Documentatie voor systemen voor het afleveren van digitale identificatieformulieren
Voorwaarden
De voorwaarden waaraan een systeem voor het afleveren van digitale identificatieformulieren moet voldoen zijn opgenomen in VLAREMA in onderafdeling 6.1.5. Ook VLAREMA artikel 6.1.1.2 is relevant om door te nemen. Voor de interoperabiliteit tussen de systemen is het MB van 3 juni 2026 belangrijk. Daarnaast is onderstaande documentatie ook relevant, waarin de verwachtingen en technische specificaties zijn beschreven om onder andere de interoperabiliteit tussen goedgekeurde systemen mogelijk te maken.
Onderaan deze pagina staat hoe een goedkeuring kan aangevraagd worden.
Inhoud identificatieformulier (IDF)
De velden die een identificatieformulier moet bevatten staan gespecificeerd in VLAREMA onderafdeling 6.1.1.2 §2. OVAM voorziet een voorbeeldidentificatieformulier dat u kan gebruiken voor de visualisatie. Dit is een vrijblijvend formaat dat de verplichte velden bevat:
Download sjabloon identificatieformulier als pdf (v3)
Download sjabloon identificatieformulier als bewerkbaar document (v3)
Het formaat voor het uitwisselen van ingevulde identificatieformulieren via het IOP ligt wel vast, zie hoofdstuk IOP - technische beschrijving API's. Onderstaande tabel bevat detailinformatie over de gegevensvelden en hun vormvereisten:
IOP - Technische beschrijving API's
OVAM ontwikkelt een interoperabiliteitsplatform (IOP) voor de uitwisseling van identificatieformulieren tussen de goedgekeurde systemen. De beschrijving van de API's voor uitwisseling van identificatieformulieren en gebruikersgegevens met het IOP zijn beschikbaar op:
IOP API Swagger-UI.
De ingevulde identificatieformulieren worden met een json-bestand via het IOP uitgewisseld. Het JSON-schema van het uitwisselingsformaat is beschikbaar op:
Download JSON-schema van uitwisselingsformaat IDF
Een goedgekeurd systeem kan de credentials om met het IOP te kunnen communiceren, verkrijgen door het contactformulier in te vullen.
Businessregels en verwachtingen
Om de interoperabiliteit tussen systemen vlot te laten verlopen, zijn er enkele afspraken nodig. Onderstaand document beschrijft deze verwachtingen en de uitwisselingsprotocollen voor het plaatsen en uitlezen van identificatieformulieren en gebruikersgegevens via API. De technische documentatie staat hierboven bij hoofdstuk IOP - technische beschrijving API's.
Download verwachtingendocument
IIn bovenstaand document wordt er verwezen naar de businessregels die beschrijven wie welke velden mag wijzigen:
Download businessregels wie wat mag wijzigen
Klantenbestanden uitwisselen met IOP
Om de routering van een identificatieformulier op het IOP goed te laten verlopen, moet elk goedgekeurd systeem hun klantenbestand doorsturen. Hierin worden enkel de gebruikers van het systeem opgenomen die een gebruikersovereenkomst met dit systeem hebben. Deze gegevens worden via het IOP doorgestuurd naar IRIS waar bedrijven kunnen kiezen of de formulieren waarop zij voorkomen, gerouteerd mogen worden naar een systeem waar ze klant zijn. Wanneer ze hiervoor toesteming geven, wordt deze informatie doorgestuurd naar het IOP, dat dan weet welke identificatieformulieren al dan niet gerouteerd mogen worden en naar wie. Verdere informatie over hoe een goedgekeurd systeem dit moet implementeren, staat in volgend bestand:
Download businessregels klantenbestanden en IRIS
Bedrijven die klant zijn bij een goedgekeurd systeem vinden meer informatie op https://ovam.vlaanderen.be/iris
Aanvraag goedkeuring systeem
In het aanvraagdossier voor goedkeuring van een systeem voor het afleveren van digitale identificatieformulieren verwachten we volgende zaken, zoals vermeld in VLAREMA 6.1.5.2:
- een tekstdocument met drie delen:
- Checklist waarin kort meegedeeld wordt hoe jullie de verschillende voorwaarden van VLAREMA 6.1.5.3 garanderen. Best de 8 puntjes kort tekstueel staven.
- Korte functionele beschrijving van het systeem (hoe verlopen de levensloop van een formulier, eventueel met een schermafdrukje ertussen). Dit mag ook schematisch zijn. Het moet wel duidelijk zijn dat alle wettelijk vastgelegde functionaliteiten erin zitten.
- Een derde hoofdstuk met de essentiële elementen die opgelijst zijn in artikel 6.1.5.2 3° een gedetailleerde beschrijving van de werking. Bij handtekening moet zeker een beschrijving van de authenticatie van de handtekening, incl. audit trail gegeven worden.
- Een voorbeeld van een digitaal identificatieformulier ingevuld voor gevaarlijke afvalstoffen.
- Gebruiksvoorwaarden/gebruikerscontract. Deze moet bvb iets bevatten over wie verantwoordelijk is voor de inhoud van de formulieren.
- SLA. De Service-Level Agreement hebben we graag om te weten hoe lang jullie offline kunnen zijn, om te kunnen gebruiken als men bij controle beweert dat de toepassing al geruime tijd offline zou zijn. Deze is dus eerder ter info, maar die info is nuttig voor ons bij controles die moeilijk verlopen.
Andere gewesten
OVAM nodigt de andere gewesten uit op de demonstratie van een systeem dat een aanvraag tot goedkeuring indiende.
Het Brussel Hoofdstedelijk Gewest heeft een eigen goedkeuringsprocedure, en geeft op de demonstratie bij OVAM uitleg hoe dit bij hun verloopt. De voorwaarden zijn gelijkaardig, met enkele kleine verschillen, bijvoorbeeld de vraag om naast het vestigingseenheidsnummer ook het ondernemingsnummer van de afvalstoffenproducent te visualiseren.
Het Waals Gewest publiceerde een circulaire waarin de voorwaarden staan vermeld waarop systemen die door OVAM of door Brussel Leefmilieu zijn goedgekeurd, gebruikt kunnen worden in Wallonië. Eén van de voorwaarden is dat het gewicht in kg op het formulier vermeld moet staan. In de Vlaamse wetgeving staat dat dit in ton op het formulier moet staan. OVAM raad systemen dus aan om het gewicht zowel in kg als in ton te visualilseren op het identificatieformulier.
Contactkaart systemen digitale identificatieformulieren
- Adres
- Stationsstraat 110
2800 Mechelen
Route en bereikbaarheid - Telefoon
- 015/284.381