Kennisgevingsprocedure

Procedure voor gevaarlijke afvalstoffen ("oranje lijst") voor nuttige toepassing en verwijdering, niet-gevaarlijke afvalstoffen ("groene lijst") voor verwijdering en niet-genoemde afvalstoffen.

Een kennisgeving is een procedure waarbij een voorafgaande toestemming wordt gevraagd aan de bevoegde overheden van verzending, doorvoer en bestemming voor het overbrengen van afvalstoffen tussen verschillende landen.
De procedure, de termijnen en de modelformulieren zijn opgenomen in de Verordening 1013/2006.

De kennisgevingsprocedure is van toepassing bij het overbrengen van:

alle afvalstoffen tussen EU-lidstaten en/of EVA-landen (landen van de Europese Vrijhandelsassociatie) voor verwijdering
gevaarlijke, gemengde of niet-benoemde afvalstoffen tussen, van en naar EU-lidstaten en/of OESO-landen voor nuttige toepassing
niet-gevaarlijke, niet-gemengde afvalstoffen van en naar EU-lidstaten en derde landen, raadpleeg hiervoor de “landenlijst” opgenomen in de Verordening 1418/2007
voor ongesorteerd afval is steeds de procedure en artikelen voor 'verwijdering' van toepassing - dus kennisgeving - ook al is de verwerking nuttige toepassing en gaat het om niet-gevaarlijk afval.

Met het EVOA-webloket van de OVAM kan u een kennisgevingsdossier voor grensoverschrijdende afvaltransporten met vertrek in het Vlaams Gewest indienen.

Kennisgevingsdossier indienen

Toegang tot het EVOA-webloket

STAP 1: Registreren in de gebruiksbeheerstoepassing (dit moet u eenmalig doen)
U heeft enkel toegang tot het EVOA-webloket nadat u een eenmalige registratie heeft gedaan in de gebruiksbeheerstoepassing van de Vlaamse overheid. De registratie van uw onderneming doet u door:

contact op te nemen met het gratis nummer 1700 (vanuit het buitenland +32 2 553 1700),
of de instructiefilms te bekijken en uit te voeren,
of volgende 4 stappen uit te voeren.

De OVAM kan u hier niet verder bij helpen aangezien de rechten niet bij OVAM geregeld worden.

Wanneer u wilt optreden voor een onderneming, moet u een digitaal mandaat (= nodige rechten) krijgen van deze onderneming. Deze onderneming moet u hiervoor de nodige rechten geven in de gebruikersbeheerstoepassingen.

STAP 2: De aanvraag en indienen in het EVOA-webloket van OVAM
De aanvraag dient u in bij de autoriteit van het land van verzending. Wanneer de onderneming de nodige rechten aan u heeft toegewezen, kan u aanloggen in het EVOA-webloket. Om met de EVOA-toepassing te werken, gebruikt u best een recente versie van Google Chrome als webbrowser.

Het EVOA-webloket genereert het kennisgevingsdocument en vervoersdocument. Daar krijgt het dossier ook een uniek volgnummer. U kan het kennisgevingsdossier voorbereiden, indienen en verder opvolgen.

Wat is het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid?

De Vlaamse overheid biedt een online platform aan dat u toelaat om te bepalen wie namens uw onderneming of organisatie toegang heeft tot een online toepassing en wat die persoon in die toepassing voor uw onderneming of organisatie mag doen. U kan voor een groot aantal toepassingen de gebruikers- en hun toegangsrechten op één plaats beheren. Dit online platform is het gebruiksbeheer van de Vlaamse overheid.

Vooraleer u aan de slag kunt in het gebruikersbeheer moet u een en ander in orde brengen. Via het nummer 1700 (vanuit het buitenland +32 2 553 1700) kan u hierover meer informatie bekomen.

Daarna heeft u toegang tot een groot aantal toepassingen van de Vlaamse overheid om de informatie die voor u van belang is te bekomen of om te voldoen aan uw verplichtingen.

