Stap 2: Kennisgevingsdossier indienen in het EVOA-webloket, vragenrondes en de beslissing

Ga naar het EVOA-webloket en klik op 'Nieuwe kennisgeving aanmaken'. 

Selecteer het juiste dossiertype en geeft het aantal dossiers op. Klik daarna op 'Aanmaken'. Het systeem kent een uniek kennisgevingsnummer toe dat begint met BE01.

Dossiertype

• Uitvoerdossier: Afval vertrekt uit het Vlaams Gewest naar een ander land. 
• Invoerdossiers met BE-nummer: Specifiek invoerdossier dat u bij OVAM indient wanneer:  
  - het land van verzending geen kennisgevingsnummer toekent, of
  - de overbrenging volgens OVAM onder de kennisgevingsplicht valt, maar niet volgens het land van verzending. 
• Hoefijzertransport: Afval vertrekt en komt opnieuw aan in het Vlaams Gewest, met doorvoer via een ander land (bv. Nederland). 

Vul het dossier met status 'in opmaak' volledig aan. Voeg alle vereiste gegevens en documenten toe. Beschrijf duidelijk: 

• de afvalstoffen
• betrokken partijen
• de transportroute
• het productieproces (herkomst)
• het verwerkingsproces
• De bevoegde autoriteiten gebruiken deze informatie om het dossier te beoordelen en een beslissing te nemen over het transport.

De bevoegde autoriteiten gebruiken deze informatie om het dossier te beoordelen en een beslissing te nemen over het transport. Vul alle velden van vak 1 tot en met vak 16 volledig in. 

Het contactveld dient om bijkomende contactgegevens toe te voegen aan het dossier. OVAM gebruikt het e-mailadres uit vak 1 én de e-mailadressen uit het contactveld voor alle communicatie over de kennisgeving. Noteer correcte e-mailadressen. 

Klik op 'Selecteer factuuradres' en geef het correcte factuuradres en contactpersoon op. Klik op 'Opslaan'. 
OVAM bezorgt na indiening van het dossier een betaalverzoek met refentienummer per e-mail. De dossierkost bedraagt 465 euro. Voer de betaling correct uit:

• betaal het juiste bedrag
• gebruik de correcte betalingsreferentie
• betaal naar het opgegeven rekeningnummer

Betalingen verlopen via Mollie, een externe betalingsprovidor. De rekening staat op naam van Mollie (Keizergracht 126, 1015 CW Amsterdam, Nederland, btw-nummer NL815839091B01) en niet op naam van OVAM. Mollie treedt op als rekeninghouder, waardoor OVAM geen bankafschriften kan verstrekken. 

Mollie stort onjuiste betalingen terug. Vooruitbetalingen worden niet aanvaard. De factuur volgt na ontvangst van de betaling. 

​​

Voeg de bankgarantie (van bepaalde of onbepaalde duur) toe als bijlage. Klik op 'Opslaan'. 
Modeldocumenten zijn beschikbaar onderaan deze pagina. 

De bankgarantie biedt een financiële zekerheid voor de overbrenging van afvalstoffen en dekt de kosten van transport, verwerking en eventuele opslag (tot 90 dagen). OVAM kan de bankgarantie aanspreken wanneer de verwerking niet conform de regelgeving gebeurt. Voor invoer uit derde landen en uitvoer naar landen binnen en buiten de EU is de bankgarantie steeds vereist.

Welk twee types bankgaranties bestaan er? 

OVAM aanvaardt twee types bankgaranties, afgeleverd door een financiële instelling ten gunste van OVAM: 

• Specifieke bankgarantie (bepaalde duur): Geldt voor één kennisgeving en vermeldt het kennisgevingsnummer. Blijft geldig tot één jaar na de einddatum. 
• Algemene bankgarantie (onbepaalde duur): Geldt voor meerdere kennisgevingen en vermeldt geen kennisgevingsnummer. Heeft een onbepaalde geldigheidsduur. 

OVAM aanvaardt geen bankgaranties van de Deposito- en Consignatiekas van de FOD Financiën. 

Wat als ik al een algemene bankgarantie heb onder de oude EVOA? 

Heeft u een lopende algemene bankgarantie volgens de oude EVOA-verordening 1013/2006? Dan mag deze verder blijven lopen zolang u er niets aan wijzigt. U hoeft geen addendum te laten opstellen. Een verwijzing naar de oude EVOA-verordening geldt als een verwijzing naar Verordening (EU) 2024/1157. Wanneer de bankgarantie wijzigt of vernieuwt, gebruikt u het nieuwe sjabloon volgens de nieuwe verordening. 
Modeldocumenten zijn beschikbaar onderaan deze pagina. 

Hoe bezorg ik de bankgarantie aan OVAM? 

De kennisgever is zelf verantwoordelijk voor het toevoegen van de bankgarantie aan het kennisgevingsdossier in het EVOA-webloket.

• De kennisgever laadt een kopie van de bankgarantie op in het EVOA-webloket.
• De financiële instelling bezorgt de bankgarantie aan inuit@ovam.be. 

Hoe bereken ik het bedrag van de bankgarantie? 

Bereken het bedrag als volgt: 

• totale hoeveelheid (vak 5, in ton) x 2 euro (minimum 1 200 euro)
• vermenigvuldigd met 4 bij gevaarlijke afvalstoffen (EURAL-code met sterretje - vak 14) 
• vermenigvuldigd met 2 bij invoer uit of uitvoer naar landen buiten de EU (uitzondering: IJsland, Liechtenstein, Noorwegen, Zwitserland)

Bij uitvoer naar een vooraf goedgekeurde inrichting voor nuttige toepassing (VGI): deel de totale hoeveelheid door het aantal jaren van de aangevraagde periode (vak 6). 

Wanneer en hoe vraag ik de vrijgave van de bankgarantie? 

Vraag de vrijgave via het EVOA-webloket zodra: 

• alle transporten zijn uitgevoerd
• alle transportmeldingen in orde zijn

Dien de aanvraag in via het EVOA-webloket: 

• ga naar de module 'Bankgaranties'
• selecteer de betrokken bankgarantie
• klik op 'Vraag vrijgave aan'

OVAM geeft de bankgarantie niet automatisch vrij na afloop van de geldigheidsperiode. Vrijgave gebeurt uitsluitend op aanvraag. 

​​

In vak 1 selecteert u uw eigen organisatie als kennisgever. Een andere Belgische of buitenlandse kennisgever kan u niet selecteren. De buitenlandse kennisgever vraagt een kennisgeving aan via DIWASS. Het systeem haalt de bedrijfsgegevens automatisch op uit DIWASS. U kan deze niet wijzigen, maar u kan wel contactgegevens toevoegen of aanpassen. De kennisgever is de entiteit of persoon die verantwoordelijk is voor de overbrenging van afvalstoffen vanuit of naar Vlaanderen én moet vooraf toestemming krijgen van alle betrokken bevoegde autoriteiten. Na indiening van het dossier kan u geen wijziging meer doorvoeren aan de kennisgever. Aandachtspunten: 

• De gegevens van de kennisgever moet overeenkomen met de gegevens vermeld in het contract.
• Na indiening van het dossier kan u geen wijziging meer doorvoeren aan de kennisgever.

