt verdergezet) en de inhoud van de vrachtwagen is niet geledigd, dan blijft het over dezelfde ophaalronde gaan. Wordt de inhoud van de vrachtwagen tussendoor geledigd, dan eindigd de ophaalronde bij het ledigen van de vrachtwagen en start een nieuw afvaltransport bij het opnieuw laden van de afvalstoffen. 

Voor het rechtstreeks afvoeren van één locatie naar een verwerker, moet u voldoen aan drie voorwaarden om geen identificatieformulier nodig te hebben (cfr uitzondering 3 van Artikel 6.1.1.2 §1 van het VLAREMA):
(1) u bent een zelfstandige of een kleine onderneming met minder dan 10 werknemers en
(2) u bent zelf geen afvalstoffenverwerker (dus geen rubriek 2 vergunning) en
(3) u voert eigen afvalstoffen af*. 
Heeft u meer dan 10 werknemers, of bent u vergund voor op- en overslag, of bent u vergund als afvalverwerker, of voert u afvalstoffen van derden af, dan heeft u wel een identificatieformulier nodig voor dit transport. 

*Wat zijn eigen afvalstoffen? U bent afvalstoffenproducent van afvalstoffen die vrijkomen bij activiteiten die door u zijn uitgevoerd. Hieronder enkele voorbeelden. 

De inhoud van de septische put, zijn afvalstoffen van de eigenaar van de put. Om deze afvalstoffen van derden af te voeren heeft u een registratie als IHM nodig. Dit wordt ook niet als onderhoudsdienst gezien. 

Voor het reinigen van tanks ligt het wat ingewikkelder wie de afvalstoffenproducent is: 

• Als enkel de inhoud van een tank wordt geledigd en afgevoerd, dan zijn dit afvalstoffen van de eigenaar van de tank. 
• Als een tankcleaner enkel een lege tank spoelt, dan is de tankcleaner de afvalstoffenproducent van het afvalspoelwater.
• Als een tankcleaner eerst een tank ledigt (bijvoorbeeld een resterende fractie) en daarna spoelt, waarbij dit mengsel samen wordt afgevoerd, dan worden de afgevoerde afvalstoffen beschouwd als afvalstoffen van de eigenaar van de tank. 

Denk hierbij aan bedrijven die containers plaatsen bij bedrijven of particulieren en op een later tijdstip ophalen. Ook een ophaler van bijvoorbeeld oud ijzer valt hieronder.

Een identificatieformulier is NIET nodig voor een ophaalronde van niet-gevaarlijke afvalstoffen (uitz. 1 VLAREMA Artikel 6.1.1.2 §1), dus wanneer u tijdens eenzelfde rit op verschillende plaatsen niet-gevaarlijke afvalstoffen ophaalt met één transportmiddel/wagen en deze afvalstoffen samen afvoert naar uw bedrijfsterrein of naar een verwerker.

Wanneer u een afzetcontainer gaat ophalen en een andere afzetcontainer er achter hangt, geldt dit niet als een ophaalronde en is er WEL een identificatieformulier nodig. 

Wanneer er gevaarlijke bedrijfsafvalstoffen worden opgehaald in deze ophaalronde (bvb. accu’s, minerale oliën, toestellen die ozon bevatten zoals een koelkast) is er WEL een identificatieformulier nodig per adres voor iedere ophaling van gevaarlijke afvalstoffen. 

Wanneer de ophaalronde van niet-gevaarlijke afvalstoffen is gespreid over meerdere dagen (wanneer bijvoorbeeld de vrachtwagen overnacht op het bedrijfsterrein en de volgende dag de ophaalronde wordt verdergezet) en de inhoud van de vrachtwagen is tussendoor niet geledigd, dan valt dit onder eenzelfde afvaltransport. Voor deze ophaalronde is er GEEN identificatieformulier nodig. 
Wordt de vrachtwagen tussendoor geledigd, dan gaat het over meerdere afvaltransporten. Bekijk bij opslag op het bedrijfsterrein ook zeker of u hier een vergunning voor nodig hebt. Voor het transport van afvalstoffen opgeslagen op het bedrijfsterrein naar de verwerker heeft u WEL een identificatieformulier nodig. 

Als inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of -makelaar (IHM) vervoert u afvalstoffen van derden, en valt u dus niet onder de uitzondering van de zelfstandige of kleine ondernemer met minder dan tien werknemers (uitz. 3 VLAREMA Artikel 6.1.1.2 §1). 

Wanneer u niet onder één van de uitzonderingen valt, heeft u WEL een identificatieformulier nodig.
 

Bij een gemeente kunnen verschillende afvalstromen getransporteerd worden, waarvoor soms een uitzondering van toepassing is:

• Bij een ophaalronde van huishoudelijke afvalstoffen , met huishoudelijke afvalstoffen vergelijkbare bedrijfsafvalstoffen of niet-gevaarlijke bedrijfsafvalstoffen is er geen identificatieformulier nodig (denk aan ledigen van straatvuilnisbakjes); 
• De houder van afvalstoffen die in het kader van de terugnameplicht, de aanvaardingsplicht of een vrijwillige terugname de afvalstoffen terugbrengt naar zijn leverancier van soortgelijke goederen heeft geen identificatieformulier nodig (denk aan retourneren van AEEA).  
• Wanneer jullie niet-gevaarlijke afvalstoffen van een recyclagepark naar een inzamelpunt van afvalstoffen of naar een verwerkingsinrichting brengen;

Aangaande het al dan niet nodig zijn van een identificatieformulier werd door het VVSG een document opgemaakt waarin de verschillende pistes worden toegelicht. We verwijzen u dan ook door naar VVSG.

