Procedure Bijlage VII-document

De procedure van algemene informatieverplichting (Bijlage VII) wordt in de nieuwe Verordening beschreven onder artikel 18.  De Europese Commissie heeft bevestigd dat de verplichte digitale verwerking van Bijlage VII‑documenten via DIWASS wordt uitgesteld tot en met 31 december 2026. OVAM kiest ervoor om voor deze procedure gebruik te maken van het loket van het Europese Centrale Systeem ( DIWASS GUI). 

Daarnaast zijn er een aantal praktische aandachtspunten:

• Indien de opdrachtgever niet de producent is, moet de producent Bijlage VII ook authenticeren. 
• Er worden termijnen vastgelegd voor het indienen van een Bijlage VII. 
• Er moet een contract worden opgesteld tussen de betrokken partijen. 
• Zowel de voorlopige handelingen en waar deze gebeuren als de daaropvolgende handelingen, inclusief de verwerkers, worden vermeld op Bijlage VII. 
• Kopieën van een Bijlage VII moeten minstens 3 jaar bewaard worden door alle betrokken partijen. 

De Europese Commissie heeft bevestigd dat de verplichte digitale verwerking van Bijlage VII‑documenten via DIWASS wordt uitgesteld tot en met 31 december 2026. Dit uitstel geldt uitsluitend voor de digitalisering van Bijlage VII. Alle andere bepalingen van de nieuwe EVOA‑Verordening treden wel in werking vanaf 21 mei 2026.

Wat geldt er tijdens de overgangsperiode?
De overgangsperiode loopt van 21 mei 2026 tot en met 31 december 2026. In deze periode geldt het volgende:

• In de meeste lidstaten worden Bijlage VII‑documenten nog op papier ingevuld. Deze documenten moeten niet worden ingediend bij de bevoegde autoriteiten.
• Indiening van Bijlage VII via DIWASS is tijdens deze periode niet vereist, noch door bedrijven, noch door bevoegde autoriteiten.
• In lidstaten waar vandaag al een nationaal elektronisch systeem wordt gebruikt om Bijlage VII‑documenten in te dienen bij de bevoegde autoriteiten, mag dat systeem tijdens de overgangsperiode verder worden gebruikt. Ook in dat geval is geen indiening via DIWASS vereist.
• Overbrengingen waarvoor Bijlage VII verplicht is, moeten altijd vergezeld zijn van een correct ingevuld Bijlage VII‑document, opgesteld volgens het model in de bijlage bij Verordening (EU) 2024/1157.
• Het niet indienen van Bijlage VII‑documenten in DIWASS vóór 1 januari 2027 mag niet leiden tot sancties voor de kennisgever of de opdrachtgever.

Kan DIWASS al vrijwillig worden gebruikt?
Ja. Vrijwillig gebruik van DIWASS is mogelijk tijdens de overgangsperiode.

• Bedrijven kunnen DIWASS gebruiken om een Bijlage VII‑document digitaal op te maken.
• Het document kan via DIWASS worden gegenereerd en als PDF worden gedownload.
• Andere betrokken actoren kunnen hun verplichtingen op het document:
  • ofwel digitaal invullen in DIWASS,
  • ofwel invullen op de papieren versie van het document.

Vanaf wanneer is digitalisering verplicht?
Vanaf 1 januari 2027 wordt de digitale verwerking van Bijlage VII‑documenten via DIWASS verplicht, conform Verordening (EU) 2024/1157.

Een Bijlage VII-document gebruikt u voor het overbrengen van groene lijst-afvalstoffen voor nuttige toepassing, zoals vastgelegd in de Verordening (EU) 2024/1157. Dit document gebruikt u voor alle grensoverschrijdende transporten waar geen voorafgaande goedkeuring van de bevoegde autoriteiten nodig is. Het Bijlage VII-document bevat informatie zoals: 

• de identiteit en adressen van de verzender, vervoerder en ontvanger
• een beschrijving van de afvalstoffen
• de hoeveelheid en het transportmiddel 
• de route van het transport
• informatie over de verwerking en de finale bestemming van de afvalstoffen 

Voor elk transport onder Bijlage VII moet er voor vertrek een juridisch bindend contract bestaand tussen opdrachtgever en ontvanger. 

Dit contract moet:

• De terugnameplicht regelen bij een mislukte verwerking of illegale overbrenging.
• Opslag voorzien indien nodig. 
• Het contract vermeldt minstens de opdrachtgever, ontvanger en verwerker, identiteit van de betrokken personen, beschrijving van de afvalstoffen, afvalstoffencodes, hoeveelheid afvalstoffen, nuttige toepassing en de geldigheidsduur. 
• Ondertekend worden door de opdrachtgever en de ontvanger. Indien de ontvanger niet de verwerker is van de afvalstoffen tekent de verwerker ook het contract. 

