Kennisgevingsdossier na goedkeuring

Pas als u toestemming van alle bevoegde autoriteiten heeft ontvangen, kan u het afval over de grens transporteren.

Voor een kennisgevingsdossier voor grensoverschrijdende afvaltransporten is er een meldingsplicht om volgende transportmeldingen bij alle bevoegde autoriteiten te melden.

• Melding van vertrek: Ten laatste 3 werkdagen voor het vertrek van het afvaltransport. Deze melding informeert de bevoegde autoriteiten over de datum en de voorgenomen transportroute. U vult bij de melding van vertrek vakken 2, 5, 6 en 15 van het vervoersdocument in.
• Annulatie: Meld een annulatie van een voorgemeld transport zodra het bekend is dat het transport niet doorgaat. Als er een wijziging is van transportdatum, annuleert u dit transportnummer. Het transport op de nieuwe datum krijgt een nieuw volgnummer. Het is niet toegestaan om een al gebruikt volgnummer opnieuw te gebruiken voor een ander transport. Een annulatie kan u melden door het vervoersdocument in te dienen met een grote schuine streep en de tekst ‘annulatie’ of ‘ingetrokken’. 
• Melding van ontvangst: Uiterlijk 3 dagen na ontvangst van het afval bij de verwerker. Deze melding geeft aan dat het afval veilig is aangekomen op de plaats van verwerking. Bij de melding van ontvangst vult u vak 18 van het vervoersdocument in. 
• Melding van verwerking: Uiterlijk 30 dagen na de verwerking van het afval. De verwerking moet binnen het jaar na ontvangst zijn voltooid. Bij de melding van verwerking vult u vak 19 van het vervoersdocument in. 

Wanneer de verwerker het transport (gedeeltelijk) weigert, dan is het verplicht om dit ook onmiddellijk te melden bij de bevoegde autoriteiten. De terugzending mag pas vertrekken na goedkeuring voor terugzending van alle bevoegde autoriteiten.

Voor de OVAM kan dit op volgende manieren:

• Via e-mail naar shipment@ovam.be. U verzendt de ingevulde vervoersdocumenten per e-mail, waarna een OVAM-medewerker de transportmeldingen registreert in de databank;
• Via het EVOA-webloket in de module 'Transportmeldingen'. Het webloket stuurt deze niet door naar de andere bevoegde autoriteiten;
• Via een xml conform de standaardprocedure die de minister heeft bepaald.  

De transportmeldingen moet u melden bij alle bevoegde autoriteiten. 

De vervoerder beschikt tijdens het transport over:

• de goedkeuringen van de betrokken autoriteiten
• het vervoersdocument.

Voor een kennisgevingsdossier zijn uitzonderlijk beperkte administratieve wijzigingen mogelijk. Bij elke wijziging moeten alle bevoegde autoriteiten (uitvoer, doorvoer en invoer) akkoord gaan voordat de gevraagde wijziging van kracht is. Mogelijke wijzigingen zijn: 

• Toevoegen van een vervoerder. 
• Aanpassen van de goedgekeurde termijn: het aanpassen van de goedgekeurde termijn is alleen mogelijk als bij de oorspronkelijke aanvraag niet de maximale termijn werd aangevraagd. Dit betekent 1 jaar voor een standaard kennisgevingsdossier en 3 jaar als de verwerker een vooraf goedgekeurde inrichting (PAF) is. De nieuwe termijn van het kennisgevingsdossier moet ook aangepast in het contract en de bankgarantie. 
• Andere wijzigingsverzoeken: de OVAM bekijkt elk ander wijzigingsverzoek afzonderlijk en beoordeelt of de aanvraag binnen de geldende regelgeving en procedures valt.

Zowel de kennisgever, de ontvanger als de verwerker bewaren alle documenten uit het kennisgevingsdossier en alle documenten over het dossier die verzonden zijn door de bevoegde autoriteiten gedurende minstens 3 jaar, te rekenen vanaf de aanvang van de overbrenging. 

Een publieke lijst van door de OVAM behandelde kennisgevingsdossiers kan u hier  raadplegen. U kan de 'lijst kennisgevingen (EVOA)' onderaan de webpagina terugvinden bij de publieke lijsten. Het gaat om een lijst van kennisgevingsdossiers geldig op het moment van publicatie van de lijst of recent geweigerde dossier.