Procedure Bijlage VII-document

Een Bijlage VII-document gebruikt u voor het overbrengen van groene lijst-afvalstoffen voor nuttige toepassing, zoals vastgelegd in de Verordening 1013/2006. Dit document gebruikt u voor alle grensoverschrijdende transporten waar geen voorafgaande goedkeuring van de bevoegde autoriteiten nodig is. Het Bijlage VII-document bevat informatie zoals: 

• De identiteit en adressen van de verzender, vervoerder en ontvanger. 
• Een beschrijving van de afvalstoffen. 
• De hoeveelheid en het transportmiddel. 
• De route van het transport. 
• Informatie over de verwerking en de finale bestemming van de afvalstoffen. 

• Ingevuld en ondertekend Bijlage VII-document: Het Bijlage VII-document moet volledig ingevuld en ondertekend zijn door de opdrachtgever voordat de overbrenging plaatsvindt. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het meenemen van een correct ingevuld Bijlage VII-document, inclusief eventuele bijlagen, tijdens het gehele transport. Het is belangrijk om hierover afspraken te maken met andere betrokken partijen zoals de transporteurs, en deze eventueel contractueel vast te leggen. Een sjabloon voor een Bijlage VII-document vindt u bij 'Downloads'. 
• Juridisch bindend contract: De opdrachtgever moet een juridisch bindend contract afsluiten met de ontvanger van de afvalstoffen. De inhoud van dit contract moet overeenkomen met de inhoud van het Bijlage VII-document en bevat verplichtingen voor zowel de opdrachtgever als de ontvanger zoals aangegeven in artikel 18.1.2 van Verordening 2023/2006. Het contract treedt in werking zodra het transport start. Voor afvalstoffen die bestemd zijn voor laboratoriumanalyse is geen contract vereist. U vindt een sjabloon voor een Bijlage VII-contract bij 'Downloads'. 

U hoeft het Bijlage VII-document niet aan de betrokken autoriteiten te bezorgen, maar het moet wel tijdens het transport aanwezig zijn. 

Voor de start van het transport vult de opdrachtgever de vakken 1 t.e.m. 12, met uitzondering van vak 5, in en ondertekent vak 12. De vervoerder vult vak 5 in. Wanneer de ontvanger niet de inrichting van nuttige toepassing of laboratorium is, vult die bij ontvangst van de afvalstoffen vak 13 in en ondertekent dit vak. De inrichting van nuttige toepassing of het laboratorium vult na ontvangst van de afvalstoffen vak 14 in en ondertekent dit vak. 

Een handleiding voor het invullen van een Bijlage VII-document vindt u bij 'Downloads'. 

Voor het grensoverschrijdende transport van afvalstoffen bepaalt de Europese Verordening 1013/2006 dat de finale bestemming duidelijk moet zijn. Verder bepaalt VLAREMA (het Vlaams reglement betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen) dat het
Bijlage VII-document geldt als identificatieformulier, om zo niet beide documenten nodig te hebben voor het deel van het transport op Belgisch grondgebied. 

Gaat het afval dus naar een inrichting waar het een voorlopige behandeling zal ondergaan, dan moet u op dat document ook vermelden waar het afval definitief verwerkt zal worden met vermelding van de verwerkingscode. Dat doet u door op het Bijlage VII-document bij code R12 en R13 de finale bestemming en verwerkingswijze van de afvalstoffen te noteren. Of u kunt verwijzen naar de bijgevoegde informatie over de finale verwerking van de afvalstoffen. 

Is bij de aanvang van het transport de definitieve verwerking die als nuttige toepassing in aanmerking komt niet bekend, dan gaat het om een verwijdering. En dat transport is enkel toegelaten na voorafgaande goedkeuring van de betrokken autoriteiten. Dat is de zogenaamde kennisgevingsprocedure. 

Het kan ook zijn dat de finale bestemming nog niet bekend is door bijvoorbeeld de huidige marktomstandigheden. In dat geval kunt u een lijst van vergunde bestemmingen toevoegen. Die lijst bevat die bestemmingen die in aanmerking komen als finale bestemming van de afvalstoffen na voorlopige behandeling én waarvoor u al de nodige overeenkomsten afgesloten hebt. 

De opdrachtgever is er voor verantwoordelijk dat het ingevulde en ondertekende Bijlage VII-document digitaal of op papier bij het hele transport aanwezig is. 

Het contract hoeft tijdens het transport niet fysiek aanwezig zijn, maar het moet wel op elk moment opvraagbaar zijn. De bevoegde autoriteiten kunnen tijdens het transport controles uitvoeren en verzoeken om inzage van een Bijlage VII-document. Ze kunnen ook een afschrift van het contract opvragen bij de opdrachtgever of ontvanger. 

Het Bijlage VII-document moet ondertekend worden in vak 13 door de ontvanger zodra de afvalstoffen zijn ontvangen. Dit bevestigt dat de overbrenging heeft plaatsgevonden en dat de afvalstoffen zijn aangekomen op de bestemming. Als de ontvanger niet de uiteindelijke verwerkingsinstallatie is, dan is het zijn verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de inrichting van nuttige toepassing of het laboratorium het document ondertekent in vak 14 wanneer zij de afvalstoffen ontvangen. 

Het is mogelijk om het Bijlage VII-document digitaal in te vullen en te gebruiken voor afvaltransporten. Het document mag ook digitaal ondertekend worden en het is toegestaan om het digitaal mee te nemen tijdens transport. Dit betekent dat u een digitale versie van het ingevulde en ondertekende Bijlage VII-document kunt opslaan op een smartphone of tablet. Het document moet goed leesbaar en beschikbaar zijn voor controle door de bevoegde autoriteiten. 

De huidige Bijlage VII-procedure zal wijzigen met de inwerkingtreding van Verordening 2024/1157 op 21 mei 2026. De nieuwe Verordening voorziet een Europees digitaal systeem waarin de Bijlage VII-documenten geregistreerd zullen worden. Dit systeem is nog niet beschikbaar. 

Het Bijlage VII-document moet minimaal drie jaar bewaard worden, gerekend vanaf het begin van de overbrenging. Deze verplichting geldt zowel voor de opdrachtgever, de ontvanger, als de inrichting voor nuttige toepassing of het laboratorium dat de afvalstoffen ontvangt. Het is mogelijk dat de opdrachtgever geen volledig ondertekend Bijlage VII-document heeft, omdat er geen vereiste is om een ondertekend document naar de opdrachtgever terug te sturen.  

Neen, maar tijdens elk transport moet het Bijlage VII-document wel digitaal of op papier aanwezig zijn. 

De Europese Verordening betreffende de overbrenging van afvalstoffen (EVOA) bepaalt de regels voor transporten van afvalstoffen naar, uit, door en binnen Europa. Elke EU-lidstaat moet de nodige maatregelen treffen om te zorgen dat de afvaltransporten voldoen aan de EVOA. Een lidstaat mag zelf kiezen welke instrumenten en sancties zij daarvoor gebruikt. De EU-lidstaten werken hierbij samen en bundelen hun krachten om illegale internationale afvaltransporten te voorkomen. 

De afdeling Handhaving van departement Omgeving zal toezicht houden op de naleving in Vlaanderen.