Handleiding bevraging IZAS

Voor het invullen van de vragenlijst moet u per zwerfvuilfractie weten welke monitoringsmethode(n) u gemeente gebruikt om de hoeveelheden te monitoren, hiervoor kunnen de beslisbomen (zie verder) gebruikt worden. 

Indien u gemeente nog niet de hoeveelheden zwerfvuil en afval uit straatvuilnisbakken monitort, leest u bij de FAQ onder 'onze gemeente meet nog niets, hoe begin ik eraan?' hoe eraan te beginnen. 

Organiseer de dataverzameling op een systematische wijze volgens vastgelegde procedures en breng alle betrokkenen hiervan op de hoogte. Documenteer de monitoringactiviteiten.

Vul de gegevens in de online vragenlijst in. De vragenlijst met bijhorende instructies wordt gestuurd naar het aanspreekpunt voor deze bevraging zoals het gekend is bij de OVAM (zie onder 'Wie?' op de vorige pagina.

De vragenlijst bevraagd hoeveelheden van

• Machinaal veegvuil (vooringevuld met cijfers MATIS);
• Manueel veegvuil;
• Zwerfvuil opgeruimd door vrijwilligers;
• Afval van straatvuilnisbakken.

De drie eerste fracties bevatten opgeruimd zwerfvuil. Het afval van straatvuilnisbakken is geen zwerfvuil, maar wel van belang voor het lokale zwerfvuilbeleid.

Andere terreinbeherende overheden

In de vragenlijst wordt enkel gevraagd naar hoeveelheden zwerfvuil op het openbare terrein dat door de gemeente wordt beheerd.  Andere terreinbeherende overheden (bv. AWV, ANB, …) worden afzonderlijk bevraagd. De gemeente hoeft dit niet te melden.

Indien er samenwerkingsovereenkomsten gesloten worden tussen de gemeente of intercommunale en de andere terreinbeherende overheden, waarbij vastgelegd wordt dat de gemeente of intercommunale bepaalde delen van de openbare ruimte proper houden, en het opgeruimde zwerfvuil wordt geregistreerd als gemeentelijk huishoudelijk afval, maken de cijfers wel deel uit van de in de vragenlijst te rapporteren hoeveelheden.

Geen bedrijfsafval

De vragenlijst betreft alle zwerfvuil dat als huishoudelijk afval wordt ingezameld. In gevallen waar het zwerfvuil als bedrijfsafval wordt ingezameld, mag het geen onderdeel uitmaken van de hier vermelde zwerfvuilhoeveelheden.

Afval van evenementen, markten, acties, enzovoort

Alle afval dat voortkomt uit evenementen, markten, acties, enzovoort maken geen deel uit van de opgevraagde hoeveelheden in het kader van deze bevraging, indien de organisator contractueel gehouden is tot het opruimen van het afval dat zich naar aanleiding van het evenement, markt, enz. voordoet. In dat geval behoren de opgeruimde hoeveelheden tot het bedrijfsafval van de organisator. Deze hoeveelheden worden niet gevraagd in deze bevraging.
Achteraf opruimen van zwerfvuil, bv. door een veegmachine of veegploeg, of afval uit straatvuilnisbakken achtergebleven na private evenementen en na een eventuele vooraf voorziene en afgesproken opruiming onmiddellijk na de activiteit moet wel worden gemeld.

Indien de lokale overheid instaat voor het inzamelen van het afval, wat bijvoorbeeld voor markten, braderijen, kermissen of (kleinere) buurtfeesten op openbaar domein het geval kan zijn, hebben we in beginsel te maken met gemeentelijk bedrijfsafval. Het gaat dan bv. om afval afkomstig van handelaars op een markt op openbaar domein (bv. verpakkingsafval, groente- en fruitresten, ...). Dit wordt niet gevraagd in de bevraging.
Achteraf opruimen van zwerfvuil, bv. door een veegmachine of veegploeg, of afval uit straatvuilnisbakken in de omgeving van de activiteit wordt wel beschouwd als onderdeel van de bevraging en moet worden gemeld. 

