Kennisgevingsdossier indienen

De kennisgevingsprocedure betekent dat er goedkeuring nodig is vooraleer transporten mogelijk zijn. De kennisgevingsprocedure bestaat uit verschillende stappen: 

• Voorbereiding van het kennisgevingsdossier: De kennisgever verzamelt informatie over de afvalstoffen, zoals de aard en samenstelling, hoeveelheden, verpakking, transportmiddel, verwerking en herkomst. 
• Indienen van het kennisgevingsdossier: Het ingevulde kennisgevingsdossier wordt ingediend bij de bevoegde autoriteit van het land van verzending. 
• Beoordeling: De bevoegde autoriteiten van de landen van verzending, doorvoer en bestemming beoordelen de aanvraag en kunnen aanvullende informatie vragen of wijzigingen doorvoeren. 
• Transport en verwerking: Er is een meldingsplicht om transporten bij alle bevoegde autoriteiten te melden. 

Om toegang te krijgen tot het EVOA-webloket moet u de volgende stappen volgen: 

• Registreer uzelf in de gebruiksbeheerstoepassing van de Vlaamse overheid. De OVAM regelt deze rechten niet en kan u niet verder helpen bij dit registratieproces.
• Als u namens een onderneming handelt, moet de onderneming u een digitaal mandaat verlenen. Dit betekent dat zij u de nodige rechten moeten toewijzen in de gebruiksbeheerstoepassing. 
• Hou er rekening mee dat deze rechten tijdelijk zijn. Als u een foutmelding ontvangt dat u niet langer de rechten hebt om in te loggen in het EVOA-webloket, moet u uw rechten vernieuwen in de gebruiksbeheerstoepassing. Bij problemen met de gebruiksbeheerstoepassing kan u contact opnemen met de Vlaamse infolijn 1700 voor ondersteuning. 

De OVAM is als Vlaamse autoriteit bevoegd voor uitvoer van Vlaams afval naar het buitenland en voor invoer van buitenlands afval naar het Vlaamse Gewest. U kan op twee manieren een kennisgevingsdossier indienen:

1. Gebruik het EVOA-webloket: U dient het kennisgevingsdossier volledig digitaal in via het EVOA-webloket van de OVAM. Het webloket begeleidt u stap voor stap bij het invullen van het kennisgevingsdossier. Zorg ervoor dat u een recentere versie van Google Chrome of Microsoft Edge als webbrowser gebruikt om met het webloket te werken. In het webloket kan u het kennisgevingsdossier voorbereiden, indienen en opvolgen. Volg de instructies en vul alle vereiste gegevens in om het dossier correct samen te stellen.
2. Indienen op papier: In uitzonderlijke gevallen, wanneer toegang tot het EVOA-webloket niet mogelijk is, kan u een kennisgevingsdossier op papier indienen. Voordat u een dossier op papier wenst in te dienen, gelieve eerst contact op te nemen met Team Dossierbeheer, zie de contactgegevens onderaan deze pagina. 

De OVAM behandelt verschillende soorten kennisgevingsdossiers: 

1. Uitvoer uit het Vlaamse Gewest: Dit soort dossier dient de kennisgever in bij de OVAM. Het kennisgevingsdossier heeft een BE-nummer. 
2. Invoer in het Vlaamse Gewest: Dit soort dossier dient de kennisgever in bij de autoriteit in het land van herkomst. Deze autoriteit stuurt het door naar de andere bevoegde autoriteiten. 
3. Invoerdossier met BE-nummer: Dit specifieke soort kennisgevingsdossier dient de kennisgever in bij de OVAM als de autoriteit van het land van verzending geen kennisgevingsnummer aflevert of als het grensoverschrijdend transport voor de OVAM met een kennisgevingsdossier moet en voor het land van verzending niet. 
   Let op: De kennisgever zorgt er zelf voor dat het dossier bij de andere bevoegde autoriteiten terecht komt. 
4. Hoefijzertransport: Dit is een specifiek soort grensoverschrijdend transport van afvalstoffen die in hetzelfde land/regio vertrekken en aankomen, bijvoorbeeld transporten van het Vlaamse Gewest die via Nederland terug aankomen in het Vlaamse Gewest. Bij het indienen van een hoefijzerdossier: 
   - vermeldt u in vak 11 en vak 12 van het kennisgevingsdocument dat het om een 'hoefijzertransport' gaat; 
   - betaalt u een dossierkost, maar is geen bankgarantie nodig; 
   - bent u ook verplicht om de transporten te melden bij de bevoegde autoriteiten. 