Hoe een kennisgeving indienen?

Het kennisgevingsdossier wordt bij de bevoegde overheid van verzending ingediend. Voor het Vlaams Gewest is dat de OVAM. Een dossier indienen gebeurt bij de OVAM volledig digitaal via het EVOA-webloket of kan uitzonderlijk per post verzonden worden (bijvoorbeeld als toegang tot het EVOA-webloket niet mogelijk is) aan:

OVAM
Team Dossierbeheer
Stationsstraat 110
2800 Mechelen
België

Voordat u een dossier per post wenst samen te stellen en op te sturen, gelieve eerst contact op te nemen met Team Dossierbeheer, zie contactgegevens onderaan deze pagina.

Waaruit bestaat een kennisgevingsdossier?

Een kennisgevingsdossier bevat een:

Documenttype	Toelichting Verplichte bijlagen zijn in het EVOA-webloket aangeduid met een asterisk
kennisgevingsdocument*	- Verplichte bijlage. - Als u gebruik maakt van het EVOA-webloket, wordt het kennisgevingsdocument automatisch gegenereerd op basis van de informatie die u invult. - Onderaan de pagina vindt u een blanco kennisgevings- en vervoersdocument als u een dossier op papier wil indienen.
vervoersdocument*	- Verplichte bijlage. - Als u gebruik maakt van het EVOA-webloket, wordt het kennisgevingsdocument automatisch gegenereerd op basis van de informatie die u invult. - U moet dit niet ondertekenen als u het kennisgevingsdossier indient.
waarborg*	- Verplichte bijlage. - Voor een specifieke waarborg van bepaalde duur ontvangt de OVAM het origineel van de financiële instelling per post of via e-mail. Een kopie van de waarborg wordt opgeladen bij de bijlage 'Waarborg' in het EVOA-webloket. - Voor een algemene waarborg van onbepaalde duur wordt een kopie van de waarborg opgeladen bij de bijlage 'Waarborg' in het EVOA-webloket. - Onderaan de pagina vindt u enkele voorbeelden van waarborgen.
aanbiedingsbrief	- Niet verplichte bijlage. - In dit document kan u vermelden dat u een vorig dossier wil verlengen. - Zie vak 1 bij de bijlage 'Aanbiedingsbrief' in het EVOA-webloket.
contract*	- Verplichte bijlage. - Zie vak 1 bij de bijlage 'Contract' in het EVOA-webloket. - Onderaan de pagina vindt u enkele voorbeelden van contracten.
machtiging of mandaat	- Niet verplichte bijlage. - Een machtiging is nodig als de kennisgever niet zelf het dossier indient. - Een mandaat is nodig als de kennisgever niet de producent is. - Zie vak 1 bij de bijlage 'Machtigingen en mandaten' in het EVOA-webloket - Onderaan de pagina vindt u enkele voorbeelden.
vervoerders	- Niet verplichte bijlage. - Bewijs van registratie en verzekeringen van de vervoerders in betrokken landen toevoegen. - Zie vak 8 bij de bijlage 'Bewijs van registratie vervoerder(s)' in het EVOA-webloket.
productieproces*	- Verplichte bijlage. - Gegevens van de producent(en) en een beschrijving over de herkomst van de afvalstoffen. - Zie vak 9 bij de bijlage 'Productieproces' in het EVOA-webloket.
vergunning van de verwerker*	- Verplichte bijlage. - Bewijs van de vergunning van de verwerker toevoegen. Zie vak 10 bij de bijlage 'Bewijs van vergunning' in het EVOA-webloket. - Indien van toepassing, ook de beslissing van de vooraf goedgekeurde inrichting van de verwerker toevoegen. Zie vak 10 bij de bijlage 'PAF-vergunning' in het EVOA-webloket.
verwerkingsproces*	- Verplichte bijlage. - Gegevens over de verwerkingsinrichting en een beschrijving over het verwerkingsproces. Zie vak 11 bij de bijlage 'Verwerkingsproces' in het EVOA-webloket. - Bij nuttige toepassing (R-code) verplicht de restwaarde na nuttige toepassing meedelen. Zie vak 11 bij de bijlage 'Restwaarde na nuttige toepassing' in het EVOA-webloket.
R&D codes*	- Verplicht. - Lijst van Europese codes voor nuttige toepassing (R) en verwijderingshandelingen (D) van afvalstoffen. - Zie vak 11 in het EVOA-webloket.
analyse afval	- Niet verplichte bijlage. - De analyse bevat minstens informatie over de samenstelling van het afval en de massabalans. - De analyse mag niet ouder zijn dan een (1) jaar. - De chemische analyse moet eenduidig te herleiden zijn aan de afvalstoffen. - Zie vak 12 bij de bijlage 'Analyse afval' in het EVOA-webloket.
eural afvalstoffenlijst*	- Verplicht. - De beschrijving van de afvalstoffen, met de code van de Europese afvalstoffenlijst. - Zie vak 14 bij 'EG-afvalstoffenlijst (Eural).
routebeschrijving*	- Verplichte bijlage. - Een stapsgewijze omschrijving van de route te beginnen bij het adres van de producent (vak 9) tot aan het adres van de verwerker (vak 10). - Zie vak 15 bij de bijlage 'Routebeschrijving' in het EVOA-webloket.
douanekantoor	- Niet verplichte bijlage. - Informatie over het douanekantoor bij het binnenkomen of verlaten van de Europese Gemeenschap. - Zie 'Overige bijlagen' in het EVOA-webloket.
overige bijlagen	- Niet verplichte bijlage. - Indien u nog extra informatie wil geven over het dossier dat u in bovenstaande vakken niet heeft kunnen meedelen. - Zie 'Overige bijlagen' in het EVOA-webloket.