Waarom kan ik een ander bedrijf niet selecteren als kennisgever in het EVOA-webloket?

In vak 1 (kennisgever) van het EVOA-webloket kan u uitsluitend het bedrijf selecteren waarvoor u als gebruiker bent geregistreerd in DIWASS én waarvoor u over de rol 'kennisgever' beschikt in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid. Het is niet mogelijk om een ander bedrijf of een buitenlandse onderneming als kennisgever te selecteren. 

Hoe selecteer ik een kennisgever in vak 1 van het EVOA-webloket? 

1. Klik op 'Selecteer kennisgever' of 'Selecteer andere kennisgever'
2. Er verschijnt een pop-up met twee opties: 

​​

a) Adresboek: Selecteer een bestaande kennisgever uit het adresboek. Dit bevat bedrijven die u eerder heeft geselecteerd. Deze gegevens komen uit DIWASS en kan u niet wijzigen. Vindt u het bedrijf niet terug in uw adresboek? Klik dan op 'Nieuwe kennisgever' om een bedrijf toe te voegen. Wilt u een bedrijf niet langer in uw adresboek zien, klik dan op 'Verbergen'. 

b) Nieuwe kennisgever: Klik op 'Nieuwe kennisgever' om een bedrijf op te zoeken. Standaard ziet u de maatschappelijke zetel. Wilt u een vestiging selecteren? Klik op 'Zoeken' om de vestigingseenheden in de Kruispuntbank voor ondernemingen (KBO) te raadplegen. 

​​
Resultaat van de zoekopdracht:

1. U krijgt een overzicht van de maatschappelijke zetel en alle vestigingen zoals geregistreerd in de KBO. Selecteer het juiste bedrijf uit de lijst. Dit bedrijf verschijnt daarna automatisch in uw 'adresboek'. Vindt u het bedrijf niet terug? Breng dan eerst de registratie in de KBO in orde. 
   ​​
2. Niet gevonden in DIWASS? Registreer de onderneming of vestiging dan eerst in DIWASS. Daarna kan u het bedrijf selecteren als kennisgever. 
   ​​​

Wie kan optreden als kennisgever? 

De kennisgever is, in volgorde van prioriteit: 

1. de oorspronkelijke afvalstoffenproducent
2. de nieuwe afvalstoffenproducent
3. een erkende inzamelaar
4. een geregistreerde handelaar
5. een geregistreerde makelaar
6. de afvalstoffenhouder (alleen indien geen van bovenstaande van toepassing is)

Vereiste gegevens om vak 1 in te vullen

• De onderneming moet eerst geregistreerd zijn in DIWASS. Het EVOA-webloket haalt deze gegevens rechtstreeks uit DIWASS: ondernemings- of vestigingsnummer, volledige bedrijfsnaam (incl. rechtsvorm), adres (straat, huisnummer, plaats, postcode, land)
• contactpersoon (voornaam en naam)
• telefoonnummer (met landcode)
• e-mailadres
• faxnummer (optioneel)
• website (optioneel)

Bijlagen voor vak 1

Modeldocumenten zijn beschikbaar onderaan deze pagina. 

1. Aanbiedingsbrief

• Niet verplicht
• Formele begeleidende brief bij de kennisgeving. Gebruik deze brief om bijkomende informatie te verstrekken zoals contactpersonen, een verwijzing naar een eerdere kennisgeving (verlenging) of gegevens over het factuuradres.

2. Contract tussen de kennisgever, ontvanger en verwerker

• Verplicht
• Voeg het contract toe tussen kennisgever, ontvanger en verwerker. Dit document bevat minstens: 
  - het kennisgevingsnummer
  - de periode
  - informatie over de nuttige toepassing of verwijdering (benaming afvalstof, hoeveelheid, Bazel-code, Eural-code, R/D-handeling)
  - de naam van de ondertekenaars en handtekeningen
  - de datum van ondertekening

3. Machtiging

• Verplicht wanneer de producent (vak 9) niet optreedt als kennisgever (vak 1)

4. Verzekering kennisgever

• Niet verplicht
• Voeg deze bijlage toe als bewijs dat de kennisgever beschikt over een verzekering die de kosten en risico's van het afvaltransport denkt. Dit document kan dienen als aanvullende financiële zekerheid.

Selecteer de ontvanger in vak 2. Het systeem haalt deze bedrijfsgegevens automatisch op uit DIWASS. U kan deze niet wijzigen, maar u kan wel contactgegevens toevoegen of aanpassen. De ontvanger is de entiteit of persoon in het land van bestemming die de afvalstoffen ontvangt voor nuttige toepassing of verwijdering. 

Hoe selecteer ik een ontvanger in vak 2 van het EVOA-webloket? 

1. Klik op 'Selecteer ontvanger' of 'Selecteer andere ontvanger'
2. Er verschijnt een pop-up met twee opties:

a) Adresboek: Selecteer een bestaande ontvanger uit het adresboek. Dit bevat bedrijven die u eerder heeft geselecteerd. Deze gegevens komen uit DIWASS en kan u niet wijzigen. Vindt u het bedrijf niet terug in uw adresboek? Klik dan op 'Nieuwe ontvanger' om een bedrijf toe te voegen. Wilt u een bedrijf niet langer in uw adresboek zien, klik dan op 'Verbergen'. 

b) Nieuwe ontvanger: Klik op 'Nieuwe ontvanger' om een bedrijf op te zoeken. Vul minstens één zoekveld in om na te gaan of het bedrijf al gekend is bij OVAM. Klik daarna op 'Zoeken'. 

Resultaat van de zoekopdracht:

1. U krijgt een overzicht van bedrijven die overeenkomen met uw zoekcriteria. Selecteer het juiste bedrijf uit de lijst. Dit bedrijf verschijnt daarna automatisch in uw 'adresboek'. Vindt u het bedrijf niet terug? Klik dan op 'Zoeken' om het bedrijf op te zoeken in DIWASS. 
   
2. Geen resultaten? Klik op 'Zoeken' om het bedrijf op te zoeken in DIWASS. 
   

Vul de zoekvelden in en klik op 'Zoeken'. 

Selecteer het juiste bedrijf uit de resultaten. Vindt u het bedrijf niet terug? Registreer de onderneming of vestiging eerst in DIWASS. Daarna kan u het bedrijf selecteren als ontvanger. 

Vereiste gegevens om vak 2 in te vullen

• De onderneming moet eerst geregistreerd zijn in DIWASS. Het EVOA-webloket haalt deze gegevens rechtstreeks uit DIWASS: ondernemings- of vestigingsnummer, volledige bedrijfsnaam (incl. rechtsvorm), adres (straat, huisnummer, plaats, postcode, land)
• contactpersoon (voornaam en naam)
• telefoonnummer (met landcode)
• e-mailadres
• faxnummer (optioneel)
• website (optioneel)

Vak 3 bepaalt het type kennisgeving. Zodra het aantal overbrengingen is ingevuld in vak 4, vult vak 3A automatisch aan of het gaat om een éénmalige overbrenging, of meerdere overbrengingen. 

In vak 3B duidt u aan of het afval bestemd is voor verwijdering of nuttige toepassing. 

