Technische documentatie digitale identificatieformulieren

Indien u niet zelf een systeem wil ontwikkelen, maar wil samenwerken met een goedgekeurd systeem voor het afleveren van digitale identificatieformulieren, dan vindt u meer informatie op bovenliggende pagina over het identificatieformulier. Onderstaande pagina bevat informatie om zelf een systeem te ontwikkelen. 

Voor de uitwisselen van ingevulde formulieren, wordt er gebruik gemaakt van een json-bestand. Hieronder vindt u een json-schema en een excel die meer info geeft bij de verschillende velden. 

De eerste handtekening, van de IHM of afvalproducent die zelf regelingen treft voor eigen afval, moet geavanceerd of gekwalificeerd te zijn. We vragen om een audit trail toe te voegen aan de handtekeningen, waarmee kan worden nagegaan dat de handtekening via jullie systeem is gezet. Bijvoorbeeld een QR-code bij de handtekening die verwijst naar een webpagina die bevestigt dat persoon x op moment y deze handtekening in jullie systeem heeft gezet.

De geolocatie van het vertrek (na laden van de afvalstoffen) en de geolocatie van het einde van het transport moeten opgeslagen worden en gevisualiseerd op het formulier. Dit dient de echte locatie te zijn en niet een adres omgezet in coördinaten. De geolocatie van de afgifte van de afvalstoffen bij de verwerker kan dezelfde geolocatie zijn als de handtekening van de verwerker die ter plekke tekent voor ontvangst van de afvalstoffen. 

Hieronder worden de statussen weergegeven die een forulier kan hebben doorheen zijn levensloop.
Wanneer een identificatieformulier nog in VOORBEREIDING is, laten we toe dit weer te verwijderen indien de eerste handtekening nog niet is gezet. 
Van zodra het formulier is ONDERTEKEND mag het document niet meer verwijderd worden. 
Een ondertekend formulier kan GEANNULEERD worden, zolang de start van het geladen transport nog niet is aangegeven. 
Het transport krijgt de status VERTROKKEN wanneer de chauffeur de start van het transport aangeeft. Hierbij wordt de geolocatie opgeslagen. 
Indien door omstandigheden de afvalstoffen zijn vertrokken maar nooit bij de bestemming worden afgezet, wordt het transport STOPGEZET waarbij een reden van stopzetting wordt opgevraagd. Geannuleerde en stopgezette transporten dienen ook zichtbaar te blijven in het systeem voor handhavers.
Het transport krijgt de status AANGEKOMEN wanneer de geolocatie van de afgifte van de afvalstoffen wordt registreerd. De verwerker dient te tekenen voor ontvangst van de afvalstoffen. 
Het formulier is FINAAL wanneer ook het finale tonnage is toegevoegd op het formulier. Elke betrokken partij dient dit finale formulier gedurende 5 jaar te bewaren. 

Bij einde van het transport dienen zowel de afvalstoffenproducent als de verwerker een kopie van het finale identificatieformulier te ontvangen. Wanneer bij aankomst met een eenvoudige elektronische handtekening wordt getekend, zoals sign on glass, vraagt de OVAM dat in het bericht naar de verwerker een zin wordt opgenomen dat “de bestemmeling, behoudens een bericht aan diegene die de regelingen voor het afvaltransport heeft getroffen (de inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of-makelaar, of de producent die zelf regelingen heeft getroffen voor zijn afvalstoffen), de ontvangst van de afvalstoffen bevestigt.” 

Wanneer een toezichthouder een voertuig aanhoudt op de weg, dient de chauffeur het identificatieformulier en bijhorende wijzigingslog te kunnen visualiseren en moeten beiden in pdf-formaat kunnen doorgestuurd worden naar het e-mailadres van de toezichthouder.

Hierboven staan al enkele belangrijke punten beschreven. Alle voorwaarden waaraan een systeem voor het afleveren van digitale identificatieformulieren moet voldoen zijn opgenomen in VLAREMA in onderafdeling 6.1.5. Ook VLAREMA artikel 6.1.1.2 is relevant om door te nemen. 

We nodigen de andere gewesten uit op de demonstratie die u bij OVAM komt geven. 

Het Brusselse gewest heeft een eigen goedkeuringsprocedure met gelijkaardige voorwaarden, en geeft op de demo bij OVAM uitleg hoe dit bij hun verloopt. 

Het Waalse gewest publiceerde een circulaire waarin de voorwaarden staan vermeld waarop systemen die door OVAM of door Brussel Leefmilieu zijn goedgekeurd, gebruikt kunnen worden in Wallonië. Eén van de voorwaarden is dat het gewicht in kg op het formulier vermeld moet staan. In de Vlaamse wetgeving staat dat dit in ton op het formulier moet staan. We raden dus aan om het gewicht zowel in kg als in ton te visualilseren op het formulier. 

Hieronder vindt u een blanco voorbeeldidentificatieformulier.
Dit is een vrijblijvend formaat dat de verplichte velden bevat. De verplichte velden staan gespecificeerd in VLAREMA onderafdeling 6.1.1.2 §2.