Parken (zwerfvuilopruiming door andere stadsdiensten)

In bepaalde gevallen worden het zwerfvuil en de straatvuilnisbakken in openbare parken door de groendienst of andere stadsdiensten opgeruimd/geledigd. Ook deze gegevens dienen verzameld te worden en bij het invullen van de vragenlijst wel meegenomen te worden.

Maak in dat geval goede afspraken met de groendienst zodat zij de hoeveelheden (in gewicht / volume) registreren en ze mee bij de betreffende zwerfvuilfractie (machinaal of manueel geveegd zwerfvuil) of afval uit straatvuilnisbakken kunnen gemeld worden.

Indien een andere monitoringsmethode wordt gehanteerd voor parken dan voor het opruimen van zwerfvuil in de rest van het openbaar domein (straten, pleinen, …), vult u deze cijfers afzonderlijk in onder de passende monitoringsmethode.

Begraafplaatsen 

Afval in de vuilnisbakken of containers die ter beschikking worden gesteld voor de bezoekers van de graven, is gemeentelijk bedrijfsafval. Het gaat dan bijv. over ornamenten, bloemen, potten enz. Dit afval maakt geen onderdeel uit van de opgevraagde hoeveelheden. 

Als er, behalve bovenvermelde vuilnisbakken, zich straatvuilnisbakken of afvalkorven op de begraafplaats bevinden voor klein afval, dan betreft het huishoudelijk afval en moeten de ingezamelde hoeveelheden als onderdeel van het afval uit straatvuilnisbakken gemeld worden.

Gegevens over zwerfvuil dat opgeruimd wordt op een begraafplaats moeten verzameld en gemeld worden via de online vragenlijst. Een uitzondering geldt voor zwerfvuil, opgeruimd op de begraafplaats, dat afkomstig is van de graven, zoals bijv. ornamenten, bloemen, potten enz. 

Uitbesteding aan derden

In bepaalde gevallen wordt het opruimen van het zwerfvuil en/of het ledigen van de straatvuilnisbakken geheel of gedeeltelijk aan een derde partij uitbesteed. Ook dit dient wel meegeteld te worden. 

In dergelijk geval is het van belang dat u met deze partij afspreekt welke informatie en stavende stukken (bv. weegbon) zij aan u dienen over te maken zodat u de vragenlijst op tijdige en correcte wijze kan invullen.

Voor het invullen van de vragenlijst zijn onderstaande definities van belang. 

Zwerfvuil is elk stuk klein afval dat wordt achtergelaten, weggeworpen of beheerd
a) buiten de door een lokale overheid of een andere bevoegde overheid op het vlak van de bescherming van het openbaar domein of van de volksgezondheid, daartoe ingerichte of aangewezen containers of plaatsen; of
b) zonder de bepalingen van de regelgeving na te leven.

Met andere woorden: Zwerfvuil is klein huishoudelijk afval dat mensen al dan niet onbewust op een daarvoor niet bestemde plaats achterlaten. Zwerfvuil ontstaat door consumptie buitenshuis, zwerfvuil ontstaat op de plaats waar het veroorzaakt wordt. Voorbeelden zijn sigarettenpeuken, kauwgom, etensresten, blikjes, flesjes, snoepverpakkingen, paraplu’s, zakdoekjes. Ook hondenpoep en hondenpoep in een zakje zijn zwerfvuil als ze zich niet op een daarvoor bestemde plaats bevinden.
We beschouwen enkel "losse stukken" als zwerfvuil. Afval dat verzameld in een zak zit, wordt niet beschouwd als zwerfvuil. Hetzelfde geldt voor afval dat in zakjes wordt bijgeplaatst bij of naast straatvuilnisbakken. Zowel gebundeld afval, als bijplaatsingen in zakjes beschouwen we als sluikstort (zie hieronder). Uitzondering hierop betreft zakjes met afval dat duidelijk afkomstig is van consumptie buitenshuis, zoals bv. take-away verpakkingen in een zak, afval afkomstig van een picknick verzameld in een zakje e.d. Dit wordt gerapporteerd als zwerfvuil. Ook afval op stranden dat afkomstig is uit de zee (bv. vissersnetten, …) wordt niet als zwerfvuil beschouwd.

