FAQ: Vaak gestelde vragen

Administratieve vragen

Wordt er een infomoment georganiseerd voor deze projectfinanciering?

Er wordt een webinar georganiseerd dat zal plaatsvinden op 23 juni 2022 om 10h. Na de presentatie kan je rechtstreeks vragen stellen. Kan je op 23 juni 2022 niet deelnemen, dan kan je het webinar later hier  herbekijken. Inschrijven voor het webinar kan via deze link.

Daarnaast worden er 3 adviesdagen voorzien in augustus waarop je je projectidee kan aftoetsen met het GDAV-team:

  • Dinsdag augustus 30 augustus (10h00-16h00) in VAC Antwerpen
  • Woensdag 31 augustus (13h30 tot 17h00) bij OVAM Mechelen
  • Donderdag 1 september (11h00 tot 15u00) in VAC Gent

Inschrijven kan via deze link.

 

Wat is de deadline voor indiening?

Het indienformulier moet ingezonden worden ten laatste op 14 september 2022, 12h. 

Wanneer krijgen we bericht over de ontvankelijkheid van ons dossier?

We streven ernaar je dit ten laatste 5 werkdagen na de indiendeadline (14 september 2022 om 12h) te laten weten. Dit gebeurt via mail. Check dus ook zeker je SPAM-folder. Je hebt vanaf deze kennisgeving 5 werkdagen de tijd om het dossier te vervolledigen. Bijkomende info stuur je naar GDAV_fin@ovam.be met vermelding van je projectnummer. Enkel volledige dossiers komen hierna in aanmerking voor de inhoudelijke beoordeling op basis van de evaluatiecriteria.

Hoe verloopt het goedkeuringsproces?

We streven ernaar om binnen de 5 werkdagen na de indiendeadline (14 september 2022 om 12h) te laten weten of een dossier al dan niet ontvankelijk is. Is een dossier niet ontvankelijk, dan heb je vanaf de kennisgeving 5 werkdagen de tijd om het dossier te vervolledigen. Hierna volgt de inhoudelijke beoordeling van de dossiers op basis van de evaluatiecriteria. Enkel volledige dossiers komen hiervoor in aanmerking.

Wanneer valt de beslissing over de toekenning van steun voor ons project?

De Stuurgroep GDAV zal je ten laatste begin december via mail op de hoogte brengen van deze beslissing.

Waar vind ik het reglement van deze projectfinanciering?
Mogen enkel deelnemers aan de Green Deal Anders Verpakt een project indienen?

Ja. Minstens de indienende partij moet de Green Deal Anders Verpakt ondertekend hebben.

Mogen enkel Vlaamse partners een project indienen?

Neen, er mogen ook partners van buiten Vlaanderen een project indienen of betrokken zijn bij het project, maar het project moet wel minstens in Vlaanderen worden uitgevoerd.

Mogen entiteiten van de Vlaamse overheid indienen op deze projectfinanciering?

Iedereen mag indienen als partner. Minstens de indienende partij moet echter de Green Deal Anders Verpakt ondertekend hebben.

Er zijn meer betrokkenen in mijn project dan enkel de (officiële) partners die ik concreet moet benoemen in het indienformulier. Moet ik hierover bij indiening al communiceren?

Het is zeker een meerwaarde indien je in kaart brengt in je indienformulier wie zich - naast de ‘partners’- nog mee wil engageren voor specifieke taken in je project. We denken hierbij bv. aan het uittesten van de adoptie van een verpakking, deelname aan een workshop of het mee verspreiden van lessen getrokken uit het project. Vraag deze betrokkenen om hun engagementen op papier te zetten in het kader van je project (ook indien onbezoldigd) en voeg dit toe aan het indienformulier. Dit geeft de Stuurgroep GDAV een meer volwaardig beeld van het draagvlak en het waardenetwerk dat betrokken is bij de projectuitvoering.

Moeten we met onze partners een overeenkomst opstellen?

We raden aan om de engagementen van en afspraken met de verschillende partners op papier te zetten. Zo wordt discussie vermeden en zijn de verwachtingen voor alle partijen duidelijk.

Kan een onderneming in oprichting een project indienen?

