Communicatie

Een duurzaam evenement vraagt om duurzame communicatie

• Ga voor maximaal digitaal: digitale aankondigingen en programma’s via nieuwsbrief, website, sociale media, LED-schermen, uw event applicatie, QR-codes …
• Beperk afdrukken: ga voor een minimum aan geprint materiaal. Dat is naast ecologischer ook goedkoper. Moet je toch iets afprinten of laten drukken, kies als eerste optie voor gerecycleerd papier en als tweede optie voor FSC-gelabeld, chloorvrij papier. Eis een milieuvriendelijke drukinkt (op waterbasis), ga voor een kleiner formaat, bedruk de beide zijdes, kies voor een gerichte verspreiding en evalueer telkens de hoeveelheid drukwerk. Kies pvc-vrije vlaggen en zeilen.
• Voer publiciteit via bestaande kanalen: regionale of lokale pers, plaatselijke verenigingen, gemeenten en provincies en scholen .
• Gebruik herbruikbare signalisatie: kies voor herbruikbare bewegwijzering, banners of panelen die u meerdere edities kunt inzetten. Voorbeelden zijn krijtbordjes, banners en baches zonder data en sponsors, wegwijzers uit afvalhout … Werk hiervoor samen met een lokale vereniging, sociale werkplaats of repair café.

Informeer en betrek crew, artiesten en sponsors

• Crew
  Breng alle interne medewerkers zoals het sponsoring-team, het logistieke team, het team programmatie, de medewerkers van bars en eetstanden, de onthaalmedewerkers, security, techniekers, vrijwilligers, uitzendkrachten, freelancers … op de hoogte van de duurzame voorzieningen en maatregelen op uw evenement. Om te slagen in de duurzaamheidstoets moet immers het hele team op de hoogte zijn en de genomen maatregelen uitvoeren of laten naleven. Organiseer een fysieke/digitale infosessie en deel tegelijkertijd de uitrusting uit. Maak duidelijk dat het menens is en engageer hen door hen een charter of een engagementsverklaring te laten ondertekenen.
• Artiesten 
  Breng ook de artiesten, performers, sprekers en gastoptreders op uw event op de hoogte. Optioneel kunt u hen vragen om een sensibiliserende of voorbeeldrol op te nemen naar het publiek en andere partners toe. Ze bekleden immers een invloedrijke positie. Informeer hen door clausules in overeenkomsten, laat hen een charter of engagementsverklaring ondertekenen, stuur een briefing, organiseer een fysieke/digitale infosessie …
• Sponsoren
  Betrek uw sponsors bij uw duurzaamheidsdoelstellingen. Zo kunnen ze meedenken over milieuvriendelijke alternatieven, wat hun positief imago alleen maar ten goede komt. Durf ook radicaal te zijn, een partner die niet meegaat in uw duurzaamheidsverhaal kan uw geloofwaardigheid bij het publiek stevig ondermijnen.

Communicatie naar bezoekers en deelnemers

Informeer bezoekers en deelnemers over de duurzaamheidsacties op uw evenement. Communiceer zowel voorafgaand, tijdens als na het evenement.

• Communiceer vóór het event

Maak bezoekers en deelnemers vanaf het eerste contact warm voor uw duurzaamheidsacties. Gebruik daarvoor de aankondigingen, bedruk de tickets of voeg een e-mail bij de tickets. Communiceer er over in uw nieuwsbrief, de gemeentelijke infokrant, sociale media, uw website, een video, de presskit …

In de praktijk:

• Communiceer tijdens het event

Voorzie de juiste signalisatie, logo’s en communicatiedragers. Zorg dat alle communicatie duidelijk en uniform is. Maak gebruik van affiches, herbruikbare banners en/of panelen, opvallende vlaggen, herkenbare kleuren, logo’s voor selectieve inzameling, sociale media, website, de eventbrochure, LED-schermen, animaties zoals artistieke installaties, straatartiesten of workshops, een wedstrijd …

In de praktijk:

• Communiceer na het event

Bedank, informeer, beloon bezoekers voor hun inspanningen rond correcte inzameling. Vraag in een enquête hun ervaringen met het herbruikbare drankensysteem of andere maatregelen. Communiceer over de geboekte milieuwinsten zoals de toename van het fietsgebruik en openbaar vervoer, de daling van het restafval …

In de praktijk:

Denk ook aan de buurtbewoners 

Creëer op voorhand draagvlak en betrokkenheid. Informeer de buurt dus vooraf over uw geplande activiteit. Communiceer via brief, organiseer een informatievergadering, een rondleiding op het terrein, een gratis avond of geef tickets aan korting prijzen om hun betrokkenheid en goedkeuring te krijgen. Geef een telefoonnummer, emailadres of creëer een pagina op sociale media waarop de organisatie steeds bereikbaar is.
Laat je inspireren door de organisatoren van Tomorrowland.

• Crew: rekruteer verenigingen en medewerkers in de buurt;
• Horeca: informeer hen over de eventdatum en het verwachte aantal bezoekers zodat ze voorbereidingen kunnen treffen zoals extra personeel en aanbod;
• Leveranciers en handelaars: ondersteun lokale aanbieders. Dat heeft niet alleen een positief effect op de lokale economie, het heeft ook een positief effect op het milieu omdat er minder transport nodig is. 
• Inclusie: geef kortingen aan sociale groepen, voorzie medewerkersposten voor sociale doelgroepen, denk aan toegankelijkheid voor mensen met een beperking.
• Lokale media en artiesten: programmeer lokale Dj’s, artiesten, contacteer lokale radio en pers.