Nuttige toepassing (R-handeling)

Bij nuttige toepassing duidt u in vak 3C aan of de verwerkingsinstallatie het statuut heeft van een vooraf goedgekeurde inrichting (VGI) of pre-consented recovery facility (PCF). Controleer steeds dat: 

• de installatie vergund is voor het betrokken afval en de behandeling
• de vergunning geldig blijft gedurende de volledige overbrengingsperiode (vak 6)

Voeg het bewijs van het VGI-statuut toe in vak 10. Een overzicht van internationale erkende VGI-installaties staat op de OECD-website. 

Verwijdering (D-handeling)

Bij verwijdering past OVAM het zelfvoorzieningsprincipe toe. Uitvoer van afval voor een D-handeling is alleen mogelijk wanneer in Vlaanderen geen geschikte verwerkingscapaciteit beschikbaar is. Meer informatie kan u op deze webpagina vinden. 

Kies de toepasselijke regeling: 

• standaard werkwijze: Deze werkwijze geldt voor alle aanvragen voor uitvoor voor verwijdering die niet beschouwd worden als een calamiteiten- of back-up regeling. 
• back-up regeling: Een back-up regeling is bedoeld om de afvoer van afvalstoffen die normaal in Vlaanderen worden verwerkt steeds te kunnen garanderen. Dus ook wanneer deze tijdelijk of gedeeltelijk niet naar één of meerdere voorziene Vlaamse verwerker(s) kunnen worden gebracht. Ter anticipatie van situaties waarbij er (1) een onvoorziene en/of buitengewone hoeveelheid gekarakteriseerd afval vrijkomt waarvoor op redelijke termijn geen oplossing is in België of (2) een verwerkingsinstallatie een gebrek aan afdoede verwerkingscapaciteit of opslag heeft. 
• calamiteiten regeling: Regeling waarbij in het geval van overmacht een hoeveelheid afval vrijkomt die snel verwerkt dient te worden en waarvoor geen capaciteit (verwerking en/of tijdelijke opslag) in Vlaanderen is: het plots uitvallen van verwerkingscapaciteit of het plots vrijkomen van een grote hoeveelheid snel te verwerken afval, bijvoorbeeld bij een grote ramp. 

De VGI-status is niet van toepassing voor verwijdering en kan niet worden aangeduid. 

In het tabblad D-handeling geeft u de bijkomende informatie op die hoort bij de gekozen regeling. OVAM legt dit geanonimiseerd verslag voor aan Vlaamse afvalstoffenverwerkers. Zij kunnen een gemotiveerd bezwaar indienen indien zij: 

• het afval in Vlaanderen kunnen verwerken, 
• binnen de gevraagde periode
• en met de best beschikbare technieken. 

Bijlage voor vak 3

1. Technische en economische haalbaarheid verwijdering

• Verplicht bij verwijdering
• Dit document motiveert waarom verwijdering van het afval buiten Vlaanderen nodig is. In de bijlage verklaart u dat u voldoet aan de voorwaarden opgenomen in artikel 11a) van Verordening 2024/1157. 

Vul het totaal aantal transporten in voor de volledige overbrengingsperiode (vak 6). Gebruik altijd een geheel getal. U mag het opgegeven aantal transporten niet overschrijden. Zodra het maximum bereikt is, maakt DIWASS geen nieuwe vervoersdocumenten meer aan. Aandachtspunten: 

• Bij een vooraf goedgekeurde inrichting (VGI) en een langere overbrengingsperiode (max. 3 jaar): bepaald het aantal transporten voor de volledige periode. 
• Bij gebruik van meerdere vervoersmiddelen (Voorbeeld: schip en vrachtwagen) bepaalt de kleinste transporteenheid het aantal transporten dat in vak 4 wordt ingevuld. Voorbeeld: het afval gaat per schip én het laatste traject naar de verwerkingsinstallatie verloopt over de weg. De vrachtwagen bepaald dan het aantal transporten. 
  Uitzondering: bij bulktransporten per schip wordt de grootste transporteenheid gebruikt. Voorbeeld: bulkafval dat rechtstreeks in een schip wordt geladen in de haven. 

Vul de totale geplande hoeveelheid afval in ton (Megagram) in. Gebruik een realistische schatting als de exacte hoeveelheid niet gekent is. De hoeveelheid moet overeenkomen met de volledige periode van de kennisgeving, ook bij overbrenging naar een VGI. Hou bij het bepalen van de hoeveelheid rekening met het geplande aantal transporten (vak 4) en voorkom dat tijdens de uitvoering het totaal wordt overschreden. Aandachtspunten: 

• De hoeveelheid van vak 5 moet overeenkomen met de hoeveelheid vermeld in het contract.
• Gebruik een punt alleen bij decimale getallen. Gehele getallen krijgen geen punt. Voorbeeld: 12.5 of 25
• De eenheid staat standaard op ton (Mg). Vul geen kubieke meters (m³) in.

​

Vul de periode in waarin de transporten plaatsvinden. Vermeld de datum van het eerste vertrek én de datum van het laatste vertrek. Voorbeeld: van 1 augustus 2027 tot en met 31 juli 2028 (niet tot en met 1 augustus 2028). Aandachtpunten: 

• De periode in vak 6 moet overeenkomen met de periode die in het contract vermeld staat. 
• Voor een 'gewone' kennisgeving bedraagt de maximale overbrengingsperiode één kalenderjaar. 
• Gaat het om een overbrenging naar een vooraf goedgekeurde inrichting (VGI)? Dan moet u een overbrengingsperiode van exact drie jaar aanvragen.
   √ Voeg het bewijs van het VGI-statuut toe in vak 10. U vindt een overzicht van erkende VGI-inrichtingen op de OECD website 
       en in DIWASS. 
   √ Vraagt u voor een PAF-kennisgeving een periode voor minder dan drie jaar aan? Dan wordt de kennisgeving niet behandeld
       als een VGI-kennisgeving overeenkomstig artikel 14 lid 12 van Verordening (EU) 2024/1157. In dat geval geldt de gewone
       procedure met een maximale geldigheidsduur van één jaar. 
   √ De bevoegde autoriteiten kunnen in hun beslissing een kortere geldigheidsduur toestaan als dat gerechtvaardigd is.
       Dit verandert niets aan de verplichting om bij de aanvraag een periode van drie jaar op te geven. 

Selecteer in vak 7 de verpakkingswijze(n) van het afval. Kies één of meer codes uit de keuzelijst. Aandachtspunten: 

• Bij keuze voor code 10 ('Andere') is een omschrijving verplicht waarbij u omschrijft hoe het afval fysiek verpakt en vervoerd wordt. Voorbeelden: IBC in container, tanker, vaten op pallets, big bags op pallets, afval in kratten of bakken, los gestort in container (bulklading), geperste balen (bv. folie of karton), in zakken in container (los verpakt), tankcontainer (ISO-tank), vloeistof in flexitank, spoel- of haspelverpakking (bij kabels of kunststoffen), containers met liners (binnenzak), afval in metalen kooien (gaascontainers).
• Geef aan of er bijzondere behandelingseisen van toepassing zijn:

          √  Ja: vink aan en voeg een bijlage toe met een duidelijke beschrijving. Voorbeelden: transportvoorwaarden, opslagvereisten,                                     temperatuurcontrole, reactiegevaar bij contact met water of lucht, of bijkomende veiligheidsmaatregelen. 