Het contract moet niet fysiek aanwezig zijn tijdens het transport, maar moet beschikbaar zijn voor controle. 

De Europese Commissie heeft bevestigd dat de verplichte digitale verwerking van Bijlage VII-documenten via DIWASS wordt uitgesteld tot en met 31 december 2026. Dit uitstel geldt uitsluitend voor de digitalisering van Bijlage VII. Alle andere bepalingen voor de nieuwe EVOA-verordening treden wel in werking vanaf 21 mei 2026. De procedure van algemene informatieverplichting (Bijlage VII) wordt in de nieuwe Verordening beschreven onder Art. 18.

• Melding vertrek: een bijlage VII moet ten laatste 2 werkdagen voor vertrek gemeld worden. Informatie over de (geschatte) hoeveelheid afvalstoffen (tonnage), de vervoerder(s) en, indien van toepassing, het containeridentificatienummer, mag echter uiterlijk vóór de aanvang van de overbrenging worden verstrekt.
• Melding ontvangst: de ontvanger bevestigt binnen 2 werkdagen na ontvangst
• Melding verwerking: de verwerker bevestigt de voltooiing van de nuttige toepassing binnen 30 dagen na uitvoering, en ik elk geval uiterlijk één jaar na de ontvangst van de afvalstoffen. 

De meldingen gebeuren in het loket van het Europese centrale systeem (DIWASS GUI). 

• Melding vertrek: de opdrachtgever voor de overbrenging 
• Melding ontvangst: de locatie van nuttige toepassing of het laboratorium
• Melding verwerking: de locatie van nuttige toepassing of het laboratorium

Als het transport buiten de EU plaatsvindt en de locatie van nuttige toepassing of het labo geen toegang heeft tot het loket van het Europese centrale systeem (DIWASS GUI), dan is de opdrachtgever verplicht om ook de ontvangst en verwerking via DIWASS GUI te melden. 

Elke vervoerder die bij een transport betrokken is moet het Bijlage VII-document ook ondertekenen (authenticeren). Dit doet u rechtstreeks via DIWASS GUI of via software dat aangesloten is op DIWASS. 
Vanaf 2029 kan u als vervoerder ook gebruik maken van het eFTI-platform dat via API zal communiceren met DIWASS. 

Tijdens het vervoer van de afvalstoffen is de Bijlage VII digitaal beschikbaar. Indien de Bijlage VII niet digitaal voorhanden kan zijn, zorgt de opdrachtgever er voor dat het document fysiek aanwezig is, op voorwaarde dat de informatie exact overeenkomt met het digitale document. Elke wijziging op het papieren document zal dus ook in het Europese centrale systeem (DIWASS GUI) moeten worden aangepast.  

Het contract moet niet aanwezig zijn, maar kan wel opgevraagd worden. 

De opdrachtgever sluit voorafgaand aan het transport een juridisch bindend contract af met de ontvanger voor de nuttige toepassing van deze afvalstoffen. Dit geldt niet voor afvalstoffen die bestemd zijn voor laboratoriumanalyse. 

• Melding vertrek: een bijlage VII moet ten laatste 2 werkdagen voor vertrek gemeld worden. Informatie over de (geschatte) hoeveelheid afvalstoffen (tonnage), de vervoerder(s) en, indien van toepassing, het containeridentificatienummer, mag echter uiterlijk vóór de aanvang van de overbrenging worden verstrekt. De melding gebeurt in het loket van het Europese centrale systeem (DIWASS GUI). 
• Bijlage VII-document: Tijdens het vervoer van de afvalstoffen is de Bijlage VII digitaal beschikbaar. Indien de Bijlage VII niet digitaal voorhanden kan zijn, zorgt de opdrachtgever er voor dat het document fysiek aanwezig is, op voorwaarde dat de informatie exact overeenkomt met het digitale document. Elke wijziging op het papieren document zal dus ook in het Europese centrale systeem (DIWASS GUI) moeten worden aangepast.  
• Juridisch bindend contract: Het contract moet niet aanwezig zijn, maar kan wel opgevraagd worden. 
• Registratie vervoerders in DIWASS: Elke vervoerder die bij een transport betrokken is moet het Bijlage VII-document ook ondertekenen (authenticeren). Dit doet u rechtstreeks via DIWASS GUI of via software dat aangesloten is op DIWASS. 
  Vanaf 2029 kan u als vervoerder ook gebruik maken van het eFTI-platform dat via API zal communiceren met DIWASS. 

Voor het grensoverschrijdende transport van afvalstoffen bepaalt de Verordening (EU) 2024/1157 dat de finale bestemming duidelijk moet zijn. Verder bepaalt het VLAREMA (het Vlaams reglement betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen) dat het Bijlage VII-document geldt als identificatieformulier, om zo niet beide documenten nodig te hebben voor het deel van het transport op Belgisch grondgebied. 