Denk hierbij aan een aannemer van grondwerken of afbraakwerken. Ook een aannemer die renovaties aan woningen of gebouwen uitvoert.
De aannemer produceert afvalstoffen bv opgegraven verontreinigde grond, steenpuin… 

• Er is GEEN identificatieformulier nodig voor het afvaltransport wanneer u een zelfstandige of een kleine onderneming bent met minder dan 10 werknemers en voor zover u zelf geen afvalstoffenverwerker bent (uitzondering 3 VLAREMA Artikel 6.1.1.2 §1).
  
  De grens van 10 werknemers is van toepassing op de hele onderneming en niet enkel op het personeel dat bouwwerken uitvoert.
• Bij renovaties kan het voorvallen dat u ter gelegenheid van levering van goederen de soortgelijke afgedankte goederen wegbrengt naar uw bedrijfsterrein of naar een inzamelpunt voor afgedankte goederen (uitzondering 5 VLAREMA Artikel 6.1.1.2 §1). In dit geval heeft u ook GEEN identificatieformulier nodig.
  
  Enkele voorbeelden:
  • Plaatser van schrijnwerk of glaswerk neemt oude ramen, vensters of deuren mee na levering en installatie van nieuwe producten;
  • Dakwerker neemt oude dakpannen en dakhout mee na levering en/of plaatsing van nieuwe producten; 
  • Het plaatsen van een nieuwe gasketel waarbij de oude ketel en de verpakkingen worden meegenomen.
     
• Indien u afvalstoffen terugbrengt naar de leverancier van soortgelijke goederen, heeft u ook GEEN identificatieformulier nodig (uitzondering 6 VLAREMA Artikel 6.1.1.2 §1). 
  Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn als fabrikanten van bouwmaterialen samen met de verkopers van bouwmaterialen, een systeem van vrijwillige inzameling zouden opzetten om de producten aan het einde van hun leven terug in te zamelen met het oog op recyclage, bijvoorbeeld isolatiematerialen, …
• Haalt u niet-gevaarlijke afvalstoffen op in één voertuig in een ophaalronde bij meerdere werven, heeft u ook GEEN identificatieformulier nodig (uitzondering 1 VLAREMA Artikel 6.1.1.2 §1).

• Grond die voldoet voor gebruik als bodem ikv VLAREBO is geen afval. Daarvoor is geen IDF en MATIS-melding nodig. 
  Meer concreet voor de verschillende grondcodes betekent dit het volgende:

  • Code 000: deze grond is nog niet onderzocht en valt dus onder het afvalstatuut (IDF en MATIS zijn nodig). Meestal gaat het hier om kleine hoeveelheden en kan je bijvoorbeeld onder de uitzondering vallen van de afvalproducent die geen avalverwerker is en die het afval zelf vervoert met minder dan 10 werknemers. Ook voor onderhoudswerken kleiner dan 1kubieke meter afval bestaat er een uitzondering.
  • Code 999: Deze grond is wel onderzocht maar niet geschikt voor gebruik onder VLAREBO en is dus steeds afval. Er is dus IDF en MATIS-melding nodig. Voor IDF kan eventueel een uitzondering van toepassing zijn.
  • Code 211: Deze grond is onderzocht en geschikt voor gebruik als bodem dus geen afval. IDF en MATIS-melding is niet nodig.
  • Code XY1: Deze grond is onderzocht en voldoet aan de voorwaarden voor bouwkundig bodemgebruik. Dit is dus geen afval. IDF en MATIS zijn niet nodig.

Wanneer u niet onder één van de uitzonderingen valt, heeft u WEL een identificatieformulier nodig.

Zie ook het document rond identificatieformulieren in de bouwsector op vraag van Bouwunie. 

Denk hierbij aan de schoorsteenveger of het onderhoud van de ketel. Door dit onderhoud kunnen er afvalstoffen ontstaan. 

Wanneer dit bedrijf de vrijgekomen afvalstoffen brengt naar het eigen bedrijfsterrein of een verwerkingsinrichting, dan is er GEEN identificatieformulier nodig. Het is in dat geval niet relevant hoeveel werknemers er zijn tewerkgesteld bij het onderhoudsbedrijf.

Bouw- en renovatiewerken worden niet als onderhoudsdienst gezien, zie hierboven bij ‘aannemer van werken’, tenzij het om zeer kleine renovaties gaat waarbij maximum 1 kubieke meter afval wordt meegenomen. 

Voor het vervoer van afvalstoffen die vrijkomen bij tuin- en groenonderhoud geldt de uitzondering 4 (de afvalstoffenproducent van afvalstoffen die zijn ontstaan uit verleende onderhoudsdiensten bij derden, die de afvalstoffen naar zijn bedrijfsterrein of naar een verwerkingsinrichting brengt). Hiervoor is er geen identificatieformulier nodig. 

Denk hierbij aan het ophalen van textiel of kledij, matrassen voor hergebruik, paletten voor hergebruik.

Wanneer enkel herbruikbare materialen worden opgehaald dan worden deze niet aanzien als een afvalstof en is er ook GEEN identificatieformulier voor nodig. 

Wanneer er een mix van herbruikbare materialen en afval wordt opgehaald (bijvoorbeeld bij een uithuiszetting of nog uit te sorteren textiel) dan wordt de combinatie als afval gezien. Hiervoor is er WEL een identificatieformulier nodig, tenzij de ophaling gebeurd via aan ophaalronde op verschillende adressen, dan is er GEEN identificatieformulier nodig. 

Voor de kringwinkels is er een apart document opgesteld, dat meer duiding geeft bij welke transporten al dan niet een identificatieformulier nodig is.