Tips voor een duurzaam event

Communicatie

Een duurzaam evenement organiseren? Dat mag geweten worden. Tips voor communicatie aan crew, artiesten, sponsoren, buurtbewoners, bezoekers en deelnemers


Een duurzaam evenement organiseren kan je niet alleen, hoe zorg je dat iedereen die betrokken is je engagement steunt? Dat kan met de tips en praktijkvoorbeelden die je hieronder terug vindt:

Ga algemeen voor duurzame communicatie

  • maximaal digitaal: maak maximaal gebruik van digitale aankondigingen en programma’s via nieuwsbrief, website, sociale media, LED-schermen, uw event applicatie, QR-codes, …;
  • beperk afdrukken: ga voor een minimum aan geprint materiaal. Het is naast ecologischer ook goedkoper. Kies als eerste optie voor gerecycleerd papier, als tweede optie voor FSC-gelabeld, chloorvrij papier. Eis een milieuvriendelijke drukinkt (op waterbasis), ga voor een kleiner formaat, bedrukking aan beide zijdes, kies voor een gerichte verspreiding en evalueer telkens de hoeveelheid drukwerk. Kies bij vlaggen en baches voor PVC-vrij, er komen bij de verbranding toxische stoffen vrij die erg schadelijk zijn!
  • publiciteit via bestaande kanalen: voer publiciteit via bestaande pers en drukwerk, regionaal of lokaal, via verenigingen, gemeenten of provincies en scholen om extra occassioneel drukwerk en papierverbruik te vermijden;
  • signalisatie: wanneer u bewegwijzering, banners of panelen gebruikt, kies dan voor herbruikbare die u na het evenement terug wegneemt en bijhoudt voor een volgende editie. Voorbeelden zijn krijtbordjes, banners en baches zonder data en sponsors, wegwijzers uit afvalhout, … Werk hiervoor samen met een lokale vereniging, sociale werkplaats of repair café.

Tips voor de briefing aan crew, artiesten en sponsoren.

  • Crew
    Breng alle interne medewerkers, team sponsoring, team logistiek, team programmatie, medewerkers bar en eetstanden, medewerkers onthaal, security, techniekers, vrijwilligers, uitzendkrachten, freelancers, security,… op de hoogte van de duurzame voorzieningen op uw evenement. Bijvoorbeeld het aanbod van drinkwaterfonteinen, verbod van petflesjes op het terrein, controle op eenmalige drankverpakkingen aan de in- en uitgang, ...
    Immers, om te slagen in het duurzaamheidsplan moet het hele team op de hoogte zijn en de genomen maatregelen ten uitvoer brengen. Engageer hen d.m.v. een te ondertekenen charter, verspreid een briefing, organiseer een fysieke/digitale infosessie en deel tegelijkertijd de uitrusting uit, …
  • Artiesten 
    Breng ook de artiesten van uw event op de hoogte zoals bekende sporters, muzikanten, kunstenaars of prins carnaval. Optioneel kunt u hen vragen om een sensibiliserende rol op te nemen naar het publiek en andere partners toe. Ze bekleden immers een invloedrijke positie. Informeer hen d.m.v. clausules in overeenkomsten toe te voegen, laat hen een charter of engagementsverklaring ondertekenen, stuur een briefing, organiseer een fysieke/digitale infosessie, …
  • Sponsoren
    Betrek sponsoren bij uw duurzaamheidsdoelstellingen. Zo kunnen ze meedenken over milieuvriendelijke alternatieven, wat hun positief imago alleen maar ten goede komt. Durf ook radicaal te zijn, een partner die niet meegaat in uw duurzaamheidsverhaal kan de geloofwaardigheid van uw doelstellingen naar het publiek stevig ondermijnen.
In de praktijk:

Communicatiemiddelen voor bezoekers en deelnemers

Voorzie de juiste signalisatie, logo’s en communicatiedragers. Zorg dat alle communicatie duidelijk en uniform aanwezig is. Maak gebruik van affiches, herbruikbare banners en/of panelen, opvallende vlaggen, herkenbare kleuren, logo’s selectieve inzameling, sociale media, website, de eventbrochure, LED-schermen, animaties zoals artistieke installaties, straatartiesten of workshops, een wedstrijd, … Informeer de bezoekers en deelnemers over de genomen duurzaamheidsacties op je evenement. Begin voorafgaand aan het evenement, tijdens en ook nadien.

    • Communiceer vóór het event

    Maak bezoekers en deelnemers warm voor uw duurzaamheidsactie vanaf het eerste contact. Maak gebruik van de aankondiging, bedrukking op tickets of een e-mail bij de tickets, uw nieuwsbrief, de gemeentelijke infokrant, sociale media, website, een video, de presskit, …
    • Communiceer tijdens het event

    Voorzie de juiste signalisatie, logo’s en communicatiedragers. Zorg dat alle communicatie duidelijk en uniform aanwezig is. Maak gebruik van affiches, herbruikbare banners en/of panelen, opvallende vlaggen, herkenbare kleuren, logo’s selectieve inzameling, sociale media, website, de eventbrochure, LED-schermen, animaties zoals artistieke installaties, straatartiesten of workshops, een wedstrijd, …
    • Communiceer na het event

    Bedank, informeer, beloon bezoekers voor hun inspanningen rond correcte inzameling, maak een feedback bevraging over het herbruikbare drankensysteem, communiceer rond de toename fietsgebruik en openbaar vervoer, …

    Buurtbewoners interactie

    Informeer
    Informeer de buurt vooraf over uw geplande activiteit. Communiceer via brief, organiseer een informatievergadering, een rondleiding op het terrein, een gratis avond of geef tickets aan korting prijzen om hun betrokkenheid en goedkeuring te krijgen. Geef een telefoonnummer, emailadres of creëer een pagina op sociale media waarop de organisatie steeds bereikbaar is.
    Het is beter om vooraf mogelijke knelpunten te detecteren, dan op de avond zelf politie over de vloer te krijgen omdat een buur klaagt over overlast.
    In de praktijk:
    Engageer
    Betrek de lokale gemeenschap in uw evenement:
    • Crew: rekruteer verenigingen en medewerkers in de buurt;
    • Horeca: informeer hen over de eventdatum en verwachte bezoekers zodat ze voorbereidingen kunnen treffen zoals extra personeel en aanbod voorzien;
    • Leveranciers en handelaars: ondersteun lokale aanbieders. Naast een positief effect op lokale economie, zijn er ook minder verplaatsingen nodig;
    • Inclusie: geef kortingen aan sociale groepen, voorzie medewerkersposten voor sociale doelgroepen, denk aan toegankelijkheid voor mensen met een beperking;
    • Lokale media en artiesten: programmeer lokale Dj’s, artiesten, contacteer radio stations en pers.
    Evalueer
    Verzamel feedback van uw buurtbewoners via een evaluatieformulier na het evenement. Geef gevolg aan ideeën, vragen, bezorgdheden en behandel klachten indien deze zich voordoen. Communiceer over de acties die u neemt.

    Groen Event