Zwerfvuilfractie is een deel van het zwerfvuil dat via één methode wordt opgeruimd (bv. zwerfvuil dat via manueel vegen wordt opgeruimd).

Sluikstort is het achterlaten of storten van afvalstoffen op niet-reglementaire plaatsen en tijdstippen en in en bij de foute afvalrecipiënten. Het gaat om het bewust ontwijken van de huisvuil- of bedrijfsafvalinzameling.
Mogelijke verschijningsvormen van sluikstorten zijn:

• Losse dumpingen zoals losse stukken (grof) huisvuil, zakken, dozen of andere containers met huisvuil, bedrijfsvuil, of ander vuil op het openbaar domein;
• Het bijplaatsen van zakken gevuld met afval bij openbare afvalrecipiënten (glasbollen, textielcontainers, …) of bij inzamelplaatsen van afval (bv. na markten,…);
• Het deponeren van zakjes en andere recipiënten gevuld met huisvuil, bedrijfsvuil of ander vuil in of bij openbare straatvuilnisbakken.

Machinaal vegen gebeurt met straatveegmachines (verschillende groottes) op straten die doorgaans gemakkelijk toegankelijk zijn / waar geen auto’s geparkeerd staan. 

Manueel vegen gebeurt met borstel, schop of prikker of via een straatstofzuiger (type Glutton).

Zwerfvuil opgehaald door vrijwilligers betreft het zwerfvuil dat via vrijwilligersactiviteiten (individueel / in groep) wordt ingezameld en waarbij de vrijwilligers melding kunnen maken van de opgeruimde hoeveelheden. De hoeveelheden zwerfvuil opgehaald door vrijwilligers zoals bedoeld in deze vragenlijst betreft de hoeveelheden opgehaald door vrijwilligers waarvan de organisatie bij de gemeente / intercommunale ligt of wanneer er vanuit de gemeente / intercommunale ondersteuning wordt voorzien (bv. inzameling van het opgeruimde zwerfvuil of materiaal voor het opruimen van zwerfvuil zoals een afvalcontainer of Mooimakers pakketten voor het opruimen van zwerfvuil), of die zelfstandig door de vrijwilligers worden opgeruimd en verwijderd en aan de gemeente of intercommunale gemeld worden. Opgelet: zwerfvuil door vrijwilligers op privéterrein (bv. een bedrijvensite) opgeruimd, mag niet worden meegerekend. 

Een straatvuilnisbak betreft een vast afvalrecipiënt, ook wel afvalkorf genoemd, die op het openbaar domein wordt voorzien en door de lokale overheid beheerd en/of geledigd wordt. 

Individuele gemeente duid op de gemeente waarop de registratie van de hoeveelheden van de verschillende zwerfvuilfracties en afval uit straatvuilnisbakken betrekking heeft.

Referentiejaar is het jaar waarop de aangifte van de hoeveelheden zwerfvuil betrekking heeft. Voor de bevraging die in 2024 wordt ingevuld is het referentiejaar 2023.

 Excellente rapporteringskaders zorgen ervoor dat de gerapporteerde informatie relevant, volledig, betrouwbaar, objectief en verstaanbaar (ondubbelzinnig) is. 

Waardevolle data veronderstellen niet enkel dat de beschikbare data correct in de vragenlijst worden ingevuld, maar ook dat de wijze waarop de datavergaring plaatsvindt aan vooraf bepaalde en verifieerbare (minimale) kwaliteitseisen voldoet. Daarom willen we ook aandacht besteden aan knelpunten bij de datavergaring die de kwaliteit van de data ondermijnen. Zo kan de kwaliteit van de gehele informatieketen worden bewaakt en kan deze waar nodig worden bijgestuurd. 

Een kwaliteitszorgsysteem voor data omvat twee centrale luiken: de ontwikkeling van procedures en de implementatie en documentatie van de toepassing van de procedures, beide hieronder toegelicht. 

