Kennisgevingsdossier na goedkeuring

Grensoverschrijdende afvaltransporten kunnen pas starten nadat u toestemming heeft ontvangen van alle bevoegde autoriteiten. De toestemming is een bevestiging dat alle betrokken partijen (landen van verzending, doorvoer en bestemming) akkoord zijn met de voorgestelde transport- en verwerkingsmethoden. Bij een toestemming ontvangt u van elke bevoegde autoriteit een kennisgevingsdocument ondertekend in vak 20 én een schriftelijke toestemming (beslissing). Deze toestemming moet u van elke bevoegde autoriteit ontvangen voordat de transporten mogen starten. 

Autoriteiten bevoegd voor doorvoer kunnen ook een stilzwijgende toestemming geven. Deze toestemming treedt in werking 30 kalenderdagen na afgifte van de ontvangstbevestiging van de autoriteit van bestemming.  Als de verwerker de status van vooraf goedgekeurde inrichting (PAF) heeft, wordt de stilzwijgende toestemming binnen 7 werkdagen na ontvangstbevestiging van kracht. 

Voor een kennisgevingsdossier voor grensoverschrijdende afvaltransporten is er een meldingsplicht om volgende transportmeldingen bij alle bevoegde autoriteiten te melden.

• Melding van vertrek: U dient deze melding ten laatste 3 werkdagen voor het vertrek van het afvaltransport in. Deze melding informeert de bevoegde autoriteiten over de datum en de voorgenomen transportroute. U vult vakken 2, 5, 6 en 15 van het vervoersdocument in.
• Annulatie: Als een voorgemeld transport niet doorgaat, meldt u dit zodra bekend is dat het transport niet doorgaat. Bij een wijziging van de transportdatum annuleert u het transportnummer. Het transport op de nieuwe datum krijgt een nieuw volgnummer. Het is niet toegestaan om een al gebruikt volgnummer opnieuw te gebruiken voor een ander transport. Een annulatie meldt u door het vervoersdocument in te dienen met een grote schuine streep en de tekst ‘annulatie’ of ‘ingetrokken’. 
• Melding van ontvangst: Uiterlijk 3 dagen na ontvangst van het afval bij de verwerker moet u dit melden. Deze melding geeft aan dat het afval veilig is aangekomen op de plaats van verwerking. U vult vak 18 van het vervoersdocument in. 
• Melding van verwerking: Uiterlijk 30 dagen na de verwerking van het afval moet u dit melden. De verwerking moet binnen het jaar na ontvangst zijn voltooid. U vult vak 19 van het vervoersdocument in. 

Als de verwerker het transport (gedeeltelijk) weigert, bent u verplicht om dit onmiddellijk te melden bij de bevoegde autoriteiten. De terugzending mag pas vertrekken na goedkeuring voor terugzending van alle bevoegde autoriteiten.

Voor de OVAM kan dit op volgende manieren:

• Via e-mail: Stuur de ingevulde vervoersdocumenten per e-mail naar shipment@ovam.be. Een OVAM-medewerker registreert de transportmeldingen in de databank;
• Via het EVOA-webloket: Gebruik de module 'Transportmeldingen' in het webloket. Het webloket stuurt deze meldingen niet door naar de andere bevoegde autoriteiten;
• Via een XML-bestand conform de standaardprocedure die door de minister is bepaald. 

De transportmeldingen moet u melden bij alle bevoegde autoriteiten. 

Als u een verlaagde dossierkost van 200 euro aanvraagt bij het indienen van een kennisgevingsdossier moet u aan volgende voorwaarden voldoen: 

• U heeft een volmacht voor het digitaal indienen van de transportmeldingen in het EVOA-webloket en voegt die toe aan het dossier. Deze volmacht is nodig omdat u in de plaats van de buitenlandse ontvanger/kennisgever de transportmeldingen bij de OVAM zal indienen. Een template van deze volmacht vindt u onder 'Downloads' op onze webpagina. 
• U zorgt er voor dat u ALLE transportmeldingen digitaal indient bij de OVAM. Als kennisgever zorgt u er dus voor dat - naast de meldingen van vertrek en annulatie - ook de meldingen van ontvangst en verwerking digitaal via het webloket worden ingediend. De verwerker blijft wel verantwoordelijk om de melding van ontvangst en verwerking door te sturen naar de andere betrokken autoriteiten. Als ontvanger zorgt u er dus voor dat - naast de meldingen van ontvangst en verwerking - ook de meldingen van vertrek en annulatie digitaal via het webloket worden ingediend. De kennisgever blijft wel verantwoordelijk om de melding van vertrek en annulatie door te sturen naar de andere betrokken autoriteiten. 

De handleiding over de werking van het EVOA-webloket bevat een gedetailleerde instructie over hoe u transportmeldingen digitaal kan registreren in de module 'Transportmeldingen'. De handleiding vindt u onderaan deze pagina bij 'Downloads'. 

Tijdens het transport beschikt de vervoerder over:

• het vervoersdocument
• de kennisgevingsdocumenten, ondertekend in vak 20 door de bevoegde autoriteiten
• de schriftelijke toestemming van de bevoegde autoriteiten

Als alle afvaltransporten binnen een kennisgevingsdossier zijn uitgevoerd:

• kijkt u na of alle transportmeldingen naar de bevoegde autoriteit van verzending, doorvoer en bestemming, en de ontvanger of kennisgever zijn verstuurd. Het gaat om de meldingen van vertrek, ontvangst en verwerking. Als een transport niet is doorgegaan, moet ook een melding van annulatie verstuurd worden. 
• vraagt u via het EVOA-webloket de vrijgave van de bankgarantie aan indien deze was vereist door de OVAM. 
• bewaren zowel de kennisgever, de ontvanger als de verwerker alle documenten uit het kennisgevingsdossier gedurende minstens 3 jaar, te rekenen vanaf de aanvang van de overbrenging. 

Voor een kennisgevingsdossier zijn uitzonderlijk beperkte administratieve wijzigingen mogelijk na toestemming. Bij elke wijziging moeten alle bevoegde autoriteiten (uitvoer, doorvoer en invoer) akkoord gaan voordat de gevraagde wijziging van kracht is. Mogelijke wijzigingen zijn: 

• Toevoegen van een vervoerder. 
• Aanpassen van de goedgekeurde termijn: dit is alleen mogelijk als bij de oorspronkelijke aanvraag niet de maximale termijn werd aangevraagd. Dit betekent 1 jaar voor een standaard kennisgevingsdossier en 3 jaar als de verwerker een vooraf goedgekeurde inrichting (PAF) is. De nieuwe termijn van het kennisgevingsdossier moet ook worden aangepast in het contract en de bankgarantie. 
• Andere wijzigingsverzoeken: de OVAM bekijkt elk ander wijzigingsverzoek afzonderlijk en beoordeelt of de aanvraag binnen de geldende regelgeving en procedures valt.

Zowel de kennisgever, de ontvanger als de verwerker bewaren alle documenten uit het kennisgevingsdossier en alle documenten over het dossier die verzonden zijn door de bevoegde autoriteiten gedurende minstens 3 jaar, te rekenen vanaf de aanvang van de overbrenging. 

U kan hier  een publieke lijst raadplegen van de kennisgevingsdossiers die de OVAM behandelt. U vindt de 'lijst kennisgevingen (EVOA)' onderaan de webpagina bij de publieke lijsten. Deze lijst bevat informatie over kennisgevingsdossiers die geldig waren op het moment van publicatie of recent zijn geweigerd.