Kennisgevingsdossier indienen

Documenttype

Toelichting              

kennisgevingsdocument  

- Bevat basisinfo over de grensoverschrijdende transporten (afvalstoffen, betrokken partijen, route en verwerking).
- Vakken 1 tot en met 17 zijn verplicht in te vullen.
- Als u gebruik maakt van het EVOA-webloket, wordt het kennisgevingsdocument automatisch gegenereerd op basis van de informatie die u invult.
- Onderaan de pagina vindt u een blanco kennisgevings- en vervoersdocument als u een dossier op papier wil indienen. 

vervoersdocument

- Een genummerd kopie vergezelt elk transport.
- Vakken 1, 2, 3, 4, 9, 10, 11, 12, 13 en 14 zijn verplicht in te vullen bij het indienen van een kennisgevingsdossier. Alle andere vakken vult u pas in bij de melding van het transport.
- Het EVOA-webloket maakt dit document automatisch aan.
- U mag het vervoersdocument nog niet ondertekenen als u het kennisgevingsdossier indient. 

waarborg

- Voor een specifieke waarborg van bepaalde duur ontvangt de OVAM het origineel van de financiële instelling per post of via e-mail. Een kopie van de waarborg wordt opgeladen bij de bijlage 'Waarborg' in het EVOA-webloket. 
- Voor een algemene waarborg van onbepaalde duur wordt een kopie van de waarborg opgeladen bij de bijlage 'Waarborg' in het EVOA-webloket. 
- Onderaan de pagina vindt u enkele voorbeelden van waarborgen. 

aanbiedingsbrief

In dit document kan u vermelden dat u een vorig dossier wil verlengen of de contactpersonen/e-mailadressen die gecontacteerd moeten worden tijdens de dossierbehandeling. 

contract

- Bijlage om de verantwoordelijkheid van de partijen te bepalen tijdens de overbrenging, de verwerking van de afvalstoffen en de eventuele terugname door de kennisgever.
- De gegevens van de kennisgever en de ontvanger in het contract moeten exact overeenkomen de gegevens in vak 1 en vak 2 van het kennisgevingsdocument.
- Het contract is door beide partijen ondertekend.
- Onderaan de pagina vindt u enkele voorbeelden van contracten.

machtiging of mandaat     

- Een machtiging is nodig als de kennisgever niet zelf het dossier indient.
- Een mandaat is nodig als de kennisgever niet de producent is. 
- Zie vak 1 bij de bijlage 'Machtigingen en mandaten' in het EVOA-webloket.
- Onderaan de pagina vindt u enkele voorbeelden. 

vervoerders

Bewijs van registratie en verzekeringen van de vervoerders in betrokken landen toevoegen. 

productieproces

Gegevens van de producent(en) en een beschrijving over de herkomst van de afvalstoffen.

vergunning van de verwerker

Bewijs van de (omgevings)vergunning van de verwerker toevoegen.

verwerkingsproces

Gegevens over de verwerkingsinrichting en een beschrijving over het verwerkingsproces.

R&D codes

Lijst van Europese codes voor nuttige toepassing (R) en verwijderingshandelingen (D) van afvalstoffen.

analyse afval

- De analyse bevat minstens informatie over de samenstelling van het afval en de massabalans. 
- De analyse mag niet ouder zijn dan een (1) jaar. 
- De chemische analyse moet eenduidig te herleiden zijn aan de afvalstoffen. 

eural afvalstoffenlijst

De beschrijving van de afvalstoffen, met de code van de Europese afvalstoffenlijst. 

routebeschrijving

Een stapsgewijze omschrijving van de route te beginnen bij het adres van de producent (vak 9) tot aan het adres van de verwerker (vak 10). Eventuele doorvoerlanden moeten ook vermeld worden op de documenten en de routebeschrijving.

douanekantoor 

Informatie over het douanekantoor bij het binnenkomen of verlaten van de Europese Gemeenschap. 

overige bijlagen

Indien u nog extra informatie wil geven over het dossier dat u in bovenstaande vakken niet heeft kunnen meedelen. 

U bent kennisgever als u afvalstoffen wilt overbrengen vanuit het Vlaamse Gewest naar een ander land en u hiervoor een goedkeuring nodig heeft van alle bevoegde autoriteiten. 
De kennisgever is één van volgende personen of instanties in de aangegeven volgorde:

• de eerste producent;
• de vergunde nieuwe producent;
• een bevoegde inzamelaar;
• een geregistreerd handelaar;
• een geregistreerd makelaar;
• de houder (alleen in geval 1 t/m 5 onmogelijk is). 

Als kennisgever vermeldt u het BTW-nummer, de volledige naam van het bedrijf (inclusief rechtsvorm), het adres en de gegevens van de contactpersoon.

Aanbiedingsbrief, contract*, machtiging en/of mandaat 

De ontvanger is de persoon of instantie onder de rechtsmacht van het land van bestemming naar wie of naar waar de afvalstoffen voor nuttige toepassing of verwijdering worden overgebracht. 

U vult de gevraagde gegevens van de ontvanger in. Als registratienummer vult u niet het BTW-nummer in, maar gebruikt u een registratienummer uit het land van bestemming. Voor bijvoorbeeld uitvoer naar Nederland vult u het KVK- of het VIHB-nummer in. 

In vak 3 komt het kennisgevingsnummer dat door de autoriteit is toegekend. 

In vak 3A vermeldt u of het om een eenmalige overbrenging (1 transport) gaat of om meerdere overbrengingen. 