Ontwikkeling van procedures

Procedures beschrijven de processen die verband houden met de opmaak van de correcte invulling van de vragenlijst en zorgen ervoor dat deze door de medewerkers op het terrein correct worden uitgevoerd, overeenkomstig een pakket van eisen. Goede procedures die correct worden toegepast en gedocumenteerd maken het resultaat transparant (gemakkelijk en eenduidig interpreteerbaar), vergelijkbaar (in de tijd) door de standaardisatie van het dataproces, repliceerbaar en auditeerbaar door een onafhankelijke derde.

Vele gemeenten of intercommunales beschikken al over procedures die logistieke en informatienoden verbonden aan de opruiming van zwerfvuil en lediging van straatvuilnisbakken regelen. In dat geval is het aangewezen om activiteiten en taken die nodig zijn voor de invulling van de vragenlijst in deze bestaande processen te integreren, in plaats van een afzonderlijk proces te ontwikkelen.

Voor de ontwikkeling van een nieuwe procedure of de integratie van datavereisten in een bestaande procedure kan als volgt te werk worden gegaan (zie Figuur 6):

• Definieer de input en activiteiten die vereist zijn om de verwachte dubbele output te genereren: 1) een cijferresultaat dat beantwoordt aan de kwaliteitseisen (bv. x ton zwerfvuil opgehaald tijdens een bepaalde ronde) en 2) de stavende stukken ter onderbouwing van het cijferresultaat (bv. een weegbon); 
• Definieer de rollen en verantwoordelijkheden (wie doet wat in welke stap van het proces?). Het gaat hier over de rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot het verzamelen, het aggregeren, het bewerken en analyseren van de gegevens alsook het controleren en finaal valideren ervan.
• Definieer de systemen die voor het proces nodig zijn. Systemen worden hier in de ruime zin beschouwd. Het kan bijvoorbeeld gaan om een weegbrug, een SAP-systeem, dagrapporten, enzovoort. 
• Voer een risicoanalyse uit en definieer gepaste (kostenefficiënte) risicobeheermaatregelen: dit veronderstelt dat er wordt overgegaan tot de identificatie, evaluatie en prioritering van gebeurtenissen en omstandigheden die ertoe kunnen leiden dat de bekomen data niet aan de vereiste kwaliteit beantwoorden. Vervolgens kunnen dan risicobeheersmaatregelen worden gedefinieerd met het oog op het vermijden of beperken van de impact van deze gebeurtenissen op de datakwaliteit. Deze risicobeheersmaatregelen dienen vervolgens in het proces te worden geïntegreerd.

Implementatie en documentatie van de toepassing van de procedure

Eens er goede procedures werden ontwikkeld, dienen deze op een correcte en consistente wijze te worden toegepast om kwaliteitsvolle data te kunnen genereren. Dit veronderstelt onder meer dat de personen die de procedures moeten toepassen hiervoor de nodige vorming ontvangen en dat er wordt nagegaan dat de procedures op het terrein consistent worden toegepast. 

De documentatie die in het kader van de procedure wordt verzameld, moeten toelaten om, enerzijds, de belangrijkste stappen in de informatieketen te kunnen opvolgen (vanaf de gegevensvergaring op het terrein tot aan de verzending van de informatie via de vragenlijst), en, anderzijds, vast te stellen dat de procedure op correcte wijze werd uitgevoerd.
 
Opgelet: In bepaalde gevallen kan het nodig zijn om van de procedure af te wijken. Zo kan bijvoorbeeld een defecte weegbrug ertoe leiden dat er tijdelijk geen afval kan gewogen worden. In dit geval dient het voorval dat tot de afwijking heeft geleid, de wijze waarop hiermee werd omgegaan en de een inschatting van de impact van de afwijking op de juistheid van de data gedocumenteerd te worden. 

5-stappenplan voor integratie IZAS-vereisten in processen

Misschien vraagt u zich af hoe eraan te beginnen de IZAS-vereisten te integreren in de processen van uw gemeente. Hiervoor is er documentatie voorzien die u op weg kan helpen. Raadpleeg vrijblijvend het addendum over de integratie van IZAS-vereisten in processen, ook onderaan deze pagina beschikbaar als download. Dit document beschrijft bovenstaande aanpak in meer detail en reikt bijkomende tools aan in de vorm van een stappenplan en procesmatrix. 

