Een aanvraag indienen

Dit is de aanvrager. Dit is normaal gezien de producent van de grondstof, maar dit kan ook een derde zijn die optreedt voor de producent(en).

Een extern adviesbureau kan de aanvraag wel invullen, maar wordt hierdoor geen houder.

Neen. U kunt wel meerdere gelijkaardige aanvragen bundelen met een aanvraagreferentie. De OVAM zal deze aanvragen dan samen behandelen.

Open hiervoor de rubriek “Producent” in uw eerste aanvraag voor een grondstofverklaring. Vul daar een aanvraagreferentie naar keuze in. Vervolledig de aanvraag en dien hem in.

Kopieer daarna de eerste aanvraag en voeg dezelfde aanvraagreferentie toe aan deze nieuwe aanvraag. Dien deze tweede aanvraag ook in. Herhaal deze stap zo vaak als nodig.

Er zijn geen dossierkosten voor de aanvraag van een grondstofverklaring.

De aanvraag moet wel gestoffeerd zijn met monstername- en analyserapport van VLAREL-erkend labo. Dus er zijn wel kosten voor de aanvrager.

Een groepsaanvraag voor een grondstofverklaring kan voor een groep producenten die eenzelfde specifiek materiaal afkomstig uit eenzelfde specifiek proces produceren, waarbij eenzelfde specifieke toepassing wordt voorzien. Elke producent zal uiteraard individueel verantwoordelijk blijven voor het door hem geproduceerde materiaal en het aantonen dat het voldoet aan alle voorschriften.

Houders van een grondstofverklaring moeten jaarlijks een zelfanalyse laten uitvoeren door een erkend laboratorium, tenzij anders bepaald in de grondstofverklaring.

Het is belangrijk dat de houder doorgeeft aan het erkende laboratorium dat het een zelfanalyse betreft en het bijhorende grondstofverklaringnummer. 

Het erkend labo bezorgt deze rechtstreeks aan de OVAM via de digilab toepassing. (=het Labo Loket - Analyseresultaten)

Een zelfanalyse bevat zowel een monsternameverslag als de resultaten van de analyses.

De erkende laboratoria voor monstername en analyse vindt u in deze online lijst van de OVAM.

U ontvangt een herinneringsmail één maand voor de uiterste datum voor deze zelfanalyse.

Meer info in VLAREMA artikel 2.3.1.3/2.

Voor materialen waarvoor een grondstofverklaring (GV) is afgegeven, is een kopie van de grondstofverklaring verplicht.

Ook voor andere stromen waarvoor geen GV nodig is, kan een bepaalde attestering tijdens het transport of opslag, geëist worden. Bijvoorbeeld een keuringscertificaat van compost of de COPRO-keuring voor bouwmaterialen. Een papieren bewijs kan vervangen worden door een elektronische drager.

U vraagt een grondstofverklaring aan in het webloket grondstofverklaringen Er zijn twee manieren om een nieuwe grondstofverklaring aan te vragen:

• U voegt een nieuwe grondstofverklaring toe via de knop “Nieuwe grondstofverklaring toevoegen”.
• U kopieert de gegevens van een bestaande grondstofverklaring in een nieuwe aanvraag.
• Selecteer eerst de bestaande grondstofverklaring in het overzichtsscherm.
• Kopieer de grondstofverklaring door op “Grondstofverklaring kopiëren” te klikken
• Het webloket geeft vervolgens aan welke informatie nodig is voor een volledige aanvraag.

Open de rubriek “Specifieke vragen”. Daar kan u vrijblijvend bijkomende informatie toevoegen aan uw dossier.

Kijk goed na of u alle rubrieken volledig hebt ingevuld. Een rubriek die volledig is ingevuld, herkent u aan de groene kleur van de titelbalk.
Vervolgens verklaart u in de onderste rubriek “Indienen” dat alle gegevens en bijlagen correct en volledig zijn.
Daarna verschijnt de knop “Aanvraag indienen”.

De OVAM verleent of weigert een grondstofverklaring uiterlijk 30 kalenderdagen na uw aanvraag.

De OVAM kan u bijkomende informatie vragen. De termijn van behandeling wordt dan geschorst totdat u alle bijkomende informatie hebt bezorgd.

U ontvangt een mail wanneer de OVAM bijkomende informatie vraagt en wanneer de OVAM een grondstofverklaring heeft verleend of geweigerd. 

Meld u aan in het webloket grondstofverklaringen. Open de rubriek “Besluit van de OVAM” in het relevante dossier. Daar kan u uw grondstofverklaring downloaden als PDF.

Voor collega's:

Alleen de contactpersoon van een dossier ontvangt meldingen in zijn mailbox. De contactpersoon vindt u in de rubriek “Aanvrager”.  U kunt de contactgegevens van de contactpersoon op elk moment wijzigen, dit doet u zo:

1. Open uw dossier in het webloket grondstofverklaringen en ga naar de rubriek "Aanvrager" .
2. Wijzig de gegevens van de contactpersoon.
3. Klik op "Bewaren".

U kunt ook andere personen binnen uw bedrijf toegang geven tot uw grondstofverklaringdossiers. Hiervoor gaat u naar het webloket gebruikersbeheer. Bij ‘beheer organisatie’, onder de tab ‘medewerkers’ kunt u een medewerker toevoegen of een bestaande medewerker de rol ‘bedrijf>medewerker’ geven voor het loket ‘grondstofverklaringen’. Meer informatie vindt u in de handleiding gebruikersbeheer

Voor externe personen:

De verantwoordelijke van uw bedrijf geeft een machtiging aan een adviesbureau (externe milieucoördinatoren, milieuconsulenten…).

Hoe? Klik rechtsboven in het webloket grondstofverklaringen. op de knop “Machtigingen”. U ziet dan een overzicht van adviesbureaus die al een machtiging hebben.

Klik daarna rechtsonder op “Nieuwe machtiging toevoegen”. Selecteer het gewenste adviesbureau.

Vanaf nu kan dit adviesbureau acties uitvoeren in naam van uw bedrijf.

Opgepast: het adviesbureau moet bij de OVAM gekend zijn als adviesbureau. Anders verschijnt het bedrijf niet in de lijst van adviesbureaus. Om erkend te worden als adviesbureau stuurt het bureau een mail naar materialenbeleid@ovam.be met als vermelding “Erkenning adviesbureau”.

• Open uw dossier in het webloket grondstofverklaringen en ga naar de rubriek "Aanvrager" .
• Wijzig de gegevens van de contactpersoon.
• Klik op "Bewaren".

• Open uw dossier in het webloket grondstofverklaringen en ga naar de rubriek "Status" .
• U vindt daar de naam en het telefoonnummer van uw dossierbeheerder.

U kan ook een vraag stellen of informatie bezorgen aan de OVAM door de actie "Dossierinfo toevoegen" uit te voeren in uw dossier in het webloket.