Ja. Eens de oprichting rond is, brengt u ons op de hoogte via GDAV_fin@ovam.be met vermelding van uw projectnummer. Het dossier wordt dan aangepast.

Waar vind ik mijn projectnummer terug?

Na het inzenden van het indienformulier wordt een projectnummer toegekend door de Stuurgroep GDAV. Je ontvangt ter bevestiging van ontvangst een mail met het toegekende projectnummer.

Is er een verschil tussen projectpartner zijn en in onderaanneming werken?

Ja. Er is een wezenlijk verschil tussen enerzijds een projectpartner die mee het engagement voor het project is aangegaan en dus ook een deel eigen inbreng doet in het project. En anderzijds een onderaannemer, waar een projectpartner beroep op doet om diensten te laten leveren. Deze onderaannemer heeft geen engagement ten opzichte van het ingediende projectvoorstel en rekent dus gewoon zijn diensten aan.

Welke evaluatiecriteria worden gehanteerd door de jury?

De evaluatiecriteria zijn inhoudelijke geschiktheid (50 punten), plan van aanpak (20 punten) en de verhouding prijs/prestaties (30 punten). Uitgebreide toelichting van deze criteria vind je terug in de informatiebrochure.

Kunnen we de startdatum van ons project vrij kiezen?

Ja, mits deze ligt tussen de datum van goedkeuring van het project en 31 december 2022.

Moet een project de volle looptijd van de Green Deal Anders Verpakt duren?

Neen, de looptijd van je project mag korter zijn. Je mag het project dus vroeger afronden.

Mag het project deel uitmaken van een groter project?

Ja. Het gefinancierde project kan deel uitmaken van een ruimer project, dat langer loopt.

Moet het project in het Nederlands ingediend worden?

Ja.

Moeten wijzigingen aan het projectvoorstel, inhoudelijk of financieel, officieel goedkeuring krijgen?

Ja, wijzigingen in de loop van het project die een inhoudelijke of financiële wijziging zijn aan het projectvoorstel moeten aangevraagd en gemotiveerd worden bij de Stuurgroep GDAV, via GDAV_fin@ovam.be met vermelding van het projectnummer.

Zijn er richtlijnen voor de eindrapportering?

De eindrapportage, bestaande uit het eindrapport, het financieel dossier en de communicatiefiche, moet ingediend zijn bij de Stuurgroep GDAV, ten laatste 2 maanden na afloop van het project (einddatum + 2 maanden), per mail aan GDAV_fin@ovam.be met vermelding van het projectnummer. Je maakt hiervoor gebruik van de verplichte sjablonen.

Wanneer moet de eindrapportering ingediend worden?

De eindrapportage, inclusief financieel dossier en communicatiefiche, moet ingediend zijn bij de Stuurgroep GDAV ten laatste 2 maanden na afloop van het project (einddatum + 2 maanden), per mail aan GDAV_fin@ovam.be met vermelding van het projectnummer.

Hoe onderteken ik best het document 'Ondertekening van de projectfinancieringsaanvraag' digitaal?

Volg hiervoor volgende stappen:

1. Nadat u het document heeft ingevuld, sluit u een kaartlezer met uw ID aan.

2. Klik links bovenaan op ‘Gereedschappen’ en vervolgens op ‘Certificaten’. Er verschijnt nu een balk boven het document.

3. Klik op ‘Digitaal ondertekenen’ en teken met uw muis een vak in het handtekenveld. Er verschijnt een nieuw venster.

4. Selecteer nu uw naam met (Signature) en klik op Doorgaan.

5. Klik op ‘Ondertekenen’ en sla het bestand op.

6. Geef de pincode van je identiteitskaart in.

7. Klaar!

Inhoudelijke vragen

Mag het project deel uit maken van een groter project?

Ja. Het gefinancierde project kan deel uitmaken van een ruimer project, dat langer loopt.

Welke thema's komen in aanmerking voor projectfinanciering?

Dit is een oproep voor projecten die gaan over het vermijden en hergebruiken van verpakkingen en kaderen binnen de Green Deal Anders Verpakt. Meer info in de informatiebrochure of op de website.

Op welke systemische knelpunten kan ik werken in mijn project?

Een overzicht van de belangrijkste systeemknelpunten in het domein van het vermijden en hergebruiken van verpakkingen vind je terug in de informatiebrochure van deze projectfinanciering.