De vragenlijst bestaat uit volgende grote onderdelen:

• Contactgegevens;
• Hoeveelheid machinaal veegvuil;
• Hoeveelheid manueel veegvuil;
• Hoeveelheid zwerfvuil dat opgeruimd werd door vrijwilligers;
• Hoeveelheid afval dat ingezameld werd via straatvuilnisbakken.

Omdat nog niet alle gemeenten (kunnen) beschikken over gewichten voor elk van de gevraagde fracties zwerfvuil / afval, wordt de optie gegeven om andere monitoringsmethoden te gebruiken. Per fractie kan u via de beslisboom op de betreffende pagina nagaan welke monitoringsmethode u in de gemeente hanteert.

In de vragenlijst duidt u per zwerfvuilfractie deze monitoringsmethode(n) aan.

U krijgt dan per monitoringsmethode de vragen te zien die nodig zijn om de hoeveelheid ingezameld zwerfvuil of afval uit straatvuilnisbakken te bepalen. 

Het bepalen van de hoeveelheden zwerfvuil en afval uit straatvuilnisbakken via weging is de voorkeursmethode;
indien het (nog) niet mogelijk is gewichten te bepalen, kan u ervoor kiezen de hoeveelheden zwerfvuil / afval uit straatvuilnisbakken te bepalen via de volumes ingezameld zwerfvuil / afval (methoden 2 in beslisbomen);
indien het niet anders kan, mag het bepaald worden via het volume van recipiënten dat bij de zwerfvuilopruiming ter beschikking wordt gesteld (methoden 3 in de beslisbomen).

Daarnaast kan u er ook voor kiezen om een eigen monitoringsmethode te hanteren.

In de praktijk kunnen verschillende methoden voor eenzelfde zwerfvuilfractie naast elkaar worden gebruikt. Zo bv. wanneer een deel wordt uitbesteed en een deel in eigen beheer wordt opgenomen, indien een andere monitoringsmethode wordt gehanteerd voor het opruimen van zwerfvuil in parken dan in de rest van de gemeente of nog, indien in de loop van een jaar overgeschakeld wordt naar een nieuwe monitoringsmethode. 

In het geval de inzameling intergemeentelijk gebeurt, blijven de monitoringsmethoden om de hoeveelheden te bepalen dezelfde.
Om toch hoeveelheden per individuele gemeente te berekenen worden volgende gegevens bijkomend gevraagd:

• De hoeveelheid zwerfvuil of afval die ingezameld wordt over meerdere gemeenten samen.
• Extra informatie die moet toelaten om deze hoeveelheden, ingezameld voor meerdere gemeenten samen, terug te rekenen naar de individuele gemeenten. In de online vragenlijst wordt een voorstel voor allocatiefactor gedaan. U vindt informatie hierover in de informatiepagina's met beslisbomen, zie hierboven. Indien u een andere manier van allocatie van de hoeveelheden zwerfvuil / afval gebruikt dan diegene die wordt voorgesteld in de online vragenlijst, kiest u in de online vragenlijst voor ‘eigen monitoringsmethode’ en geeft u in het vrije veld weer hoe u de hoeveelheden zwerfvuil / afval uit intergemeentelijke rondes terugrekent naar de gemeenten individueel.

Bij een intergemeentelijke ronde zal dus extra informatie gemonitord moeten worden die moet toelaten om de hoeveelheden terug te rekenen naar individuele gemeenten.

Hieronder lichten we elk van de drie 'standaard' monitoringsmethoden kort toe.