Gaat het afval dus naar een inrichting waar het een voorlopige behandeling zal ondergaan, dan moet u op dat document ook vermelden waar het afval definitief verwerkt zal worden met vermelding van de verwerkingscode. Dat doet u door op het Bijlage VII-document bij code R12 en R13 de finale bestemming en verwerkingswijze van de afvalstoffen te noteren. Of u kunt verwijzen naar de bijgevoegde informatie over de finale verwerking van de afvalstoffen. 

Is bij de aanvang van het transport de definitieve verwerking die als nuttige toepassing in aanmerking komt niet bekend, dan gaat het om een verwijdering. En dat transport is enkel toegelaten na voorafgaande goedkeuring van de betrokken autoriteiten. Dat is de zogenaamde kennisgevingsprocedure. 

Het kan ook zijn dat de finale bestemming nog niet bekend is door bijvoorbeeld de huidige marktomstandigheden. In dat geval kunt u een lijst van vergunde bestemmingen toevoegen. Die lijst bevat die bestemmingen die in aanmerking komen als finale bestemming van de afvalstoffen na voorlopige behandeling én waarvoor u al de nodige overeenkomsten afgesloten hebt. 

Tijdens het vervoer van de afvalstoffen is de Bijlage VII digitaal beschikbaar. Indien de Bijlage VII niet digitaal voorhanden kan zijn, zorgt de opdrachtgever er voor dat het document fysiek aanwezig is, op voorwaarde dat de informatie exact overeenkomt met het digitale document. Elke wijziging op het papieren document zal dus ook in het Europese centrale systeem (DIWASS GUI) moeten worden aangepast.  

Het contract hoeft tijdens het transport niet fysiek aanwezig zijn, maar het moet wel op elk moment opvraagbaar zijn. De bevoegde autoriteiten kunnen tijdens het transport controles uitvoeren en verzoeken om inzage van een Bijlage VII-document. Ze kunnen ook een afschrift van het contract opvragen bij de opdrachtgever of ontvanger. 

• Melding ontvangst: de ontvanger bevestigt binnen 2 werkdagen na ontvangst
• Melding verwerking: de verwerker bevestigt de voltooiing van de nuttige toepassing binnen 30 dagen na uitvoering, en ik elk geval uiterlijk één jaar na de ontvangst van de afvalstoffen. 

De meldingen gebeuren in het loket van het Europese centrale systeem (DIWASS GUI). 

Het Bijlage VII-document moet minimaal drie jaar bewaard worden, gerekend vanaf het begin van de overbrenging. Deze verplichting geldt zowel voor de opdrachtgever, de ontvanger, als de inrichting voor nuttige toepassing of het laboratorium dat de afvalstoffen ontvangt. Het is mogelijk dat de opdrachtgever geen volledig ondertekend Bijlage VII-document heeft, omdat er geen vereiste is om een ondertekend document naar de opdrachtgever terug te sturen.  

De Europese Commissie heeft bevestigd dat de verplichte digitale verwerking van Bijlage VII-documenten via DIWASS wordt uitgesteld tot en met 31 december 2026. Dit uitstel geldt uitsluitend voor de digitalisering van Bijlage VII. Alle andere bepalingen voor de nieuwe EVOA-verordening treden wel in werking vanaf 21 mei 2026. De procedure van algemene informatieverplichting (Bijlage VII) wordt in de nieuwe Verordening beschreven onder Art. 18.

Tot 1 januari 2027 moet u een Bijlage VII-document niet melden, vanaf 1 januari 2027 als de digitalisering verplicht wordt, moeten u de meldingen wel in DIWASS plaatsen.

Indien de Bijlage VII niet digitaal voorhanden kan zijn, zorgt de opdrachtgever er voor dat het document fysiek aanwezig is, op voorwaarde dat de informatie exact overeenkomt met het digitale document. Elke wijziging op het papieren document zal dus ook in het Europese centrale systeem (DIWASS GUI) moeten worden aangepast.

De Europese Verordening betreffende de overbrenging van afvalstoffen (EVOA) bepaalt de regels voor transporten van afvalstoffen naar, uit, door en binnen Europa. Elke EU-lidstaat moet de nodige maatregelen treffen om te zorgen dat de afvaltransporten voldoen aan de EVOA. Een lidstaat mag zelf kiezen welke instrumenten en sancties zij daarvoor gebruikt. De EU-lidstaten werken hierbij samen en bundelen hun krachten om illegale internationale afvaltransporten te voorkomen. 

De afdeling Handhaving van het departement Omgeving zal toezicht houden op de naleving in Vlaanderen.