Moeten alle systeemknelpunten aan bod komen in mijn project?

Nee, het is zeker niet nodig (en haalbaar) om alle systeemknelpunten in je project aan bod te laten komen. Belangrijk is wel om een goede analyse te maken van op welk(e) systeemknelpunt(en) je met jouw project precies wil focussen. Beschrijf en definieer daarna goed hoe je je project wil opzetten om dit systeemknelpunt op te heffen en/of meer inzicht te krijgen in de randvoorwaarden om het systeemknelpunt op te heffen.

Kan ik mijn projectidee met iemand aftoetsen?

Er worden 3 adviesdagen voorzien in augustus waarop je je projectidee kan aftoetsen met het GDAV-team:

  • Dinsdag augustus 30 augustus (10h00-16h00) in VAC Antwerpen
  • Woensdag 31 augustus (13h30 tot 17h00) bij OVAM Mechelen
  • Donderdag 1 september (11h00 tot 15u00) in VAC Gent

Inschrijven kan via deze link

 

Daarnaast kan je contact opnemen met iemand van het coördinatieteam van de GDAV.

  • OVAM
    • Sarah Risch, sarah.risch@ovam.be
    • Cecilia Vertongen, cecilia.vertongen@ovam.be
  • COMEOS
    • Imke Bellemans, imke.bellemans@comeos.be
  • DETIC
    • Patrick Verhelle, pverhelle@detic.be
  • FEVIA
    • Candice Joseph, cj@fevia.be
  • VIL
    • Stefan Bottu, Stefan.Bottu@vil.be

 

Zijn er andere financieringskanalen voor mijn project als het niet voor deze projectfinanciering in aanmerking komt?

Wat de alternatieve financieringspistes betreft, kunnen we verwijzen naar de financieringsadviseurs van VLAIO:  https://www.vlaio.be/nl/begeleiding-advies/financiering

De VLAIO-gids mbt financiering is bovendien zonet geüpdatet: https://www.vlaio.be/nl/publicaties/op-zoek-naar-financiering

Volgen er na deze nog oproepen tot projectfinanciering?

Er zijn op dit ogenblik geen andere oproepen tot projectfinanciering gepland vanuit de Stuurgroep GDAV. Dit neemt niet weg dat er in het kader van de circulaire economie projecten ook elders kunnen ingediend worden.

Wat de alternatieve financieringspistes betreft, kunnen we verwijzen naar de financieringsadviseurs van VLAIO:  https://www.vlaio.be/nl/begeleiding-advies/financiering

De VLAIO-gids mbt financiering is bovendien zonet geüpdatet: https://www.vlaio.be/nl/publicaties/op-zoek-naar-financiering

Welke informatie uit mijn project wordt publiek gemaakt?

De opzet van deze projectfinanciering is onder andere het delen van kennis. De indiener van het project bepaalt echter zelf wat publiek gemaakt mag worden. Het betreft dus geen bedrijfsgeheimen en de disseminatie zal geenszins het competitief voordeel van de indieners teniet doen. Indien de Stuurgroep GDAV meer gedetailleerde of andere informatie wenst te communiceren over het project dan gebeurt dit in onderling overleg met de indieners.

Is er een platform voorzien om gemakkelijk contacten te leggen om partnerships aan te gaan?

Het coördinatieteam GDAV plant in het najaar verschillende evenementen om contacten te leggen. Ben je op zoek naar een specifieke partner, kan je ook steeds een oproep doen in de LinkedIn-groep 'Green Deal Anders Verpakt' of contact opnemen met het coördinatieteam GDAV.

Financiële vragen

Is de de-minimis regeling van toepassing?

Nee.

Mogen kosten over de volledige looptijd van het project (twee jaar) gespreid worden?
Ja, de activiteiten moeten wel starten in het kalenderjaar van goedkeuring door de Stuurgroep GDAV. De verantwoordingsstukken moeten dateren van de periode vanaf de startdatum tot einddatum van het project.
Is er een verschil tussen projectpartner zijn en in onderaanneming werken?
Ja. Er is een wezenlijk verschil tussen enerzijds een projectpartner die mee het engagement voor het project heeft aangegaan en dus ook een deel eigen inbreng doet in het project. En anderzijds een onderaannemer, waar een projectpartner beroep op doet om diensten te laten leveren. Deze onderaannemer heeft geen engagement ten opzichte van het ingediende projectvoorstel en rekent dus gewoon zijn diensten aan.
Mogen subsidies of andere steunmaatregelen gebruikt worden om het deel 'eigen inbreng' te financieren?