Het bepalen van het nettogewicht van het ingezamelde zwerfvuil / afval verdient de voorkeur op de andere monitoringsmethoden.
De gewichten kunnen worden bepaald:

• door rechtstreeks na inzameling naar de afvalverwerker te rijden en daar de hoeveelheid te bepalen via weging;
• door het ingezamelde zwerfvuil / afval per fractie in afzonderlijke containers op te slagen en ze - eens volledig gevuld - bij de afvalverwerker te wegen;
• door het ingezamelde zwerfvuil / afval per opruimronde te wegen (eigen weeginfrastructuur, bv. op het recyclagepark), waarna fracties gemengd mogen worden alvorens ze naar de afvalverwerker gaan;
• …

Belangrijk bij deze monitoringsmethode is dat de gewichten bepaald worden zonder vervuiling van de gegevens door andere fracties zwerfvuil, sluikstort of ander gemeentelijk of huishoudelijk afval. Indien fracties zwerfvuil gemengd worden vóór het wegen of indien het zwerfvuil gemengd wordt met sluikstort of ander gemeentelijk of huishoudelijk afval vóór het wegen kan deze monitoringsmethode niet worden gebruikt. 

Indien het moeilijk haalbaar is om afzonderlijke gewichten te bepalen van de verschillende zwerfvuilfracties / afval uit straatvuilnisbakken, kan teruggegrepen worden naar een monitoringsmethode waarbij de volumes ingezameld zwerfvuil / afval worden bepaald en waarbij aan de hand van deze volumes via een terugrekenfactor (soortelijk gewicht van het afval) de hoeveelheid afval in gewicht kan worden bepaald. 

Bij het bepalen van de volumes ingezameld afval is het belangrijk om:

• Goed te registreren hoeveel recipiënten met zwerfvuil / afval werden gevuld en/of ingezameld. 
• Aan te geven wat het volume is van de gebruikte recipiënten. Dit kunnen standaardvolumes zijn (bv. bij het gebruik van standaard pmd-zakken, de straatvuilnisbakken, …) en (eventueel) ook de vullingsgraad van de recipiënten (bv. bij ledigen van straatvuilnisbakken) te noteren.

Voor het omrekenen van volume naar gewicht van de hoeveelheid ingezameld afval kan vóór 2026 gebruik gemaakt worden van een standaard omrekenfactor die door de OVAM is bepaald. 
Indien u reeds zelf steekproefsgewijs het soortelijk gewicht bepaalt van het ingezamelde zwerfvuil / afval, kan u dit soortelijk gewicht opgeven in de vragenlijst.

Indien het niet mogelijk is om afzonderlijke gewichten te bepalen, en er ook onvoldoende procedures beschikbaar zijn binnen de gemeente om de hoeveelheden te bepalen in volume, kan teruggegrepen worden naar een monitoringsmethode waarbij het aantal recipiënten (bvb vuilzakken) wordt bepaald dat ter beschikking gesteld wordt aan de veegploeg of vrijwilligers (i.e. voorafgaand aan de inzameling van het zwerfvuil / afval).

Bij het bepalen van de recipiënten die worden meegegeven voor inzameling van zwerfvuil / afval is het belangrijk:

• Goed te registreren hoeveel recipiënten worden meegegeven aan de zwerfvuilploegen / vrijwilligers. 
• Te benadrukken dat deze recipiënten enkel gevuld mogen worden met het zwerfvuil / afval dat hiervoor bedoeld is.
• Aan te geven wat het volume is van de gebruikte recipiënten. Dit kunnen standaardvolumes zijn (bv. Mooimakers-vuilniszakken voor vrijwilligers).

U kan er ook voor kiezen om een eigen monitoringsmethode te hanteren voor het bepalen van de hoeveelheden zwerfvuil / afval, los van de methoden die in de vragenlijst beschikbaar worden gesteld.

Dit kan via het aankruisen van de optie ‘eigen methode’, waarbij u gevraagd wordt om de hoeveelheid zwerfvuil / afval (per fractie) op te geven (in gewicht) en daarbij de eigen monitoringsmethode te omschrijven.

Een afstemming met de OVAM voorafgaand aan het implementeren van deze methode, is aangeraden om u ervan te verzekeren dat de gegevens voldoende kwaliteitsvol zijn.  

Er moet aangetoond worden dat de gevraagde gegevens (minstens) van een vergelijkbare kwaliteit zijn als de gegevens die verkregen worden met de standaardmethoden uit de vragenlijst.  

Op termijn zijn de ‘eigen’ methodes uitdovend en streeft de OVAM naar het gebruik van één van de eerste twee standaardmonitoringsmethoden.