Kennisgevingsprocedure volgens oude Verordening (EG) 1013/2006

Grensoverschrijdende afvaltransporten kunnen pas starten nadat u toestemming heeft ontvangen van alle bevoegde autoriteiten. De toestemming is een bevestiging dat alle betrokken partijen (landen van verzending, doorvoer en bestemming) akkoord zijn met de voorgestelde transport- en verwerkingsmethoden. Bij een toestemming ontvangt u van elke bevoegde autoriteit een kennisgevingsdocument ondertekend in vak 20 én een schriftelijke toestemming (beslissing). Deze toestemming moet u van elke bevoegde autoriteit ontvangen voordat de transporten mogen starten. 

Autoriteiten bevoegd voor doorvoer kunnen ook een stilzwijgende toestemming geven. Deze toestemming treedt in werking 30 kalenderdagen na afgifte van de ontvangstbevestiging van de autoriteit van bestemming.  Als de verwerker de status van vooraf goedgekeurde inrichting (PAF) heeft, wordt de stilzwijgende toestemming binnen 7 werkdagen na ontvangstbevestiging van kracht. 

U mag transporten uitvoeren tot en met de laatste geldigheidsdatum die is goedgekeurd in vak 20 van het kennisgevingsdocument. Tot en met deze datum kan u een melding van vertrek indienen voor een transport. 

Voorbeeld: Staat in vak 20 de datum 30 april 2027, dan mag u uiterlijk op 30 april 2027 een melding van vertrek indienen. Na deze datum zijn geen nieuwe meldingen van vertrek meer toegestaan onder deze kennisgeving. Controleer daarom steeds de einddatum vermeld in vak 20 van de goedgekeurde kennisgeving. 

Voor een kennisgevingsdossier voor grensoverschrijdende afvaltransporten is er een meldingsplicht om volgende transportmeldingen bij alle bevoegde autoriteiten te melden.

• Melding van vertrek: U dient deze melding ten laatste 3 werkdagen voor het vertrek van het afvaltransport in. Deze melding informeert de bevoegde autoriteiten over de datum en de voorgenomen transportroute. U vult vakken 2, 5, 6, 8 en 15 van het vervoersdocument in.
• Annulatie: Als een voorgemeld transport niet doorgaat, meldt u dit zodra bekend is dat het transport niet doorgaat. Bij een wijziging van de transportdatum annuleert u het transportnummer. Het transport op de nieuwe datum krijgt een nieuw volgnummer. Het is niet toegestaan om een al gebruikt volgnummer opnieuw te gebruiken voor een ander transport. Een annulatie meldt u door het vervoersdocument in te dienen met een grote schuine streep en de tekst ‘annulatie’ of ‘ingetrokken’. 
• Melding van ontvangst: Uiterlijk 3 dagen na ontvangst van het afval bij de verwerker moet u dit melden. Deze melding geeft aan dat het afval veilig is aangekomen op de plaats van verwerking. U vult vak 18 van het vervoersdocument in. 
• Melding van verwerking: Uiterlijk 30 dagen na de verwerking van het afval moet u dit melden. De verwerking moet binnen het jaar na ontvangst zijn voltooid. U vult vak 19 van het vervoersdocument in. 

Als de verwerker het transport (gedeeltelijk) weigert, bent u verplicht om dit onmiddellijk te melden bij de bevoegde autoriteiten. De terugzending mag pas vertrekken na goedkeuring voor terugzending van alle bevoegde autoriteiten.

Voor OVAM kan u transportmeldingen op de volgende manieren indienen: 

• Via e-mail: stuur de ingevulde vervoersdocumenten per e-mail naar shipment@ovam.be. Een OVAM-medewerker registreert de meldingen in de databank. 
• Via het EVOA-webloket: Gebruik de module 'Transportmeldingen'. Het webloket stuurt deze meldingen niet automatisch door naar de andere bevoegde autoriteiten. 
• Via een XML-bestand: Dien de transportmeldingen in volgens de standaardprocedure die de minister heeft vastgelegd. 