In vak 3B duidt u aan of het om een verwijdering gaat of om een nuttige toepassing.

Bij nuttige toepassing duidt u in vak 3C aan of de verwerking plaatsvindt in een vooraf goedgekeurde inrichting (PAF). Deze inrichting moet vergund zijn voor de over te brengen afvalstof en deze vergunning moet geldig zijn voor de gehele looptijd van de kennisgeving. In geval van verwijdering kan het nooit gaan om een vooraf goedgekeurde inrichting en moet u in VAK 3C altijd nee aan duiden. 

De periode waarbinnen het transport of de transporten zullen plaatsvinden. De toestemming voor een kennisgeving voor nuttige toepassing of verwijdering bedraagt maximaal één kalenderjaar. Voorbeeld: van 15/01/2024 tot 14/01/2025. 

Wanneer de verwerkingsinrichting beschikt over het statuut van een vooraf goedgekeurde inrichting (PAF), is een toestemming mogelijk tot maximum 3 jaar. De verwerkingsinrichting in het land van bestemming moet deze goedkeuring bij zijn autoriteit aanvragen. Het bewijs van deze voorafgaande goedkeuring maakt deel uit van het kennisgevingdossier.

In vak 8 vult u de geplande vervoerswijze in aan de hand van de codes op de achterzijde van het kennisgevingsdocument. U kan meerdere vervoerswijzen aanduiden in het webloket. Uw route gaat bijvoorbeeld eerst over het land, vervolgens over zee en dan weer over het land. Dan geeft u R-S-R aan. 

Daarnaast vult u ook de gevraagde gegevens in over de geplande geregistreerde vervoerders. Indien u niet via het webloket werkt en er meerdere vervoerders zijn, moet u deze in bijlage toe voegen. 

In vak 9 vult u de gevraagde gegevens in van de producent. Indien de producent verschilt van de kennisgever uit vak 1, moet de producent ook het kennisgevingsdocument ondertekenen of voegt u een mandaat toe als bijlage. 

Als de afvalstoffen zijn ontstaan door inzameling en u geeft ook de kennisgever uit vak 1 aan als producent, moet u in de bijlage vermelden bij welke producenten de afvalstoffen zijn ingezameld. 

Onderaan vak 9 vult u de locatie waarop en proces waarbij de afvalstoffen zijn ontstaan, in. 

In vak 10 vult u de gevraagde gegevens in van de verwerker en duidt u aan of het gaat om een verwijderingsinrichting of om een inrichting voor nuttige toepassing. 

Bij voorlopige verwijdering (D13, D14 of D15) of voorlopige nuttige toepassing (R12 of R13) vult u in vak 10 de gegevens in van de verwerker die de voorlopige handeling doet en bij ‘feitelijke locatie van verwijdering/nuttige toepassing’ de locatie van de eindverwerker. Zijn er meerdere eindverwerkers dan vermeldt u in een bijlage hun gegevens (naam, adres, btw-nummer).
In een bijlage komt ook welke afvalstof de eindverwerker(s) verwerkt(verwerken) en de wijze waarop (verwerkingscode en proces).

In vak 11 geeft u de verwerkingswijze van de afvalstoffen aan, door deze in te vullen aan de hand van een R-/D-code. Deze codes vindt u op de achterkant van het kennisgevingsformulier. Daarnaast geeft u ook een korte beschrijving van de gebruikte technologie en de reden voor uitvoer. 

De bijlage ‘restwaarde na nuttige toepassing’ voegt u enkel toe bij nuttige toepassing (R-code). Hierin beantwoordt u volgende vragen:

1. de geplande methode van verwijdering van het restafval na de nuttige toepassing;
2. de hoeveelheid nuttig toegepast materiaal in verhouding tot het restafval en het niet nuttig toepasbare afval; 
3. de geschatte waarde van het nuttig toegepast materiaal; 
4. de kosten van de nuttige toepassing en de kosten van de verwijdering van het restafval.  

• regel a) het betreffende land;
• regel b) het codenummer van de autoriteit. Het EVOA-webloket geeft deze code automatisch bij het selecteren van de autoriteit;
• regel c) de grensovergang waar de afvalstoffen het land verlaten of binnenkomen. 

Dit vak is enkel van toepassing voor transporten buiten de Europese Gemeenschap.  

Bij invoer in de EU vult u bij ‘Binnenkomst’ het douanekantoor van inklaring van de afvalstoffen in.

Bij uitvoer uit de EU noteert u bij ‘Uitgang’ het douanekantoor waar de afvalstoffen de Europese Gemeenschap verlaten en bij ‘Uitvoer’ het douanekantoor van uitklaring van de afvalstoffen in. 

In vak 17 vult u de naam en voornaam in van de bevoegde vertegenwoordiger die het document ondertekent en de datum van ondertekening. Wanneer kennisgever (vak 1) en producent (vak 9) gelijk zijn, tekent alleen de kennisgever het document. 

Indien deze verschillen, tekenen zowel kennisgever als producent het document, tenzij de producent een mandaat geeft aan de kennisgever om het document in zijn naam te onderteken. 

Bij het indienen van de kennisgeving via het webloket wordt vak 17 automatisch ingevuld via de digitale handtekening. 

Hier vult u het aantal bijlagen in die zijn toegevoegd aan het kennisgevingsdossier. In het EVOA-webloket gebeurt dit automatisch en is vak 18 niet zichtbaar.  

*Verplichte bijlagen zijn in het EVOA-webloket aangeduid met een asterisk*