Ja. Indien je nog gebruik maakt van subsidiekanalen of andere steunmaatregelen, zoals bijvoorbeeld de KMO-portefeuille, om je project te financieren, mogen deze dienen om het stuk 'eigen inbreng' te financieren.

Mogen investeringen ingebracht worden als kosten?

Ja. Investeringen mogen ingebracht worden als projectkosten in zoverre ze direct relevant zijn voor dit project en geen deel uitmaken van de normale investeringen die de indiener (of projectpartners) moet doen in zijn normale bedrijfsvoering. De uitsluitende relevantie voor dit project dient te worden aangetoond. Enkel de afschrijvingskosten gedurende de gebruiksduur van het project worden ingebracht. Voor btw-plichtige deelnemers aanvaarden we de kosten exclusief btw.

Wanneer moet het financieel dossier ingediend worden?

Het financieel dossier moet, samen met de eindrapportage en communicatiefiche, ingediend zijn bij de Stuurgroep GDAV, ten laatste 2 maanden na afloop van het project (einddatum + 2 maanden), per mail aan GDAV_fin@ovam.be.

Zijn er richtlijnen voor de opmaak van het financieel dossier?

Er is een verplicht sjabloon voor de financiële rapportage ter beschikking dat per mail zal worden opgestuurd.

Waar vind ik de richtlijnen voor het financieel dossier?

Er is een verplicht sjabloon voor de financiële rapportage ter beschikking dat per mail zal worden opgestuurd.

Hoe moeten de projectkosten verantwoord worden?

Loonfiches worden door de projectpartners ter inzage gehouden. Voor de directe werkingskosten en investeringskosten dienen de facturen en verantwoordingsstukken bij het financieel dossier gevoegd te worden.

Mag je kosten indienen die voor de goedkeuring gemaakt zijn?

Neen, enkel projectkosten die dateren van de periode vanaf de startdatum tot einddatum van het project worden gefinancierd.

Moeten wijzigingen aan de budgetraming (uit het projectvoorstel) voorgelegd worden?

Ja, wijzigingen in de loop van het project die een inhoudelijke of financiële wijziging zijn aan het projectvoorstel moeten aangevraagd en gemotiveerd worden bij de Stuurgroep GDAV, via GDAV_fin@ovam.be.

(Hoe) Moet er een tijdsregistratie gebeuren?

Voor alle medewerkers van alle partnerorganisaties moet een tijdsregistratie gebeuren van het aantal gewerkte mandagen per werkpakket, zoals vermeld in het plan van aanpak van de projectfinancieringsaanvraag. Deze dient om een kostenverantwoording volgens de richtlijnen op te maken.

Een sjabloon is hiervoor beschikbaar en zal per mail worden opgestuurd.

Is btw een ondersteunde kost?

Indien de projectpartner btw-plichtig is, is de btw geen kost en wordt deze ook niet in aanmerking genomen voor de financiering van het project. Enkel niet btw-plichtigen kunnen de btw als kost inbrengen.

Mogen overheadkosten ingebracht worden als projectkost?

Ja. De indirecte werkingskosten (overheadkosten zoals verwarming, verlichting, ...) mogen ingebracht worden als projectkost. Deze worden per partner wel beperkt tot 20% van de ingebrachte personeelskosten voor die partner.

Wanneer ontvang ik de uitbetaling van de 1e schijf?

Na goedkeuring van het project ontvangt u een bevestigingsbrief met instructies voor de uitbetaling van de 1e schijf. In de praktijk zal dit in het najaar van 2022 zijn.

Welke projectkosten moeten verantwoord worden?

Om 80% ondersteuning te ontvangen moet een financieel dossier voor de volle 100% van de projectkosten voorgelegd worden. Dus ook voor het deel eigen inbreng (20%) dienen de projectkosten ingediend en gemotiveerd te worden.