          √  Nee: geen bijlage toevoegen. 

Verpakkingstypen

1. Vaten
2. Houten vaten
3. Blikken (jerrycans)
4. Kisten
5. Zakken
6. Samengestelde verpakking
7. Drukcontainers
8. Onverpakt
9. Balen
10. Andere (specificeer)

Selecteer de vervoerder(s) in vak 8. Het systeem haalt deze bedrijfsgegevens automatisch op uit DIWASS. U kan deze niet wijzigen, maar u kan wel contactgegevens toevoegen of aanpassen. Voeg alle vervoerders toe die betrokken zijn bij het volledige traject: van de vertreklocatie van de producent tot en met de aankomst bij de verwerker. Aandachtpunten: 

• Controleer of de vervoerders overeenkomen met de routebeschrijving in vak 15. Alle vervoerders die in het traject voorkomen, moeten ook opgenomen zijn in vak 8. 
• Duid per vervoerder de correcte vervoerswijze aan. 

Vervoerswijzen:

• R - over de weg
• T - per trein
• S - over de zee 
• A - per vliegtuig
• B - over binnenwateren

Hoe selecteer ik een vervoerder in vak 8 van het EVOA-webloket? 

1. Klik op 'Vervoerder toevoegen'
2. Er verschijnt een pop-up met twee opties: 

a) Adresboek: Selecteer een bestaande vervoerder uit het adresboek. Dit bevat bedrijven die u eerder heeft geselecteerd. Deze gegevens komen uit DIWASS en kan u niet wijzigen. Vindt u het bedrijf niet terug in uw adresboek? Klik dan op 'Nieuwe vervoerder' om een bedrijf toe te voegen. Wilt u een bedrijf niet langer in uw adresboek zien, klik dan op 'Verbergen'. 

b) Nieuwe vervoerder: Klik op 'Nieuwe vervoerder' om een bedrijf op te zoeken. Vul minstens één zoekveld in om na te gaan of het bedrijf al gekend is bij OVAM. Klik daarna op 'Zoeken'. 

Resultaat van de zoekopdracht:

1. U krijgt een overzicht van bedrijven die overeenkomen met uw zoekcriteria. Selecteer het juiste bedrijf uit de lijst. Dit bedrijf verschijnt daarna automatisch in uw 'adresboek'. Vindt u het bedrijf niet terug? Klik dan op 'Zoeken' om het bedrijf op te zoeken in DIWASS. 
   
2. Geen resultaten? Klik op 'Zoeken' om het bedrijf op te zoeken in DIWASS. 
   

Vul de zoekvelden in en klik op 'Zoeken'. 

Selecteer het juiste bedrijf uit de resultaten. Vindt u het bedrijf niet terug? Registreer de onderneming of vestiging eerst in DIWASS. Daarna kan u het bedrijf selecteren als vervoerder. 

Vereiste gegevens om vak 8 in te vullen

• De onderneming moet eerst geregistreerd zijn in DIWASS. Het EVOA-webloket haalt deze gegevens rechtstreeks uit DIWASS: ondernemings- of vestigingsnummer, volledige bedrijfsnaam (incl. rechtsvorm), adres (straat, huisnummer, plaats, postcode, land)
• contactpersoon (voornaam en naam)
• telefoonnummer (met landcode)
• e-mailadres
• faxnummer (optioneel)
• website (optioneel)

Bijlage voor vak 8

1. Bewijs van registratie vervoerder(s)

• Niet verplicht
• U kan een bewijs van registratie en/of een verzekeringsattest van de vervoerder(s) als bijlage toevoegen. Houd er rekening mee dat de bevoegde autoriteit van bestemming deze documenten alsnog kan opvragen tijdens de behandeling van het dossier. 
• Een aparte vervoerderslijst is in principe niet nodig, aangezien u alle vervoerders reeds in vak 8 moet opnemen. 

​​​

Selecteer de producent(en) van de afvalstoffen in vak 9. Het systeem haalt deze bedrijfsgegevens automatisch op uit DIWASS. U kan deze niet wijzigen, maar u kan wel contactgegevens toevoegen of aanpassen. Vak 9 bevat alle informatie over de producent, inclusief de locatie en herkomst van het afval. Dit kan de initiële producent zijn, of een nieuwe producent die vóór de overbrenging handelingen uitvoert waardoor de aard en samenstelling van het afval wijzigt. Na indiening van het dossier kan u geen wijziging meer doorvoeren aan de producenten. Aandachtpunten: 

• Producent(en) kunnen niet meer gewijzigd worden nadat het dossier is ingediend. Wil u een extra/andere producent toevoegen? Dien dan een nieuwe kennisgeving in. 
• Producent(en) moeten het kennisgevingsdossier authenticeren in het EVOA-webloket. Daarmee verklaren zij dat de informatie over herkomst en aard van het afval correct is. 
• Geef onderaan vak 9 verplicht aan vanuit welke locatie de overbrenging start: 

               √  het adres van de kennisgever en/of producent zijn, of 
               √  een andere locatie (die u invult in het tekstveld). 

Eén producent

Is het afval afkomstig van één producent op één locatie, dan volstaat één producent. In dat geval zijn er twee mogelijkheden: 

1. Producent = kennisgever: kopieer de gegevens uit vak 1. 
2. Producent  ≠  kennisgever: voeg een nieuwe producent toe en laad een machtiging van de producent aan de kennisgever op in vak 1. Modeldocumenten zijn beschikbaar onderaan deze pagina. 

Meerdere producenten

Voeg meerdere producenten toe wanneer het afval afkomstig is van verschillende locaties of bedrijven, bijvoorbeeld bij een inzamelingsronde of bij het samenvoegen van dezelfde afvalstoffen. 
Zijn er meerdere producenten? Voeg een bijlage toe met een overzicht van de producenten waarvan de afvalstoffen afkomstig zijn. Dit geldt zeker wanneer de kennisgever (inzamelaar) ook als producent in vak 9 is opgenomen. Let op: niet alle autoriteiten aanvaarden meerdere producenten. Stem dit vooraf af met de autoriteit van bestemming om weigering van de kennisgeving te vermijden. 
Zijn er meerdere vertreklocaties? Kies dan bij 'locatie van vertrek' de optie 'ander adres' en vermeld de verschillende locaties in het vrije tekstveld. Let op: niet alle autoriteiten aanvaarden meerdere producenten of vertreklocaties. Stem dit vooraf af met de autoriteit van bestemming om weigering van de kennisgeving te vermijden. 

Hoe selecteer ik een producent in vak 9 van het EVOA-webloket? 

1. Klik op 'Kopieer kennisgever (vak 1)' als u de gegevens van de kennisgever wil gebruiken in vak 9. 
2. Klik op 'Producent toevoegen' om een bedrijf op te zoeken. Er verschijnt een pop-up met twee opties: 

​​​

a) Adresboek: Selecteer een bestaande producent uit het adresboek. Dit bevat bedrijven die u eerder heeft geselecteerd. Deze gegevens komen uit DIWASS en kan u niet wijzigen. Vindt u het bedrijf niet terug in uw adresboek? Klik dan op 'Nieuwe producent' om een bedrijf toe te voegen. Wilt u een bedrijf niet langer in uw adresboek zien, klik dan op 'Verbergen'. 

b) Nieuwe producent: Klik op 'Nieuwe producent' om een bedrijf op te zoeken. Vul minstens één zoekveld in om na te gaan of het bedrijf al gekend is bij OVAM. Klik daarna op 'Zoeken'. 

