Ik verhandel, makel of zamel afval in

Kwaliteitsborgingssysteem

Wie moet beschikken over en werken volgens een kwaliteitsborgingssysteem?

Geregistreerde inzamelaars, afvalstoffenhandelaars of -makelaars van gevaarlijke afvalstoffen moeten beschikken over en werken volgens een geactualiseerd intern kwaliteitsborgingssysteem (KBS). Het systeem is van toepassing op alle exploitatiezetels van de inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of -makelaar. 
De inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of -makelaar van gevaarlijke afvalstoffen moet zijn kwaliteitsborgingssysteem in al zijn vestigingen beschikbaar houden voor keuring en administratieve controle. Een kopie van het kwaliteitsborgingssysteem kan opgevraagd worden voor administratieve controle.

Waaruit bestaat een kwaliteitsborgingssysteem?

Het kwaliteitsborgingssysteem is gebaseerd op risicoanalyse, integraal ketenbeheer, traceerbaarheid en zelfcontrole. Het bevat minstens volgende onderdelen: 

  • een werkmethode die aangeeft op welke wijze getoetst wordt of de geaccepteerde afvalstoffen stroken met de eigen registratie als afvalstoffenhandelaar of -makelaar;
  • richtlijnen die aangeven hoe de aard, samenstelling en verpakking van de geaccepteerde afvalstoffen worden beoordeeld en bijgestuurd indien nodig;
  • een werkmethode die aangeeft op welke wijze verzekerd wordt dat de afvalstoffenproducenten de nodige inlichtingen krijgen over de afvalstoffen die zij verplicht gescheiden moeten aanbieden;
  • een werkmethode die weergeeft hoe een geschikte vervoerder gecontacteerd wordt naargelang de aard van de afvalstoffen en de wijze van aanbieding van de afvalstoffen;
  • een werkmethode die aangeeft op welke wijze de traceerbaarheid van de afvalstoffen van bij de afvalstoffenproducent over het vervoer tot bij de vergunde verwerker wordt verzekerd, met daarin onder meer richtlijnen voor het invullen van een identificatieformulier, richtlijnen voor de verspreiding van het identificatieformulier, een beschrijving van de manier waarop de administratieve medewerkers worden opgeleid en waarop ingeschakelde vervoerders worden geïnstrueerd om de formulieren correct in te vullen;
  • een werkmethode die aangeeft op welke manier het afvalstoffenregister wordt bijgehouden, welke data dat register bevat en waar dat register ter inzage ligt;
  • een werkmethode die aangeeft op welke wijze wordt nagegaan dat de gekozen bestemmeling vergund of erkend is voor de aanvaarding van de aangeboden afvalstoffen;
  • een werkmethode die wettelijke bepalingen over de bestemmingsmogelijkheden en de verwerkingshiërarchie van de afvalstoffen omzet in richtlijnen voor de verantwoordelijke werknemers;
  • voor elk onderdeel van het kwaliteitsborgingssysteem een oplijsting van de verantwoordelijken.
Wanneer moet u uw KBS laten keuren?

Als u voor de eerste keer als inzamelaar, afvalstoffenhandelaar of -makelaar van gevaarlijke afvalstoffen geregistreerd wordt, moet u binnen twee jaar nadat u de registratie heeft gekregen een keuring laten uitvoeren door een onafhankelijke keuringsinstelling .  

Daarna moet u de keuring om de vier jaar herhalen. Bij de verlenging van uw registratie moet u altijd beschikken over een keuring die jonger is dan vier jaar.

Wat moet ik doen wanneer ik een keuring wil laten uitvoeren?

Contacteer een keuringsinstelling 

De keuring moet gebeuren door een onafhankelijke keuringsinstelling die voldoet aan de kwalificaties opgelegd door de minister. Onafhankelijkheid betekent onder meer dat het maken en het keuren van een KBS niet door dezelfde instelling kan gebeuren. Er is een lijst van keuringsinstellingen beschikbaar.  

U contacteert minstens zes maanden op voorhand een keuringsinstelling uit deze lijst en spreekt daarmee een keuringsdatum af. 

Maak een keuring aan 

Om de keuring te registreren, volgt u het volgende stappenplan

  1. Surf naar het OVAM-registratieloket, log in en controleer of uw registratiegegevens kloppen. Geraakt u niet ingelogd, raadpleeg dan eerst de handleiding in het loket. Bij blijvende problemen kunt u contact opnemen met team Transport (transport@ovam.be - 015 284 381). 
  2. Verwijder onnodige EURAL-codes uit uw registratie en voeg ontbrekende codes toe. Als u geen IHM voor gevaarlijke afvalstoffen bent, hoeft u niet te beschikken en te werken volgens een KBS, en hoeft er ook geen keuring plaats te vinden.
  3. Kijk uw uiterste keuringsdatum na. 
  4. Ga in uw registratie naar het onderdeel 'Kwaliteitsborgingssysteem' en open deze sectie door op het vinkje aan de linkerkant van de titel te klikken. Selecteer de keuringsinstelling van uw keuze en klik op 'Keuring aanmaken'. 
  5. Informeer uw keuringsinstelling dat u hen hebt toegevoegd aan het registratieloket. De keuringsinstelling vult vervolgens de effectieve keuringsdatum aan in uw registratie. 
Hoe verloopt een KBS-controle?

De keuring vindt plaats op de effectieve keuringsdatum. De keuringsinstelling onderzoekt:  

  • of het kwaliteitsborgingssysteem alle voorwaarden dekt 
  • of het systeem toereikend is om ervoor te zorgen dat alle wettelijke voorwaarden in de praktijk worden nageleefd 
  • of het KBS in de praktijk wordt toegepast 
De OVAM heeft een code van goede praktijk opgemaakt over de werkwijze die de onafhankelijke keuringsinstellingen moeten volgen bij de keuringen. Dit vormt niet alleen een leidraad voor de keuringsinstellingen maar onrechtstreeks ook voor de maker van het KBS. Deze kan namelijk aftoetsen of het ontwikkelde KBS een toekomstige keuring kan doorstaan.
 

De keuringsinstelling rapporteert uiterlijk twee maanden na de keuring over de resultaten en stelt het keuringsverslag via het registratieloket ter beschikking aan de OVAM.
Bij een positief keuringsresultaat moet u uw KBS binnen vier jaar gewoon opnieuw laten keuren. 
Bij een negatief keuringsresultaat volgt de OVAM de keuring verder op.

Voldoet een ISO-certificering als kwaliteitsborgingssysteem?

Certificaten zoals ISO 17020, ISO 9001 of ISO 14001 voldoen alleen als kwaliteitsborgingssysteem als daaraan voldoende specifieke procedures rond het vervoer van afvalstoffen zijn toegevoegd. 

Een loutere ISO-controle volstaat niet als KBS-keuring. Ze mogen wel samen plaatsvinden als: 

  • ze wordt uitgevoerd door een keuringsinstelling die erkend is door de OVAM;
  • de keuring ingaat op alle negen onderdelen van het KBS;
  • het resultaat van de keuring en het keuringsverslag wat betreft het gedeelte van de KBS-keuring worden opgeladen in het OVAM-registratieloket.

Zie ook


Team klantenbeheer transport