Een kennisgevingsdossier bevat een:

Zie hiervoor ook bijlage IC en bijlage II van de Verordening

De OVAM vraagt een dossierkost voor het behandelen van uw dossier. De dossierkost varieert naargelang het type dossier. 

Variabele dossierkost

• 400 euro voor digitale uitvoerdossiers. Een digitaal dossier is een kennisgevingsdossier dat u via het EVOA-webloket  van de OVAM indient; 
• 550 euro voor papieren uitvoerdossiers. Een papieren dossier is een kennisgevingsdossier dat niet in het EVOA-webloket is ingediend; 
• 550 euro voor alle invoerdossiers; 
• 400 euro voor hoefijzertransporten. 

Verlaagde dossierkost

U ontvangt een korting van 200 euro op de dossierkosten voor elk kennisgevingsdossier waarvan alle transportmeldingen digitaal gebeuren. Dit betekent dat u alle transportmeldingen van vertrek, ontvangst, verwerking en annulatie digitaal registreert in het EVOA-webloket of via een xml-bestand. Hou er rekening mee dat het webloket de transportmeldingen niet doorstuurt naar de andere bevoegde autoriteiten. De korting van 200 euro vraagt de kennisgever aan bij het indienen van een kennisgevingsdossier in het EVOA-webloket. Bij een verlaagde dossierkost moet u ook een volmacht voor het digtaal indienen van de transportmeldingen in het EVOA-webloket toevoegen bij het dossier. 
Vermeld in de aanbiedingsbrief dat alle transportmeldingen digitaal zullen gebeuren als u het dossier niet in het webloket maar op papier indient. 

Opgepast: Wanneer niet alle transportmeldingen digitaal gebeuren via het EVOA-webloket, stuurt de OVAM een extra betaalopdracht van 200 euro. Dit is het verschil tussen de standaard dossierkost en de verlaagde dossierkost. In afwachting van de betaling van deze extra dossierkost ontvangt u geen besluiten meer voor andere kennisgevingen. 

Betalingsuitnodiging

U krijgt een betalingsuitnodiging met een betaalreferentie op het moment dat u een kennisgeving indient in het EVOA-webloket of bij invoer in het Vlaams Gewest op het moment dat de OVAM het dossier ontvangt van de autoriteit van het land van verzending. 

De OVAM aanvaardt enkel betalingen:

• van het juiste bedrag; 
• met de juiste betaalreferentie; 
• die op het juiste rekeningnummer zijn gestort.

De OVAM weigert alle betalingen die niet aan bovenstaande voorwaarden voldoen. Voorafbetalingen zijn niet mogelijk. Lees de e-mail met de betaalopdracht zorgvuldig en volg de instructies nauwgezet op. 

Als u een verlaagde dossierkost van 200 euro aanvraagt bij het indienen van een kennisgevingsdossier moet u aan volgende voorwaarden voldoen: 

• U heeft een volmacht voor het digitaal indienen van de transportmeldingen in het EVOA-webloket en voegt die toe aan het dossier. Deze volmacht is nodig omdat u in de plaats van de buitenlandse ontvanger/kennisgever de transportmeldingen bij de OVAM zal indienen. Een template van deze volmacht vindt u onderaan deze pagina bij 'Downloads'. 
• U zorgt er voor dat u ALLE transportmeldingen digitaal indient bij de OVAM. Als kennisgever zorgt u er dus voor dat - naast de meldingen van vertrek en annulatie - ook de meldingen van ontvangst en verwerking digitaal via het webloket worden ingediend. De verwerker blijft wel verantwoordelijk om de melding van ontvangst en verwerking door te sturen naar de andere betrokken autoriteiten. Als ontvanger zorgt u er dus voor dat - naast de meldingen van ontvangst en verwerking - ook de meldingen van vertrek en annulatie digitaal via het webloket worden ingediend. De kennisgever blijft wel verantwoordelijk om de melding van vertrek en annulatie door te sturen naar de andere betrokken autoriteiten. 

De handleiding over de werking van het EVOA-webloket bevat een instructie over hoe u transportmeldingen digitaal kan registreren in de module 'Transportmeldingen'. De handleiding vindt u onderaan deze pagina bij 'Downloads'. 

Een bankgarantie zorgt voor een financiële garantie tijdens de overbrenging van afvalstoffen en dekt zowel de vervoerskosten, de kosten van nuttige toepassing of verwijdering en eventuele opslagkosten voor 90 dagen. De OVAM kan de bankgarantie aanspreken als blijkt dat de verwerking van de afvalstoffen niet plaatsvindt. 

Specifieke of algemene bankgarantie

Bij een financiële instelling kan u een specifieke of algemene bankgarantie aanvragen. Beide garanties verschillen in hun toepassingsgebied en geldigheidsduur. 