​​​

Resultaat van de zoekopdracht:

1. U krijgt een overzicht van bedrijven die overeenkomen met uw zoekcriteria. Selecteer het juiste bedrijf uit de lijst. Dit bedrijf verschijnt daarna automatisch in uw 'adresboek'. Vindt u het bedrijf niet terug? Klik dan op 'Zoeken' om het bedrijf op te zoeken in DIWASS. 
   ​​​
2. Geen resultaten? Klik op 'Zoeken' om het bedrijf op te zoeken in DIWASS. 
   ​​​

Vul de zoekvelden in en klik op 'Zoeken'. 

​​​

Selecteer het juiste bedrijf uit de resultaten. Vindt u het bedrijf niet terug? Registreer de onderneming of vestiging eerst in DIWASS. Daarna kan u het bedrijf selecteren als producent. 

​​​

Vereiste gegevens om vak 9 in te vullen

• De onderneming moet eerst geregistreerd zijn in DIWASS. Het EVOA-webloket haalt deze gegevens rechtstreeks uit DIWASS: ondernemings- of vestigingsnummer, volledige bedrijfsnaam (incl. rechtsvorm), adres (straat, huisnummer, plaats, postcode, land)
• contactpersoon (voornaam en naam)
• telefoonnummer (met landcode)
• e-mailadres
• faxnummer (optioneel)
• website (optioneel)
• informatie over het productieproces

Bijlagen voor vak 9

Modeldocumenten zijn beschikbaar onderaan deze pagina. 

1. Productieproces

• Verplicht
• Voeg een bijlage toe met informatie over de herkomst van het afval. De informatie geeft inzicht in waar en hoe het afval ontstaat. Het gaat niet om een technisch rapport, maar om een duidelijke en begrijpelijke beschrijving. De bijlage bevat minstens: de locatie(s) waar de afvalstoffen zijn ontstaan én een beschrijving van het proces waarbij de afvalstoffen zijn ontstaan. 
• Specifiek bij inzameling: voeg een lijst toe van de verschillende producenten waar de afvalstoffen zijn ingezameld. 

2. Machtiging

• Verplicht wanneer de producent (vak 9) niet optreedt als kennisgever (vak 1)

​​

Selecteer de verwerker van de afvalstoffen in vak 10. Het systeem haalt deze bedrijfsgegevens automatisch op uit DIWASS. U kan deze niet wijzigen, maar u kan wel contactgegevens toevoegen of aanpassen. De verwerker is de inrichting waar de afvalstoffen fysiek worden behandeld. Deze partij verwijdert de afvalstoffen of past ze nuttig toe én levert na verwerking een verklaring af. De verwerker kan dezelfde partij zijn als de ontvanger, maar dat is niet verplicht. Aandachtspunten: 

• Als de overbrenging bestemd is voor een verwerkingsinstallatie waar de afvalstoffen rechtstreeks een nuttige toepassing of verwijdering ondergaan, zonder voorafgaande voorlopige handeling, mag in het land van bestemming slechts één verwerkingsinstallatie worden vermeld.

Type inrichting
​​​

• Verwijderingsinrichting (codes D1 tot D7, D10 tot D12): Kies een verwijderingsinrichting wanneer het afval definitief wordt verwijderd. Voorbeelden: verbranden zonder energieterugwinning, storten of chemische behandeling met restafval. 
• Inrichting voor nuttige toepassing (codes R1 tot R11): Kies een inrichting voor nuttige toepassing wanneer het afval een nuttige functie krijgt. Voorbeelden: recyclage, hergebruik, valorisatie of energierecuperatie. 

Feitelijke locatie van verwijdering/nuttige toepassing​​

Geef de exacte locatie op waar het afval fysiek wordt verwerkt. Vermeld niet enkel de bedrijfsnaam of "see annex", maar het adres van de werkelijke site of installatie. Is dit dezelfde locatie als de inrichting in vak 10? Dan mag u "Same site as above" vermelden.

Voorlopige handeling

​​

Een voorlopige handeling is geen eindverwerking, maar een tussenstap vóór de definitieve verwerking. Na deze stap volgt altijd nog een eindverwerking. 

Bij een voorlopige verwijdering is de eindverwerking een verwijderingshandeling. Het afval of de fracties die uit de verwerking ontstaan, worden uiteindelijk definitief verwijderd. 

• Bij verwerkingscodes D8 en D9: vermeld voor iedere ontstane fractie bestemd voor eindverwerking de bijhorende verwijderingscode. 
• Bij verwerkingscodes D13, D14 en D15: vermeld naast de voorbehandelingscode ook de uiteindelijke verwijderingscode.

Bij een voorlopige nuttige toepassing is de eindverwerking een nuttige toepassing. Het afval krijgt uiteindelijk een nuttige functie. 

• Bij verwerkingscodes R12 en R13: vermeld naast de voorbehandelingscode ook de uiteindelijke nuttige toepassingscode. 

Gaat het om een voorlopige handeling? Duid 'Ja' aan en klik op 'Handeling na voorlopige handeling toevoegen'. Voeg de inrichting voor de aansluitende verwerking toe én geef ook hier het type handeling en de feitelijke locatie op. 

• Bevindt de inrichting zich in een ander land dan het land van bestemming? Dan verschijnt ze onder 10.1
• Bevindt de inrichting zich in hetzelfde land? Dan verschijnt ze onder 10.2

​​​

​​​

Hoe selecteer ik een verwerker in vak 10 van het EVOA-webloket? 

1. Klik op 'Kopieer de gegevens van de ontvanger (vak 2)' als u de gegevens van de ontvanger wil gebruiken in vak 10. 
2. Klik op 'Selecteer inrichting' om een bedrijf op te zoeken. Er verschijnt een pop-up met twee opties: 

​​​

a) Adresboek: Selecteer een bestaande verwerker uit het adresboek. Dit bevat bedrijven die u eerder heeft geselecteerd. Deze gegevens komen uit DIWASS en kan u niet wijzigen. Vindt u het bedrijf niet terug in uw adresboek? Klik dan op 'Nieuwe inrichting' om een bedrijf toe te voegen. Wilt u een bedrijf niet langer in uw adresboek zien, klik dan op 'Verbergen'. 

b) Nieuwe inrichting: Klik op 'Nieuwe inrichting' om een bedrijf op te zoeken. Vul minstens één zoekveld in om na te gaan of het bedrijf al gekend is bij OVAM. Klik daarna op 'Zoeken'. 

​​​

Resultaat van de zoekopdracht:

1. U krijgt een overzicht van bedrijven die overeenkomen met uw zoekcriteria. Selecteer het juiste bedrijf uit de lijst. Dit bedrijf verschijnt daarna automatisch in uw 'adresboek'. Vindt u het bedrijf niet terug? Klik dan op 'Zoeken' om het bedrijf op te zoeken in DIWASS. 
   ​​​
2. Geen resultaten? Klik op 'Zoeken' om het bedrijf op te zoeken in DIWASS. ​​​

Vul de zoekvelden in en klik op 'Zoeken'. 