U moet de transportmeldingen altijd indienen bij alle bevoegde autoriteiten. 

Tijdens het transport beschikt de vervoerder over:

• het vervoersdocument
• de kennisgevingsdocumenten, ondertekend in vak 20 door de bevoegde autoriteiten
• de schriftelijke toestemming van de bevoegde autoriteiten

Voerde u alle transporten binnen het kennisgevingsdossier uit? Volg dan deze stappen: 

• Controleer de transportmeldingen: Ga na of u alle meldingen correct hebt ingediend bij de bevoegde autoriteiten van verzending, doorvoer en bestemming, én bij de ontvanger of kennisgever. Het gaat om de meldingen van vertrek, ontvangst en verwerking. Ging een transport niet door? Meld dan ook de annulatie. k
• Vraag de vrijgave van de bankgarantie aan via het EVOA-webloket als OVAM een bankgarantie heeft opgelegd. 
• Bewaar alle documenten: De kennisgever, de ontvanger en de verwerker bewaren alle documenten uit het kennisgevingsdossier minstens 3 jaar, te rekenen vanaf de start van de overbrenging. 

Vraag de vrijgave via het EVOA-webloket zodra: 

• alle transporten zijn uitgevoerd
• alle transportmeldingen in orde zijn

Dien de aanvraag voor een vrijgave in via het EVOA-webloket: 

• ga naar de module 'Bankgaranties'
• selecteer de betrokken bankgarantie
• klik op 'Vraag vrijgave aan'

OVAM geeft de bankgarantie niet automatisch vrij na afloop van de geldigheidsperiode. Vrijgave gebeurt uitsluitend op aanvraag. 

Voor een kennisgevingsdossier zijn uitzonderlijk beperkte administratieve wijzigingen mogelijk na toestemming. Bij elke wijziging moeten alle bevoegde autoriteiten (uitvoer, doorvoer en invoer) akkoord gaan voordat de gevraagde wijziging van kracht is. Mogelijke wijzigingen zijn: 

• Toevoegen van een vervoerder. 
• Aanpassen van de goedgekeurde termijn: dit is alleen mogelijk als bij de oorspronkelijke aanvraag niet de maximale termijn werd aangevraagd. Dit betekent 1 jaar voor een standaard kennisgevingsdossier en 3 jaar als de verwerker een vooraf goedgekeurde inrichting (PAF) is. De nieuwe termijn van het kennisgevingsdossier moet ook worden aangepast in het contract en de bankgarantie. 
• Andere wijzigingsverzoeken: OVAM bekijkt elk ander wijzigingsverzoek afzonderlijk en beoordeelt of de aanvraag binnen de geldende regelgeving en procedures valt.

Een aanvraag voor een wijziging doet u via e-mail naar inuit@ovam.be. 

Zowel de kennisgever, de ontvanger als de verwerker bewaren alle documenten uit het kennisgevingsdossier en alle documenten over het dossier die verzonden zijn door de bevoegde autoriteiten gedurende minstens 3 jaar, te rekenen vanaf de aanvang van de overbrenging. 

Er veel partijen betrokken bij een kennisgevingsdossier van grensoverschrijdend afvaltransport:

• Europese Commissie: Op de website van de Europese Commissie vindt u een overzicht met alle bevoegde autoriteiten van de EU-lidstaten.
• Verdrag van Bazel: Op de website van het Verdrag van Bazel vindt u een overzicht met de bevoegde autoriteiten onder het Verdrag van Bazel.

U kan hier een publieke lijst raadplegen van de kennisgevingsdossiers die OVAM behandelt. U vindt de 'lijst kennisgevingen (EVOA)' onderaan de webpagina bij de publieke lijsten. Deze lijst bevat informatie over kennisgevingsdossiers die geldig waren op het moment van publicatie of recent zijn geweigerd.