• Een specifieke bankgarantie is gekoppeld aan één specifieke kennisgeving en vermeldt het kennisgevingsnummer. Deze garantie is geldig tot één jaar na het verstrijken van de einddatum.  
• Een algemene bankgarantie omvat meerdere kennisgevingen en vermeldt geen kennisgevingsnummer. Deze garantie is geldig voor onbepaalde duur.  

Opgelet, de OVAM aanvaardt voor EVOA geen bankgaranties van de Deposito- en consignatiekas van de Federale Overheidsdienst Financiën. 

Formule

Om de hoogte van de garantie te bepalen, hanteert de OVAM volgende formule:

totale geplande hoeveelheid (tonnage – vak 5)
x 2 euro (met een minimum bedrag van 1200 euro)
en
x 4 (indien gevaarlijke afvalstof, EURAL-code met sterretje – vak 14)
en
x 2 (indien uitvoer naar of invoer uit een land dat geen deel uitmaakt van de EU. Voor IJsland, Liechtenstein, Noorwegen en Zwitserland is de berekening van EU-landen van toepassing. Een bijkomende vermenigvuldiging met factor 2 is dan niet nodig.)

Bij uitvoer naar een verwerker met het statuut van een vooraf goedgekeurde inrichting voor nuttige toepassing (PAF), mag u de tonnage eerst delen door het aantal jaren van de aangevraagde overbrengingsperiode (vak 6). 

Vrijgave

Als alle transporten zijn uitgevoerd en alle transportmeldingen in orde zijn gebracht, dan doet u de aanvraag voor de vrijgave van de bankgarantie via het EVOA-webloket. Ga hiervoor naar de module ‘Bankgaranties’. U krijgt een overzicht van de kennisgevingsdossiers waarvoor een bankgarantie is gesteld. Klik op de bankgarantie waarvan u de vrijgave aanvraagt. Bovenaan verschijnt een blauwe knop 'Vraag vrijgave aan'.
De OVAM geeft de bankgarantie niet vrij op eigen initiatief wanneer de periode voorbij is. 

De OVAM ontvangt een kennisgevingsdossier en neemt dit in behandeling volgens het principe 'first in, first out' (FIFO). Het eerst ontvangen dossier nemen we als eerste in behandeling. 

Kennisgevingsdossier voor uitvoer uit het Vlaamse Gewest

• De OVAM controleert het dossier op volledigheid en kijkt na of het dossier is ingevuld volgens de wettelijke vereisten en of alle bijlagen aanwezig zijn. Indien nodig vraagt de OVAM bijkomende administratieve informatie aan de kennisgever.
• Als aan alle vereisten zijn voldaan, stuurt de OVAM het dossier door naar alle andere bevoegde autoriteiten. Hierna gebeurt een inhoudelijke controle van het dossier waarbij de OVAM de technische aspecten, de milieu-impact en naleving van de regelgeving beoordeelt. Indien nodig stelt de OVAM bijkomende inhoudelijke vragen. 
• De OVAM moet een besluit nemen 30 kalenderdagen na de ontvangstbevestiging van de bevoegde autoriteit van bestemming. Bij een vooraf goedgekeurde inrichting (PAF) heeft de OVAM 7 werkdagen de tijd. 

Kennisgevingsdossier voor invoer in het Vlaamse Gewest

• De OVAM controleert het dossier op volledigheid en kijkt na of het dossier is ingevuld volgens de wettelijke vereisten en of alle bijlagen aanwezig zijn. Indien nodig vraagt de OVAM bijkomende administratieve informatie aan de kennisgever.
• Als aan alle vereisten zijn voldaan, stuurt de OVAM de ontvangstsbevestiging. Hierna gebeurt een inhoudelijke controle van het dossier waarbij de OVAM de technische aspecten, de milieu-impact en naleving van de regelgeving beoordeelt. Indien nodig stelt de OVAM bijkomende inhoudelijke vragen. 
• Na de ontvangstbevestiging heeft de OVAM 30 kalenderdagen de tijd om een besluit te nemen. Bij een vooraf goedgekeurde inrichting (PAF) heeft de OVAM 7 werkdagen de tijd. 

Er veel partijen betrokken bij een kennisgevingsdossier van grensoverschrijdend afvaltransport:

• Europese Commissie: Op de website van de Europese Commissie vindt u een overzicht met alle bevoegde autoriteiten van de EU-lidstaten.
• Verdrag van Bazel: Op de website van het Verdrag van Bazel vindt u een overzicht met de bevoegde autoriteiten onder het Verdrag van Bazel.