​​​

Selecteer het juiste bedrijf uit de resultaten. Vindt u het bedrijf niet terug? Registreer de onderneming of vestiging eerst in DIWASS. Daarna kan u het bedrijf selecteren als verwerker. 

​​​

Vereiste gegevens om vak 10 in te vullen

• De onderneming moet eerst geregistreerd zijn in DIWASS. Het EVOA-webloket haalt deze gegevens rechtstreeks uit DIWASS: ondernemings- of vestigingsnummer, volledige bedrijfsnaam (incl. rechtsvorm), adres (straat, huisnummer, plaats, postcode, land)
• contactpersoon (voornaam en naam)
• telefoonnummer (met landcode)
• e-mailadres
• faxnummer (optioneel)
• website (optioneel)
• informatie over de verwerkingsinstallatie

Bijlagen voor vak 10

1. Bewijs van vergunning

• Verplicht
• Laad de geldige (omgevings)vergunning van de verwerker op. Deze vergunning toont aan dat de inrichting de opgegeven verwerking wetttelijk mag uitvoeren. 

2. PAF-vergunning

• Verplicht, indien van toepassing
• Laad het attaest van vooraf goedgekeurde inrichting (VGI) op van de inrichting in vak 10. 

3. Voorlopige handeling informatie

• Verplicht bij voorlopige handelingen (codes R12, R13, D8-D9, D13-D15)
• Beschrijving van volledige verwerkingsproces van de voorlopige handelingen en de keten van installaties:
  - een overzicht van alle betrokken voorlopige installaties én aansluitende definitieve inrichtingen, inclusief adres. 
  - de gebruikte verwerkingstechnologie per installatie
  - de volgorde van verwerking (van voorlopige naar definitieve verwerking)
  - de handelingen (R/D-codes)
  - de verdeling van de afvalstromen (bv. deels recyclage, deels verwijdering)

Geef in vak 11 aan hoe de afvalstoffen worden verwerkt. Kies een D-code (verwijdering) of een R-code (nuttige toepassing) uit de keuzelijst. Aandachtpunten: 

• De D/R-code(s) van vak 11 moeten overeenkomen met de handeling(en) vermeld in het contract. 
• De D/R-codes staan onder Bijlage I A en I B van Verordening (EU) 2024/1157.

Gebruikte technologie

Geef een korte omschrijving van de verwerking. Voorbeelden: verbranding zonder energieterugwinning, compostering van organisch afval, mechanische recyclage van kunststof (sorteren, wassen en granuleren), terugwinning van oplosmiddelen via destillatie, verbranding met energierecuperatie (warmte en elektriciteit), anaerobe vergisting met productie van biogas, smelten en hergieten van schroot ott niewe metalen producten, storten op een vergunde stortplaats, fysisch-chemische behandeling (neutralisatie, stabilisatie) of thermische behandeling van gevaarlijk afval. 

Reden uitvoer

Motiveer waarom de verwerking in het buitenland gebeurt. Is er geen specifieke reden, vermeld dit expliciet. Voorbeelden: specifieke verwerking bij de ontvanger, onvoldoende capaciteit in het land van uitvoer, economisch meest geschikte verwerking bij de gekozen verwerker, in het land van uitvoer geen vergunde installatie voor deze afvalstroom of afvalstroom voldoet aan productspecificaties van installatie in het buitenland. 

Bijlagen voor vak 11

1. Verwerkingsproces

• Verplicht
• Beschrijf hoe de afvalstoffen worden verwerkt bij de verwerker (vak 10). Geef in de bijlage: 
  - een duidelijke beschrijving van de verwerking (bv. recyclage, verbranding, behandeling)
  - de gebruikte technologie (hoe de verwerking technisch gebeurt)
  - hoe de afvalstoffen worden behandeld
  - de verschillende stappen van het proces

2. Restwaarde na nuttige toepassing

• Verplicht bij nuttige toepassing (codes R1 tot R13)
• Beschrijf wat er gebeurt met het restafval na de nuttige toepassing en welke waarde de gerecupereerde materialen hebben. Neem in de bijlage volgende informatie op: 
  - de geplande methode van verwijdering van het restafval na de nuttige toepassing; 
  - de verhouding tussen nuttig toegepast materiaal en restafval en het niet nuttig toepasbare afval; 
  - de geschatte waarde van het nuttig toegepaste materiaal; 
  - de kosten van nuttige toepassing en de kosten van verwijdering van het restafval. 

Noteer in vak 12 een duidelijke beschrijving van de afvalstoffen:

• een concrete en uitgebreide benaming;
• het type afval (gebruik geen vage termen zoals "afvalmix" of afkortingen zonder toelichting zoals "LPDE");
• de herkomst of het proces (bv. bouw, chemie, mechanische bewerking);
• de samenstelling, inclusief concentraties of percentages. 

Aandachtspunt: de benaming van vak 12 moet overeenkomen met de benaming vermeld in het contract. 

Voorbeelden: 

• Gemengd bouw- en sloopafval, bestaande uit beton (60%), baksteen (25%), hout (10%) en kunststoffen (5%).
• Kunststoffolie (LDPE) uit verpakkingsmateriaal, zonder additieven of verontreiniging.
• Papier- en kartonafval, voornamelijk golfkarton (80%) en gemengd papier (20%).
• Afvalolie (minerale olie), met verontreiniging door zware metalen (lood <0;1%, cadmium <0,01%) en water (5%).
• Verontreinigde grond, met aanwezigheid van PAK's (tot 200mg/kg) en minerale olie (tot 1%).
• Oplosmiddelhoudend afval, bestaande uit aceton (40%), ethanol (30%) en andere vluchtige organische stoffen (30%).
• Filterkoek uit waterzuivering, bestaande uit slib (70%), kalk (20%) en metalen residuen (10%)
• Afgewerkte katalysatoren, met aanwezigheid van nikkel (5%) en aluminiumoxide (95%).
• Metaalslijpsel van staalbewerking, met oliegehalte (ca. 3%) afkomstig van snijolie.

Bijlagen voor vak 12

In vak 12 kunnen drie soorten bijlagen toegevoegd worden, afhankelijk van de aard van de afvalstoffen.

1. Samenstelling van de afvalstoffen

• Niet verplicht
• Gebruik deze bijlage om de inhoud van de afvalstoffen te beschrijven. Geef een nauwkeurige en volledige samenstelling die 100% dekt, met vermelding van alle componenten en hun aandeel (bv. % of mg/kg). 

2. Afvalstoffen uit mengsels of gemengde stromen

• Niet verplicht
• Gebruik deze bijlage wanneer het afval bestaat uit gemengde stromen (bv. bouw- en sloopafval of bedrijfsafval). Duid de fracties aan die voor nuttige toepassing bestemd zijn en splits de restfracties op in hun belangrijkste componenten. 

3. Analyse

• Niet verplicht
• Gebruik deze bijlage wanneer meetgegevens of laboratoriumresultaten beschikbaar zijn of wanneer dit nodig is voor de beoordeling en indeling van de afvalstoffen. Voeg een volledig analyserapport toe dat representatief is én niet ouder dan één jaar.  