Voor welke periode kan een kennisgeving worden aangevraagd?

De toestemming voor een kennisgeving voor nuttige toepassing of verwijdering bedraagt maximaal één kalenderjaar. Voorbeeld: van 15/04/2022 tot 14/04/2023.

Wanneer de verwerkingsinrichting beschikt over het statuut van een vooraf goedgekeurde inrichting, kan een toestemming worden verleend voor maximaal 3 jaar. De verwerkingsinrichting in het land van bestemming moet deze goedkeuring bij zijn overheid aanvragen. Het bewijs van deze voorafgaande goedkeuring maakt deel uit van het kennisgevingdossier.

Hoeveel bedraagt de dossierkost?

Voor kennisgevingsdossiers geldt een variabele dossierkost. Dit is een administratieve kost per kennisgevingsdossier.

Variabele dossierkost

€400 voor digitale uitvoerdossiers
€550 voor papieren uitvoerdossiers
€550 voor alle invoerdossiers

Een digitaal dossier is een dossier dat u via het EVOA-webloket van de OVAM indient. Een papieren dossier is een dossier dat ons op een andere manier (e-mail, klassieke post) bereikt.

U kan transportmeldingen digitaal in het EVOA-webloket doen. Als u bij het indienen van een kennisgeving aangeeft dat alle transportmeldingen van die kennisgeving digitaal zullen gebeuren, krijgt u €200 korting op uw dossierkost.

De OVAM stuurt een betaalopdracht voor het betalen van de €200 korting die voorzien was als blijkt dat niet alle transportmeldingen digitaal zijn gedaan.
Zolang die betaling niet is uitgevoerd, ontvangt u geen besluit van andere kennisgevingen meer van de OVAM.

Betalingsuitnodiging

U krijgt een betalingsuitnodiging met een betaalreferentie op het moment dat u een kennisgeving indient in het EVOA-webloket of op het moment dat uw dossier de OVAM op een andere manier bereikt.

De OVAM aanvaardt enkel betalingen:

van het juiste bedrag
met de juiste betaalreferentie
die op het juiste rekeningnummer zijn gestort

De OVAM weigert alle betalingen die niet aan bovenstaande voorwaarden voldoen.