Selecteer in vak 13 de fysische eigenschappen van het afval bij normale temperatuur en druk. Kies één of meer codes uit de keuzelijst.

Aandachtpunt: bij keuze voor code 7 ('Andere') is een omschrijving verplicht waarbij u omschrijft hoe het afval zich fysisch gedraagt. Voorbeelden: Emulsie van vloeistof en vaste deeltjes, korrelige substantie (geen poeder, geen vaste stukken), halfvast mengsel met zowel vloeibare als vaste fractie, schuimachtige afvalstroom, afval in vlokken of schilfers, gelei-achtige structuur, elastische massa (rubberachtig). 

Fysische eigenschappen

1. Poederig/poeder
2. Vast
3. Brei/pasta
4. Slurrie
5. Vloeistof
6. Gasvormig
7. Andere (specificeer)

In vak 14 identificeert en classificeert u de afvalstoffen met gestandaardiseerde codes. Deze codes bepalen de juridisch indeling van de afvalstoffen en de beoordeling van de overbrenging (bv. procedures, controles en transportvoorwaarden). De gebruikte codes moeten overeenkomen met de codes in het contract én consistent zijn in het volledige dossier. 

Bazel- of OESO-code

Duidt aan tot welke internationale afvalcategorie de afvalstof behoort. 

• Verplicht veld.
• Vul één code in via de keuzelijst of kies 'Niet van toepassing'.
• Moet overeenkomen met het contract. 

Eural-codes

Europese afvalstoffencodes die het type afval beschrijven op basis van herkomst en samenstelling. 

• Verplicht veld.
• Voeg alle toepasselijke codes toe en klik op 'Toevoegen'.
• Beschikbaar in de Europese afvalstoffenlijst en via de OVAM EURAL-wizard. 

Nationale code

Nationale classificatie van het land van uitvoer of invoer. 

• Niet verplicht. 
• Enkel invullen indien van toepassing. 

Overige (specificeren)

Aanvullende informatie die niet door de standaardcodes wordt gedekt. 

• Niet verplicht. 

• Vermijd herhaling van informatie uit andere velden. Voorbeelden: bijkomende specificatie van samenstelling of eigenschappen, verwijzing naar een norm, classificatie of analyse; verduidelijking bij een combinatie van codes.

Y-code

Categorie van de afvalstoffen volgens de Bazelovereenkomst. 

• Verplicht veld.
• Kies de code(s) via de keuzelijst of 'Niet van toepassing'. 

H-code

Gevaarlijke eigenschappen van het afval (bv. toxisch, ontvlambaar)

• Verplicht veld.
• Kies de code(s) via de keuzelijst of 'Niet van toepassing'. 
• Zie Bijlage I A en I B van Verordening (EU) 2024/1157.

VN-klasse

Classificatie volgens het internationaal transportrecht (ADR). 

• Verplicht veld.
• Kies de code(s) via de keuzelijst of 'Niet van toepassing'. 
• Zie Bijlage I A en I B van Verordening (EU) 2024/1157.

VN-nummer

• Verplicht veld bij selectie van een VN-klasse. 
• Vul de code(s) in of kies 'Niet van toepassing'.
• Voor gevaarlijk afval is een VN-nummer verplicht. 

VN-vervoersaanduiding

• Verplicht veld bij selectie van een VN-klasse. 
• Vrij tekstveld invullen. 
• Voor gevaarlijk afval is een ADR-classificatie verplicht. 

Douanecode(s) (HS)

Code voor internationale handel en douaneformalilteiten.

• Verplicht bij in- en uitvoer van en naar de EU. 
• Gebruik de codes van het Geharmoniseerd Systeem van de Wereld Douane Organisatie (WCO). Klik hier voor meer informatie.

​

Vak 15 beschrijft de route van de afvaltransporten. U geeft aan langs welke landen en via welke grensovergangen of havens de afvalstoffen worden vervoerd, van producent tot verwerker. De informatie bepaalt welke bevoegde autoriteiten het kennisgevingsdossier moeten beoordelen en goedkeuren. Na indiening van het dossier kan u geen wijzigingen meer doorvoeren aan de landen. 

Betrokken landen

Geef alle landen op waar de transporten doorheen gaan. Voor elk land vult u de bevoegde autoriteit én een grensovergang of haven in. 
Na indiening van het dossier kan u geen landen meer toevoegen of wijzigen. Wil u een extra/ander land toevoegen? Dien dan een nieuwe kennisgeving in. 

• Land van uitvoer (vertrek)
• Doorvoerlanden (landen waar het afval doorheen passeert): 
  - voeg alle betrokken landen toe, ook bij twijfel
  - elk land moet het kennisgevingsdossier goedkeuren (expliciet of stilzwijgend)
  - bij zeevervoer: voeg alle landen toe waar het schip aanmeert, laadt, lost of stopt. Ook bij louter aanmeren zonder laden of lossen is het aangewezen om het land als doorvoerland op te nemen.
• Land van invoer (bestemming) 

Grensovergangen of havens

Dit de plaatsen waar afvalstoffen een land binnenkomen of verlaten. Specificeer per land:

• Wegvervoer: vermeld de grensovergang én het wegnummer. Voorbeelden: Meer A1/E19, Arendonk A21/E34. 
• Zeevervoer: vermeld alle mogelijke havens, ook als nog niet zeker is of daar wordt aangemeerd.

Hoofd- en alternatieve route

De hoofdroute is het standaard traject. De alternatieve route is een noodroute bij onvoorziene omstandigheden. 

• Duid alle landen aan van zowel de hoofd- als de alternatieve route, inclusief doorvoerlanden. Na indiening van het dossier kan u geen landen meer toevoegen of wijzigen. 
• Er mag slechts één hoofdroute zijn, met een vaste grensovergang per land.
• Alternatieve routes: 
  - enkel gebruiken bij overmacht (bv. wegenwerken, ongeval)
  - vereisen voorafgaande toestemming van alle bevoegde autoriteiten
  - gebruiken dezelfde grensovergangen als de hoofdroute. Wenst u andere grensovergangen? Dien een nieuwe kennisgeving in. 
  - wisselen tussen hoofd- en alternatieve routes is niet toegestaan, behalve bij overmacht. 

Bijlagen voor vak 15

1. Routebeschrijving

• Verplicht
• Voeg een gedetailleerde routebeschrijving van het traject toe:
  - met kaartweergave
  - van producent (vak 9) tot verwerkingsinstallatie (vak 10), inclusief vaarroutes
  - met zowel de hoofdroute als eventuele alternatieve routes
  - voeg bij vertrek via kades ook een afbeelding van de kade toe

Vak 16 gaat over de douanekantoren die betrokken zijn bij de overbrenging van afvalstoffen wanneer deze buiten de Europese Unie (EU) verloopt. Hier geeft u aan via welke douanekantoren het afval de EU binnenkomt, verlaat of wordt uitgevoerd. 

Geen transporten buiten de EU?

Duid aan 'Voor deze kennisgeving zijn er geen douanekantoren van binnenkomst en/of uitgang Europese Gemeenschap'

Wel transporten buiten de EU?

Voeg alle betrokken douanekantoren. Afhankelijk van de situatie:  

• Binnenkomst: Douanekantoor waar het afval de EU binnenkomt. → bij invoer in de EU 
• Uitgang: Douanekantoor waar het afval de EU verlaat. → bij transport richting niet-EU-land
• Uitvoer: Douanekantoor waar het afval voor uitvoer wordt ingeklaard.  → administratieve exportformaliteiten

​

In vak 17 verklaren de kennisgever én de producent(en) dat alle gegevens in de kennisgeving volledig en correct zijn en dat zij de geldende regelgeving naleven. Deze verklaring gebeurt via authenticeren in het EVOA-webloket. Zodra alle betrokken partijen zich hebben geauthenticeerd, kan de kennisgeving worden ingediend bij OVAM. Aandachtspunten: 

• Treedt de producent (vak 9) niet op als kennisgever (vak 1)? Voeg dan in vak 1 een machtiging toe waarin de producent de kennisgever bevoegd verklaart.  Modeldocumenten zijn beschikbaar onderaan deze pagina. 
• De kennisgever en alle producent(en) moeten zich authenticeren in het EVOA-webloket. 
• Na indiening kan de kennisgever (vak 1), de producenten (vak 9) én de landen en bevoegde autoriteiten (vak 15) niet meer worden gewijzigd. Wilt u toch een wijziging doorvoeren? Dien dan een nieuwe kennisgeving in. 

In dit vak voegt u bijlagen toe die niet bij een specifiek vak van het kennisgevingsdossier horen. Gebruik dit vak voor aanvullende documenten die nodig zijn voor de beoordeling van het dossier. Voeg enkel bijlagen toe die effectief bijdragen aan een correcte beoordeling. Vermijd dubbele informatie.

​

Wanneer het kennisgevingsdossier volledig ingevuld is, klikt de kennisgever op de knop 'Authenticatie door producent(en)'. Daarmee vraagt de kennisgever aan alle producenten die in vak 9 vermeld staan om het dossier te authenticeren. Met authenticatie bevestigt de producent dat hij akkoord gaat met de inhoud van het dossier voordat de kennisgever het dossier officieel kan indienen bij OVAM. 

Wat gebeurt er nadat de kennisgever op deze knop klikt?

Na het klikken op de knop: 

• verstuurt het EVOA-webloket een e-mail naar alle producenten die in vak 9 opgenomen zijn; 
• ontvangt elke producent een verzoek om het dossier te authenticeren; 
• kan elke producent de gegevens in het dossier raadplegen, maar geen wijzigingen aanbrengen;
• kan de producent de bijlagen niet raadplegen;
• kan de producent het dossier authenticeren via de knop 'Authenticeer als producent'. 
  ​

Wat kan de kennisgever doen nadat alle producenten hebben geauthenticeerd? 

Zodra alle producenten het dossier hebben geauthenticeerd, heeft de kennisgever twee mogelijkheden: 
​

• Het dossier indienen bij OVAM via de knop 'Indienen' als het dossier volledig en correct is. Na indiening laat DIWASS niet meer toe om bepaalde gegevens te wijzigen. U kan dan niet meer: 
   √ de kennisgever in vak 1 wijzigen
   √ producenten toevoegen, verwijderen of wijzigen in vak 9
   √ een land van verzending, bestemming of doorvoer, of een bevoegde autoriteit toevoegen of wijzigen in vak 15. In vak 15 kan u
      enkel nog de grensovergangen aanpassen. 
• Het dossier verder aanpassen via de knop 'Wijzig kennisgeving'. Na een wijziging vervallen alle eerdere authenticaties en moeten alle producenten het dossier opnieuw authenticeren voordat de kennisgever het kan indienen. 

Welke registratie heeft een producent nodig om een kennisgevingsdossier te authenticeren? 

Treedt u op als producent in een kennisgevingsdossier en moet u een kennisgeving autenticeren? Dan moet aan de volgende voorwaarden voldaan zijn: 

• Het bedrijf dat als producent optreedt, is geregistreerd in DIWASS. 
• De contactpersoon die namens de producent authenticaties uitvoer, moet in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid voor dit bedrijf beschikken over de rol 'producent'.
• De producent heeft een geldige 'Machtiging producent aan kennisgever' ondertekend.

Meer informatie over de registratie vindt u op onze webpagina. 

​​​

Met de knop 'Indienen' dient de kennisgever het kennisgevingsdossier officieel in bij OVAM. Dit kan pas nadat het dossier volledig is ingevuld, alle verplichte bijlagen zijn toegevoegd en alle betrokken producenten het dossier hebben geauthenticeerd. Na indiening krijgt het dossier de status 'in behandeling' en start OVAM de beoordeling van het dossier. Het EVOA-webloket stuurt het dossier door naar DIWASS. 

Controleer het dossier daarom zorgvuldig vóór u indient. Na indiening laat DIWASS niet meer toe om bepaalde gegevens te wijzigen. U kan dan niet meer: 

• de kennisgever in vak 1 wijzigen; 
• producenten toevoegen, verwijderen of wijzigen in vak 9; 

• een land van verzending, bestemming of doorvoer, of een bevoegde autoriteit toevoegen of wijzigen in vak 15. In vak 15 kan u enkel nog de grensovergangen aanpassen. 

Moeten één of meer van deze gegevens toch gewijzigd worden? Dan moet u een nieuwe kennisgeving indienen. 

Welke registratie heeft een kennisgever nodig om een kennisgevingsdossier in te dienen bij OVAM? 

Treedt u op als kennisgever in een kennisgevingsdossier en wilt u een kennisgeving indienen in het EVOA-webloket? Dan moet de contactpersoon aan de volgende voorwaarden voldoen: 

• Het bedrijf dat als kennisgever optreedt, moet geregistreerd zijn in DIWASS. 
• De contactpersoon die de kennisgeving indient, moet voor dat bedrijf geregistreerd zijn als gebruiker of hoofdgebruiker in DIWASS. 
• De contactpersoon die de kennisgeving indient, moet in het gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid voor dit bedrijf beschikken over de rol 'kennisgever'. 

Meer informatie over de registratie vindt u op onze webpagina. 

Met de inwerkingtreding van Verordening (EU) 2024/1157 wordt ook de behandeling van kennisgevingsdossiers binnen OVAM aangepast. Conform artikel 8 van de verordening zullen de administratieve en inhoudelijke beoordeling van een kennisgeving voortaan plaatsvinden vóór het dossier wordt doorgestuurd naar de andere bevoegde autoriteiten.

OVAM zal ontbrekende of aanvullende informatie opvragen via maximaal drie vragenrondes. Wanneer na deze drie vragenrondes nog steeds niet alle noodzakelijke informatie werd aangeleverd, kan de kennisgeving ongeldig worden verklaard.

Daarnaast voorziet de verordening in strikte termijnen voor zowel de bevoegde autoriteiten als de kennisgever. Kennisgevers moeten een verzoek om bijkomende informatie steeds beantwoorden binnen een termijn van 10 werkdagen. Wanneer niet tijdig wordt geantwoord, kan de kennisgeving ongeldig worden verklaard.

Wij vragen u dan ook om hiermee rekening te houden bij de planning van uw dossiers, in het bijzonder tijdens vakantie- en verlofperiodes, zodat eventuele vragen tijdig kunnen worden beantwoord.