Voorafbetalingen worden niet aanvaard.

Lees duidelijk de e-mail met de betaalopdracht.

De waarborg

De waarborg dekt de vervoerskosten, de kosten van nuttige toepassing of verwijdering en een eventuele opslagkost voor 90 dagen.

De OVAM kan de waarborg aanspreken wanneer blijkt dat de verwerking van de afvalstoffen uitblijft.

De waarborg is geldig gedurende de hele periode van de voorziene overbrenging en de periode van verwerking.

De OVAM hanteert volgende formule om de hoogte van een specifieke bankgarantie te bepalen:

totale geplande hoeveelheid (tonnage – vak 5)
x € 2 (met een minimum van € 1.200)
x 4 (indien gevaarlijke afvalstof, EURAL-code met sterretje – vak 14)
x 2 (indien uitvoer naar of invoer uit een land dat geen deel uitmaakt van de EU. Voor IJsland, Liechtenstein, Noorwegen en Zwitserland is de berekening van EU-landen van toepassing. Een bijkomende vermenigvuldiging met factor 2 is dan niet nodig.)

Bij uitvoer naar een vooraf goedgekeurde inrichting voor nuttige toepassing (PAF), mag u het bedrag delen door het aantal jaren van de aangevraagde overbrengingsperiode (vak 6).

Op vraag van de kennisgever/waarborgsteller geeft de OVAM de waarborg vrij na afloop van de toegestane periode van overbrenging en na controle van ontvangst van alle verwerkingsattesten. De vrijgave gebeurt via het EVOA-webloket in de module Bankgaranties door op de blauwe knop 'Vrijgave vragen' te klikken.

Wat is een hoefijzertransport?

Transporten die in hetzelfde land/regio vertrekken en aankomen zijn hoefijzertransporten. Ook hier is een kennisgeving voor nodig als dit het geval zou zijn voor transporten naar een ander land.
Aanvragen en transporten die in een ander land vertrekken en aankomen met een route door België/Vlaanderen doet u in het land van vertrek. Voor dit type van transporten is geen waarborg nodig. De verplichting om deze transporten te melden blijft wel van toepassing.

Grensoverschrijdende afvaltransporten na goedkeuring kennisgeving

Wanneer kunnen grensoverschrijdende afvaltransporten starten?

Pas als u toestemming van alle betrokkenen autoriteiten heeft ontvangen, kunt u het afval over de grens transporteren.

Het land van verzending informeert alle andere landen die u op het kennisgevingsdocument heeft aangegeven in vak 15. Het land van bestemming stuurt een ontvangstbevestiging.

De bevoegde autoriteiten in de landen van doorvoer kunnen binnen 30 dagen na afgifte van de ontvangstbevestiging bezwaar maken. Doen zij dit niet binnen 30 dagen, dan wordt dit gezien als een stilzwijgende toestemming.

Welke transportmeldingen bestaan er?

Volgende transportmeldingen moeten gedaan worden bij alle in de kennisgeving betrokken autoriteiten:

Melding vertrek: ten laatste 3 werkdagen voor vertrek.
Annulatie: melden op moment dat bekend is dat transport niet doorgaat.
Nieuw volgnummer gebruiken in geval van wijziging transportdatum. Een reeds gebruikt volgnummer opnieuw gebruiken voor een ander transport is niet mogelijk.
Melding ontvangst: binnen de 3 dagen na ontvangst bij de verwerker.
Een (gedeeltelijke) weigering van het transport onmiddellijk melden bij de betrokken autoriteiten en goedkeuring afwachten voor terugzending.
Melding verwerking: ten laatste 30 dagen na verwerking. Verwerking moet voltooid zijn binnen het jaar.

Hoe meld ik afvaltransporten bij de OVAM?

Voor de OVAM kan dit op volgende manieren:

via e-mail naar s hipment@ovam.be
via het EVOA-webloket in de module Transportmeldingen.
via een xml conform de standaardprocedure die de minister heeft bepaald, zie het document 'Standaardprocedure digitale transportmeldingen' onderaan de pagina.

De transportmeldingen moeten gedaan worden bij alle in de kennisgeving betrokken autoriteiten.

Bestaat er een korting voor digitale transportmeldingen?

Voor elk kennisgevingsdossier waarvan alle transportmeldingen digitaal gaan gebeuren, ontvangt u €200 korting op de dossierkost.
Als u een kennisgeving indient via het EVOA-webloket van de OVAM, kan u de korting daar aanvragen. Het document 'Standaardprocedure digitale transportmeldingen' onderaan de pagina geeft u meer informatie over de digitale transportmeldingen.

Voor kennisgevingsdossiers die niet in het EVOA-webloket worden ingediend, vermeldt u in een extra bijlage of in de aanbiedingsbrief dat alle transportmeldingen digitaal zullen gebeuren.

De OVAM stuurt een betaalopdracht voor het betalen van de €200 korting die voorzien was als blijkt dat niet alle transportmeldingen digitaal zijn gedaan.

Welke documenten vergezellen de afvalstoffen tijdens het grensoverschrijdend transport?

De vervoerder beschikt tijdens het transport over:

de goedkeuringen van de betrokken autoriteiten
het vervoersdocument.

Algemene informatie

Waar vind ik informatie over andere autoriteiten?

Bij de uitvoering van de EVOA zijn veel partijen betrokken. Op de website van de Europese Commissie vindt u een overzicht met alle bevoegde autoriteiten van EU-lidstaten. Op de website van het Verdrag van Bazel vindt u een overzicht met de bevoegde autoriteiten onder het Verdrag van Bazel.

Wallonië
SPW - Agriculture, Ressources naturelles et Environnement
Département du Sol et des Déchets
Avenue Prince de Liège, 15
B-5100 NAMUR
Tel. +32 (0) 81 33 65 75
E. fabien.piron@spw.wallonie.be
http://environnement.wallonie.be/

Brussel
Leefmilieu Brussel
Havenlaan 86C/ 3000
B-1000 BRUSSEL
Tel. +32 2 775 7511
E. cvannieuwenhove@leefmilieu.brussels
https://leefmilieu.brussels/

IVC (doorvoer door België)
Gaucheretstraat 92-94
C-1030 BRUSSEL
Tel. +32 2 209 03 64
E. a.vanpoucke@ivcie.be
https://www.ivcie.be/belgische-doorvoerautoriteit/

Waar vind ik een publieke lijst met kennisgevingen van het Vlaams Gewest?

De lijst kan u hier onderaan terugvinden bij de publieke lijsten.

Kan ik een kennisgeving na toestemming wijzigen?

Ja, maar enkel voor beperkte administratieve wijzigingen.

Een vervoerder toevoegen kan uitzonderlijk. De OVAM kan het toevoegen van een vervoerder weigeren, bijvoorbeeld als er voor dezelfde kennisgeving eerder al meermaals een vervoerder is toegevoegd, de kennisgeving al een uitgebreide lijst van vervoerders bevat of er gevraagd wordt om een uitgebreide lijst nieuwe vervoerders toe te voegen.

Andere vragen voor wijziging bekijkt de OVAM van geval tot geval.

De goedgekeurde termijn aanpassen kan enkel als bij de aanvraag niet de maximum termijn werd aangevraagd (dus 1 jaar of 3 jaar als de bestemming een vooraf goedgekeurde inrichting is) en in het (aangepaste) contract en (in geval voor uitvoer) in de (aangepaste) waarborg een termijn staat die gelinkt is aan de termijn van de kennisgeving.

Alle betrokken autoriteiten (uitvoer, doorvoer en invoer) moeten akkoord zijn. De gevraagde wijziging is pas van toepassing na akkoord van alle autoriteiten.